Поделиться
«Сахалинуголь» строит электронный архив на платформе «Летограф»
Компания «Летограф» объявила о начале проекта для Управляющей компании «Сахалинуголь» по созданию общего центра обслуживания для предприятий холдинга. В рамках проекта решаются задачи создания электронного архива документов и интеграции системы «Летограф» с бухгалтерской системой на базе 1С 8.1.
Целями проекта создания общего центра обслуживания и внедрения передовых технологий управления документами для УК «Сахалинуголь» являются повышение достоверности и качества финансовой отчетности, сокращение сроков ее подготовки, соблюдение повышенных требований к хранению документов, говорится в сообщении «Летографа». В проекте участвуют сотрудники предприятий холдинга, расположенных в Сахалинской области, и общий центр обслуживания в г. Москва – ООО «Технологии финансов».
Масштабы холдинга подразумевают ежедневное прохождение большого количества бухгалтерских документов через финансовые службы подразделений компании. Накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, счета на оплату и т.п. – все документы должны быть под контролем, сотрудник финансовой службы должен видеть целостную картину по статусу каждого документа.
В ходе проекта будет создан единый электронный архив первичных финансовых документов с целью обеспечения надежного хранения и быстрого доступа к электронным образам. Для создания электронного архива планируется организовать массовый ввод документов с использованием технологии штрих-кодирования и их оцифровки с помощью потоковых сканеров Kodak. Процесс реализуется специалистами предприятий холдинга. Отсканированные документы по каналам передачи данных направляются на файловый сервер в г. Москва. С помощью специализированного программного обеспечения компании ABBYY происходит автоматическая обработка поступающих электронных образов.
В рамках информационной системы планируется реализовать процесс выполнения контрольных процедур в отношении отсканированных документов с целью достижения полноты и качества переданных в электронный архив документов. Данные процедуры реализуются группой контроля в г. Южно-Сахалинске.
В ходе проекта также предполагается интеграция архива с бухгалтерской системой 1С 8.1., которая обеспечивает наглядную взаимосвязь первичных бухгалтерских документов-оснований для создания проводки и хозяйственных операций, проведенных в бухгалтерской системе. Пользователи в г. Москва смогут формировать хозяйственные операции на основании отсканированных документов, расположенных в электронном архиве, а также получать для просмотра в веб-браузере оцифрованные образы первичных документов непосредственно из документов бухгалтерской системы.
Как ожидается, создание электронного архива на платформе «Летограф» позволит решать задачи передачи документов от предприятий до общего центра обслуживания, сократить время на сбор информации, а также предоставит широкие возможности по поиску, фильтрации и созданию выборок и отчетов по документам.
Короткая ссылка
