Поделиться
Управление проектами: философия КИС/KISS
Развитие ИТ приводит к значительному усложнению программных продуктов. Между тем, для многих задач достаточно недорогих решений с менее широким функционалом. Использование такого подхода получило шутливое название KISS (Keep It Simple, Stupid - делай проще, тупица), созвучное с русскоязычной аббревиатурой для корпоративных информационных систем (КИС).Дмитрий Литвак продолжает:
«Если говорить об IBN – то это система начального уровня, и странно было бы от нее ожидать тех выгод, которые дают профессиональные пакеты. В то же время впервые на отечественном рынке появился доступный по цене, устойчиво работающий продукт, дающий лекарство от самой распространенной головной боли руководства компаний. Бизнес, как минимум, хочет знать – что происходит, какие проекты ведутся, что они из себя представляют, какой у них статус и какова их история, каково положение дел по основным этапам и кто за эти этапы отвечает, и так далее.
Нужен просто мощный реестр проектов, дающий возможность иметь единое информационное пространство и общую логику работы, позволяющий накапливать данные, покрутить информацию в разных разрезах – по типам проектов, по приоритетам, по принадлежности к программам, по заказчикам, исполнителям и так далее. Да, IBN не моделирует и не оптимизирует проекты, не выравнивает ресурсы. Но накачать проектные мускулы до уровня, когда оптимизация действительно возможна – это задача не одного и не двух месяцев, а цена вопроса – не один десяток тысяч долларов. Как говорится, были бы кости – мясо нарастет. IBN – неплохое начало пути по повышению зрелости проектного менеджмента».
Аналогично высказался и Сергей Синюгин:
«В этой связи могут задать вопрос – а что, после накачки мускулов IBN нужно будет выбрасывать и начинать проект внедрения профессионального пакета, тогда как все уже привыкли к использованию продукта? Ответить можно следующим образом. Во-первых, даже если выбросить, то по факту накачанных мускулов система себя многократно окупила. Во-вторых, как показывает опрос, практически во всех компаниях в том или ином виде ведутся реестры проектов. И переход с реестра в Excel на реестр в IBN точно так же имел место быть, как, возможно, будет переход с реестра в IBN на работу, допустим, в Spider Project».
Компания «Медиачеис Россия» предлагает не только продукт, но и услуги по обучению его использованию. С этой целью в компании разработан курс, объясняющий методологию внедрения продукта, обучающий как основам работы с ним, так и основам проектного управления. Система IBN не требовательна к ресурсам, единственное ее требование – наличие сервера MS SQL, который используется для хранения информации.
При этом сама система IBN может быть размещена на отдельном сервере, включенным в локальную сеть организации. Если говорить об установке и настройке системы, то этот процесс не сложнее, чем установка такого продукта, как, например, Microsoft Office, особенно, если SQL-сервер в компании уже установлен. Да и пользователю работа через браузер вряд ли покажется сложной.
Варианты внедрения системы в организациях применяются различные. Дмитрий Литвак по этому поводу говорит следующее: «В организации среднего размера используя IBN при квалифицированном методическом подходе - да, такая вот важная оговорка - есть возможность в понедельник издать приказ о внедрении системы проектного менеджмента, а в пятницу получить пусть и в первом приближении, но все же отчетность по портфелю проектов. Причем, не платя ни копейки за продукт, в рамках месячного срока пробной эксплуатации. Это - реально, единственное, что нужно - это воля высшего менеджмента и его эффективная поддержка».
В Группе компаний «Центр» нашли иное, весьма своеобразное решение для ускорения процесса внедрения системы. Виктор Лебедев, аналитик этой компании, рассказывает: «Начали устанавливать программу и подключать к ней сотрудникам, но те пользовались системой неохотно. Нашли удачное решение – объявили о проведении семинаров (обучение IBN), и одновременно – об учреждении премии «лучшему пользователю IBN». Активность пользователей тут же возросла».
