Спецпроекты

Алексей Сорокин

Алексей Сорокин:
Тульская область – один из первых регионов, где все органы исполнительной власти стали работать в единой системе электронного документооборота

Сегодня в системе электронного документооборота Тульской области работает около 3000 человек, а число бумажных документов сведено к минимуму. О том, как были организованы работы, в интервью CNews рассказали Алексей Сорокин, генеральный директор, и Елена Тарасова, руководитель проектов отдела продаж и внедрения систем электронного документооборота компании «СофтЭксперт».

CNews: Ваша компания выполнила внедрение системы электронного документооборота «Дело» в органах власти Тульской области. В чем уникальность данного проекта?

Алексей Сорокин: Прежде всего, это был один из первых в нашей стране проектов по созданию региональной системы электронного документооборота.

Во-вторых, для Тульской области это был первый масштабный проект автоматизации, затрагивающий все региональные и муниципальные органы власти. Он потребовал развития ИТ-инфраструктуры, которая впоследствии стала основой для информатизации этих учреждений.

В-третьих, созданная в 2007 году информационная система на основе отечественной программы «Дело» сегодня активно используется и не потеряла своей актуальности.

CNews: Расскажите о ходе реализации проекта.

Елена Тарасова: Внедрение системы «Дело» в органах исполнительной власти и аппарате администрации Тульской области осуществлялось нашей компанией в несколько этапов, с 2007 по 2010 год. За этот период были отлажены и оптимизированы необходимые бизнес-процессы, создана единая база данных всех комитетов и ведомств, внедрены технологии оцифровки документов, введены регламенты работы с электронной подписью и т. д.

Одновременно с этим в 2008-2010 годах мы занимались не менее значимым проектом – автоматизацией документооборота администрации города Тулы.

В 2010 году система «Дело» была внедрена во всех органах местного самоуправления городских округов и муниципальных районов Тульской области. В дальнейшем в систему электронного документооборота были вовлечены муниципальные образования уровня поселений. Наша компания выполняла работы по автоматизации функций делопроизводства органов власти и настройке механизмов электронного взаимодействия с правительством области.

Этот процесс до сих пор продолжается: добавляется новый функционал, увеличивается число автоматизированных рабочих мест, присоединяются новые органы власти и подведомственные учреждения.

CNews: Какие функциональные задачи были решены при внедрении системы «Дело» в органах исполнительной власти и аппарате правительства Тульской области?

Алексей Сорокин: Прежде всего перед нами стояла задача плавного перехода от бумажного документооборота к электронному, от локальных автономных систем к единой базе данных.

В результате автоматизации были изменены и упрощены многие процедуры. Так, например, благодаря созданию единой базы данных удалось полностью отказаться от перерегистрации одного и того же документа при передаче его из одного ведомства в другое.

Использование механизма поточного сканирования уже на начальном этапе значительно ускорило и облегчило процесс перевода документов в электронный вид, в связи с чем исчезла необходимость копирования и передачи бумажных документов от сотрудника к сотруднику.

Также в СЭД была налажена работа с обращениями граждан. Система «Дело» позволила не только организовать эту работу с четким соблюдением всех необходимых регламентов, но и значительно упростила контроль сроков и достаточности внесенных документов.

Специалистами нашей компании было разработано большое количество уникальных аналитических и отчетных форм, позволяющих сделать работу госорганов более прозрачной и оперативной.

Елена Тарасова: В работу с электронным документооборотом включалось все большее число сотрудников, и вскоре было принято решение полностью отказаться от бумажных документов в случаях, когда это разрешено законодательством. Использование встроенной в систему «Дело» электронной подписи позволило в полном объеме решить и эту задачу, обеспечив соблюдение всех юридических тонкостей.

CNews: Расскажите об особенностях внедрения системы «Дело» в администрации города Тулы.

