Дорастут ли российские СЭД до ECM?

Современные СЭД прошли эволюционный путь развития от простейших систем регистрации и учета документов до многофункциональных платформ управления документами и оперативной деятельностью предприятия на основе средств автоматизации бизнес-процессов, организации коллективной работы и других технологий. Чтобы перейти на новый уровень, наши СЭД должны реализовать гораздо более широкий набор технологий ECM, которые сегодня необходимы для полноценного управления неструктурированным контентом. Справятся ли они с этой задачей?

Этот тезис поддерживает и Вадим Ипатов, заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании “ИнтерТраст”. По его мнению, идеальная СЭД должна обеспечивать электронное документирование деятельности организации в ходе взаимодействия людей и информации в контексте бизнес-процессов. Оно должно быть основано на правилах (политиках, регламентах, стандартах), принятых в организации (в том числе, соответствующих международным, государственным, отраслевым стандартам) в интересах повышения эффективности деловых процессов, качества и результативности управленческих решений, обеспечения контроля и прозрачности их исполнения.

Новые бизнес-задачи для СЭД

СЭД нового поколения должны обладать расширенной функциональностью, чтобы использовать их для решения различных бизнес-задач, существенно расширяя границы ее применения за пределы классического делопроизводства.

Наталья Храмцовская полагает, что организации особенно заинтересованы в оптимизации своих основных деловых процессов, и в тех случаях, когда эти процессы целиком или в значительной степени представляют собой обработку документов и информации (например, договорная деятельность), для этой цели может использоваться СЭД. Однако следует иметь в виду, что, хотя "оптимизация документопотоков и бизнес-процессов" может осуществляться с помощью СЭД, принципиальные решения (делегирование полномочий, административные регламенты и т.п.) принимаются независимо от нее.

Современная платформа электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов может быть эффективно применима во все отраслях деятельности, где требуется интенсивная работа с документами и человеческий фактор в значительной мере влияет на результат процесса.

Технология ECM успешно зарекомендовала себя во многих прикладных решениях

Управление договорами на всех стадиях (согласование, подписание и исполнение);
Управление качеством;
Взаимодействие с клиентами (техподдержка, жалобы и рекламации, запросы услуг, оформление сделок, ведение клиентских досье, и т. д.);
Проектная деятельность любого направления;
Управление продажами (подготовка коммерческих предложений, участие в конкурсах);
Управление закупками (сбор, согласование и консолидация заявок, подготовка конкурсной документации, проведение конкурсов);
Управление финансовой документацией (учет и согласование входящих и исходящих счетов, интеграция с финансовой и ERP-системой);
Управление заявками (получение материальных ценностей, услуг, пропусков, и пр.);
Создание электронных архивов различной специфики (обычные либо исторические документы, проектно-сметная или конструкторская документация, фото, аудио и видео архивы и т.д.)

Новые СЭД должны либо уметь быстро сконструировать очередное бизнес-решение из стандартных блоков, причем без программирования, либо предоставлять готовые, максимально проработанные, типовые решения в одной или нескольких областях и специализироваться на этих задачах. Универсальность всегда вредит специализации, это известный факт.

VPN под ударом. Рынок VDI ждет бурный рост? безопасность

Решая эти разнообразные бизнес-задачи, наши СЭД волей-неволей реализуют и новые функции, и перейдут к новым архитектурам. Зрелость достигается не за счет только лишь проведения НИР, обязательно нужно накопить практический опыт. А на это нужно время.

Александр Бейдер сожалеет о том, что такой переход к новым архитектурам означает тотальную переделку продукта, потерю стабильности работы и более чем болезненный переход между выпускаемыми версиями. По его мнению, это главная проблема большинства российских разработок бизнес-приложений, и не только в области электронного документооборота.