«Кеско Риэл Эстейт» автоматизировала договорную работу на базе Directum

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Компания Avis Expert, генеральный партнер Directum, завершила проект автоматизации процессов договорной работы на базе ECM-системы в компании «Кеско Риэл Эстейт». Заказчик отметил повышение прозрачности согласования договоров и уже строит планы на развитие системы, сообщили CNews в компании Directum.

«Кеско Риэл Эстейт» осуществляет деятельность, связанную с инвестициями, строительством и управлением недвижимостью корпорации Kesko. Корпорации принадлежат пищевые предприятия, предприятия по производству сельскохозяйственного оборудования, а также торговые сети по продаже автомобилей и товаров для дома.

До внедрения Directum документооборот компании велся в бумажном виде, для обмена внутри компании использовалась электронная почта, а документы хранились на сетевых дисках. Процессы были непрозрачны, возникали сложности с безопасностью информации.

Для снижения трудозатрат, ускорения обработки документов и перехода на их электронное согласование в компании было решено внедрить ECM-систему Directum. В рамках проекта было необходимо: минимизировать потери документов; повысить безопасность корпоративной информации; разграничить права доступа к документам; оптимизировать и ускорить согласование договоров; снизить риски простоев в работе с помощью механизма замещения отсутствующих сотрудников.

В результате внедрения Directum для сотрудников «Кеско Риэл Эстейт» организован единый доступ к корпоративной информации, а механизм разграничения прав обеспечивает конфиденциальность и сохранность данных. Благодаря структурированному хранению и единой системе классификации сотрудники тратят меньше времени на поиск нужных документов. В то же время, по отзыву заказчика, повысилась прозрачность процессов: появилась возможность отслеживать статус документа на всех этапах работы с ним, контролировать сроки согласования.

Благодаря настроенной синхронизации данных из учетной системы «1С» в Directum в ECM-системе поддерживается актуальность информации о работниках и организационной структуре компании.

На базе решения «Directum: Управление договорами» автоматизированы процедуры формирования, согласования, регистрации договорных документов, их отправки контрагентам и контроля возврата. Этапы согласования внутри компании зависят от категории, суммы и других параметров договора. За счет встроенных в решение инструментов анализа оперативно отслеживается динамика договорной деятельности компании.

Генеральный директор «Кеско Риэл Эстейт» Клаус Микаэль Лааксо так прокомментировал результаты проекта: «Внедрение системы позволило выстроить прозрачный процесс работы с договорными документами и осуществлять контроль за сроками их согласования».

В Directum работают 75 сотрудников «Кеско Риэл Эстейт». В компании реализован русско- и англоязычный интерфейс системы. Обучение сотрудников работе в Directum было проведено также на двух языках. Сегодня заказчик рассматривает возможность развития функциональных возможностей системы.

Александр Рогозный, генеральный директор Avis Expert, в свою очередь, заявил: «Ритейл — высококонкурентная отрасль. Особенно в кризис, когда потребители очень разборчивы в выборе места покупок. В силу высокой конкуренции ритейлеры внимательно относятся к вопросам операционной эффективности и постоянно эволюционируют в этом направлении. Проект, выполненный командой Avis Expert для Kesko — отличный пример стратегии постепенной цифровой эволюции организации. Поэтапная автоматизация позволяет постепенно переводить бизнес в электронный вид, добиваясь должной эффективности каждого бизнес-процесса. Создаваемая в результате цифровая среда обеспечивает прозрачность и управляемость бизнеса и дает возможность быстро модифицировать бизнес-процессы».