Елена Тарасова: Отличительной особенностью проекта стало подключение к системе «Дело» органов не только исполнительной, но и законодательной власти города. Благодаря организации электронного обмена документами между Тульской городской Думой и администрацией города Тулы существенно сократились сроки их согласования, появилась возможность во многих случаях отказаться от версий на бумаге. Фактически распечатывается только окончательная версия документа – все промежуточные операции осуществляются в электронном виде. В настоящее время решение успешно используется, в нем работает около 500 пользователей.

CNews: Как было организовано внедрение системы «Дело» в территориальных органах местного самоуправления Тульской области?

Елена Тарасова: Были выбраны пилотные муниципалитеты, изучена и проанализирована специфика их работы, и уже апробированное решение растиражировано на всех. Изначально была автоматизирована работа с нормативно-правовыми актами, которые создаются на местах, заверяются электронной подписью и автоматически передаются в федеральный регистр муниципальных нормативных актов. При этом средствами системы контролируется соблюдение всех предписанных законодательством сроков передачи и опубликования этих документов.

dsc48041.jpg
Елена Тарасова: Сегодня наших специалистов приглашают в другие субъекты федерации в качестве экспертов по созданию региональных систем электронного документооборота


В дальнейшем нами был настроен механизм электронного обмена документами (в том числе и юридически значимыми) между муниципалитетами и региональными органами власти.

С годами проект развивался, наращивая функционал. В настоящее время в районах и ряде поселений функционируют полноценные системы документооборота, полностью удовлетворяющие современным требованиям обработки документов.

CNews: Успех подобных проектов во многом зависит от того, насколько правильно была организована работа. Поделитесь свои опытом.

Алексей Сорокин: Могу с уверенностью сказать, что очень важно найти единомышленников в проектной команде заказчика. В данном случае идеологами выступали специалисты ИТ-службы и управления делопроизводства. Была грамотно выстроена поддержка процесса внедрения СЭД: подготовлены все необходимые организационно-распорядительные документы, разработаны новые регламенты их обработки, учитывающие правила работы в системе «Дело».

Елена Тарасова: В процессе реализации проекта мы приобрели внушительный опыт. Сегодня наших специалистов приглашают в другие субъекты федерации в качестве экспертов по созданию региональных систем электронного документооборота.

CNews: Как вы видите дальнейшее развитие проекта?

Алексей Сорокин: Я думаю, что проект создания единого информационного пространства в Тульской области на базе системы «Дело» получит свое дальнейшее развитие. И пути такого развития мы сегодня обсуждаем — например, возможность централизованного внедрения СЭД в подведомственных учреждениях.

CNews: Как будет развиваться направление электронного документооборота в вашей компании?

Алексей Сорокин: Надо сказать, что в процессе реализации этих проектов мы получили огромный опыт построения систем электронного документооборота в государственных органах, который потом с успехом применяли в Рязанской, Московской, Тамбовской областях и на Сахалине. При этом в последнем случае используется совершенно другая технологическая платформа, но методология осталась прежней.

Мы хотим продолжать использование накопленного опыта для интеграции систем электронного документооборота в информационное пространство органов власти других регионов.

В настоящее время растет востребованность СЭД в самых разных отраслях деятельности. Мы начали активную работу с оборонными предприятиями и планируем развивать это направление. Кроме того, у нас есть опыт интеграции СЭД с учетными системами — такой вариант востребован в коммерческих организациях.

Мы обладаем статусом «Золотой партнер» компании «Электронные офисные системы», отслеживаем все изменения, которые она вносит в систему «Дело», и сами инициируем внесение таких изменений. Сегодня решения ЭОС активно используются в сфере оказания электронных госуслуг, это направление у нас также продолжит развиваться.

Мы в полном объеме владеем методологией в области автоматизации документооборота, прекрасно понимаем потребности заказчика и знаем, как помочь ему достигнуть целей оптимальным путем.

Вернуться на главную страницу обзора