IBN – это клиент-серверное приложение. Доступ к нему осуществляется с помощью обычного браузера, при этом совершенно неважно, где расположен сервер – в локальной сети организации или на выделенном разделе сервера компании «Медиачеис Россия». Помимо такого доступа есть специальный клиентский агент. IBN Client - это инструмент, который служит для обеспечения совместной работы пользователей, обмена информацией, информирует обо всех изменениях, происходящих на портале, и к которым данный пользователь может иметь какое-либо отношение.
В число возможностей этого клиента включены функции создания скриншотов, создания задач, поручений и мероприятий. Предпочтительнее использовать агент, поскольку он кроме основных функций обеспечения доступа к данным выполняет и функции мессенджера – находясь в панели задач, он информирует о поступлении новых сообщений, с его помощью можно ими обмениваться или участвовать в онлайновых конференциях, передавать или получать файлы.
О том, что такой клиент может быть весьма интересен пользователям, говорит Виктор Лебедев: «… из всех систем, которые мы посмотрели, только у IBN есть Клиент, который мигает в трэе, уведомляя о начале поручения или изменениях в проекте. Поэтому пользователю нет необходимости постоянно отслеживать назначенные ему задачи – IBN клиент сам напомнит ему о них».
Аналогичное мнение высказывает и Анна Мочалова, генеральный директор компании «Студия дизайна РУЛОГИКА»: «Все используемые ранее решения страдали тем, что были крайне неудобны в использовании. Процедура работы становилась рутинной. В IBN наконец-то внедрен сервис мгновенного оповещения о постановке новой задачи или изменении статуса поставленной задачи. Очень удобно».
В качестве дополнительного модуля можно использовать еще одну программу - Мастер инструментов IBN. Панель управления Мастером интегрируется в приложения Microsoft Office и Microsoft Project и с ее помощью у пользователя появляется возможность создавать новые проекты, задачи, поручения, планировать мероприятия, загружать и выгружать документы, выполнять экспорт и импорт проектов во внешние приложения (Microsoft Project).
Основной информационной единицей, с которой вам придется работать, является проект. Проект – ограниченный во времени комплекс мероприятий, направленный на получение некоего уникального, ранее не производимого продукта. Это задача, которая стоит перед организацией или ее частью, отдельным подразделением, имеющая цель, финансовые и материальные ресурсы, необходимые для ее выполнения. Но в организации часто проводятся мероприятия, не связанные напрямую с проектами, например, совещания, встречи. Эта потребность также реализована в системе – в ней можно создавать поручения и не связанные с проектами, в удобном виде их просматривать – «Поручено мне/Поручено мной». На основе созданного проекта можно создать шаблон, который в дальнейшем можно использовать для создания новых проектов. Программа обеспечивает одновременное сопровождение множества проектов.
Что требуется для формирования проекта? Безусловно, определение целей, задач, которые необходимо выполнить для его реализации, последовательность и взаимосвязи работ (что отражается на диаграмме Гантта), необходимые ресурсы и источники финансирования. Формирование проекта осуществляется с помощью специального мастера. Описание ресурсов, финансов, исполнителей может осуществляться на любом этапе работы над проектом путем добавления новых данных в соответствующие справочники.
#gallery# Может возникнуть вопрос – а нужно ли вообще использовать такую программу, как IBN? Возможно, без нее и так все получается неплохо? Вот что по этому поводу говорит Анна Мочалова: «У нас два географически удаленных офиса. Соответственно, задача ведения проектов и задач осложнялась тем, что менеджеры проектов удалены от исполнителей и отсутствует личное общение. В этом случае очень важно четко ставить и вести задачи. Вкратце, использование IBN нам дало:
1. Удобное распределение и ведение задач между удаленными офисами.
2. Возможность проведения конференций между удаленными сотрудниками.
3. Альтернативный способ общения (сервисы IBN Client).
4. Наконец-то стало интересно пользоваться средством ведения проектов.
Хочу отметить очень трепетное отношение службы поддержки. Настолько внимательное отношение я встречаю впервые в российской компании. И очень приятно, что компания Медиачеис не просто зарабатывает деньги, а развивает продукт, прислушиваясь к пожеланиям клиентов».
Короткая ссылка
