Поделиться
IBS построила систему бюджетирования для «Объединенной нефтяной группы»
Компания IBS внедрила автоматизированную систему бюджетного планирования и контроля в «Объединенной нефтяной группе». Новая система помогла холдингу улучшить финансовое взаимодействие со своим подразделениями: автоматизированы рутинные операции, улучшен контроль над движением денежных потоков, повысилась платежная дисциплина.
Необходимость модернизации системы бюджетирования была обусловлена динамичным ростом показателей «Объединенной нефтяной группы». Так, например, за период с 2004 до 2008 гг. натуральные показатели по переработки (нефть, газоконденсат) увеличились с 914 до 2922 тыс. тонн. В этих условиях существующая система бюджетирования на основе Excel уже не справлялась с возросшими объемами заявок, процессы формирования бюджетам были весьма трудоемкими, значительно увеличивался риск возникновения ошибок.
Для решения этих проблем был запущен проект по внедрению новой системы бюджетирования. Одно из ключевых требований к ней - возможность реализовать не только задачи бюджетного процесса и анализа «план-факт» по итогам периода, но и оперативный контроль текущих операций компании на соответствие запланированным показателям в режиме реального времени. Для выбора подрядчика и платформы был объявлен тендер, победителем которого стала компания IBS.
«В процессе выбора системы нами были рассмотрены значительное количество предложений, в числе которых ряд «тяжелых» корпоративных продуктов, функциональность которых нас устраивала, однако, стоимость проекта была выше выделенного бюджета, - рассказал Александр Егошин, заместитель финансового директора «Объединенной нефтяной группы». - Другие же рассмотренные решения были ограниченны в функциональности. Компанией IBS было предложено комплексное решение, предусматривающее выполнение всех нужных нам задач в области бюджетирования. Кроме того, преимуществом стали широкие возможности по масштабированию решения и возможность самостоятельной доработки бюджетной модели». Также в принятии решения важную роль сыграло наличие у IBS значительного количество успешных внедрений в данной области.
Проект, реализация которого заняла три месяца, охватил управляющую компанию ООО «Объединенная нефтяная группа», расположенную в Москве, и «Афипский нефтеперерабатывающий завод» в Краснодаре.
Функциональность долгосрочного и оперативного финансового планирования (формирование и согласование бюджетов, отчетность план-факт) реализованы в системе IBM Cognos Planning. Контроль соответствия бюджетным лимитам выполняется в системе Microsoft Dynamics AX. Кроме контроля исполнения бюджетов, в Microsoft Dynamics AX реализованы внутренние процедуры согласования заявок на договоры, начисления и оплаты: после согласования заявок на оплату в системе MS Dynamics AX формируются платежные поручения, которые выгружаются в систему банк-клиент. Подтвержденные банком платежи автоматически загружаются в MS Dynamics AX, переходя в статус фактически оплаченных.
С внедрением системы процедуры бумажного согласования заявок заменены прозрачными процессами, позволяющими выполнять согласование более оперативно и с сохранением исчерпывающей истории. После внедрения системы появилась возможность автоматически определять превышение бюджета по заявкам подразделений. Всего пользователями подсистемы бюджетирования стало около 40 человек, а пользователями подсистемы по управлению заявками – более 140 человек.
По словам Ольги Машковской, финансового директора «Объединенной нефтяной группы», на стадиях анализа и проектирования совместно с представителями IBS были проведены работы, направленные на оптимизацию существующей методики бюджетирования. После запуска системы в эксплуатацию повысились эффективность и прозрачность процессов при подготовке, согласовании и защите бюджетов, выросла роль подразделений в процессе бюджетирования, а сотрудники отдела бюджетирования избавились от ряда трудоемких функций, связанных с консолидацией бюджета подразделений вручную.
В целом, внедрение системы заложило основу как для тиражирования решения по бюджетированию на другие компании холдинга, так и для развития функциональности системы. «Выбор системы MS Dynamics AX для задач бюджетного контроля позволил заложить фундамент для дальнейшего масштабирования решения, на данный момент в компании запущен проект по созданию системы финансовый консолидации по стандартам МСФО, к настоящему моменту идет этап реализации», - поделилась планами развития системы Ольга Машковская.
Короткая ссылка
