Поделиться
«Взлет-Алтай» внедрил ECM-систему на базе «eDocLib:Актив Бизнес»
На предприятии энергетической отрасли «Взлет-Алтай» внедрена система управления документами «eDocLib:Актив Бизнес». Разработку и внедрение системы выполнила компания «КС-Консалтинг» — партнер компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).
В отличие от привычного к работе с бумагами офисного персонала, оперативно получать документальные отчеты о ходе работ от мастеров, бригадиров, монтажников гораздо сложнее. Именно с этой проблемой столкнулось руководство «Взлет-Алтай», говорится в сообщении ЭОС. Предприятие работает на рынке Алтайского края почти 12 лет, занимается установкой приборов учета тепловой энергии, а также горячей и холодной воды, работает с климатическим оборудованием. Его клиенты — это управляющие компании, ТСЖ, бюджетные организации (школы, больницы, детские сады). Как следствие, возникают разноплановые производственные задачи, сложные схемы договорной работы и необходимость оперативного получения отчетов с объектов на стадиях монтажа и сдачи в эксплуатацию.
Одной из важнейших задач для заказчика является отслеживание сроков поверки, в которой нуждается каждый установленный прибор учета. Также необходимо вести разнообразные справочники — оборудования, заказчиков, видов работ и услуг и т.д.
«Управление задачами было преимущественно устным, письменные поручения “не прижились”, — рассказала Юлия Перцевая, специалист отдела прикладных решений компании «КС-Консалтинг». — По каждому объекту на преддоговорной стадии и в ходе исполнения работ рождалась масса документов: заявки, сметы, проекты договоров, подписанные договоры, изменения к договорам, акты сдачи в эксплуатацию, акты поверки, спецификации оборудования, дефектные ведомости и т.д. Разные подразделения вели несколько баз данных, частично дублирующих друг друга и не связанных между собой».
Пытаясь связать производственные документы с договорами и сделать прозрачным управление проектами, руководство предприятия «Взлет-Алтай» пришло к решению о внедрении ECM-системы. Выбор был сделан в пользу решения «eDocLib:Актив Бизнес», разработанного «КС-Консалтинг» на базе системы eDocLib от ЭОС.
Основные задачи, которые требовалось решить в рамках проекта для «Взлет-Алтай», были стандартными — создание корпоративного хранилища данных, отслеживание хода исполнения задач, разграничение доступа к документам и возможность оперативного поиска информации по базе данных. Вместе с тем, специфику проекта во многом определило включение в систему в качестве пользователей младшего инженерного состава электромонтажников, теплотехников, электронщиков, работающих непосредственно на объектах.
Центральным элементом разработанной на базе «eDocLib:Актив Бизнес» конфигурации стала карточка объекта (заказчик, адрес объекта, список установленного оборудования), на которую выводятся договоры и все документы, задачи и отчеты, сопровождающие проекты — от получения заявки заказчика до монтажа, сдачи в эксплуатацию и последующей поверки приборов. В итоге удалось выстроить схему движения документов, более четко прописать иерархию и функционал специалистов «Взлет-Алтай», а также реализовать ряд специфических задач (например, в систему введены “возможные сделки” — проекты, по которым у клиентов пока есть только намерение, не подкрепленное достаточным финансированием), сообщили в ЭОС.
Включение в число пользователей системы младшего инженерного персонала завершило процесс автоматизации — как результат, пользователями системы стали все участники проектов, реализуемых компанией «Взлет-Алтай», от директора и старшего инженерного персонала до офис-менеджера и бухгалтерии. Всего на данном этапе установлено 18 рабочих мест системы.
Весь комплекс работ, включая установку серверной части, настройку конфигурации и справочников, обучение технолога, был завершен в июне 2012 г. До конца месяца планируется завершить финальный этап, в ходе которого огромная картотека поверок оборудования из СУБД Access (около 11 тыс. записей) будет импортирована в базу данных системы «eDocLib:Актив Бизнес», что даст возможность перейти на новую схему управления предприятием без перерывов, сбоев и потери информации.
По информации ЭОС, на примере проекта, реализованного в компании «Взлет-Алтай», система «eDocLib:Актив Бизнес» доказала свою пригодность для автоматизации не только управленческих задач, но и производственных процессов, а также начала завоевание быстро растущего рынка энергосберегающей отрасли.
Короткая ссылка
