Разделы

Цифровизация Документооборот

«Гипрогазцентр» перешёл на новую версию СЭД Directum

Компания Directum сообщила о том, что в «Гипрогазцентре» (ГГЦ) завершился переход на новую версию одноименной системы электронного документооборота Directum. В ходе работ была модернизирована вся информационная система предприятия, а также автоматизированы новые важные процессы.

С 2005 г. для автоматизации документооборота и взаимодействия в институте использовалась ECM-система Directum версии 2.3. Функциональным ядром информационной системы являются модули: «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами» и «Канцелярия».

В рамках создания единого информационного пространства реализована интеграция КАС «Бизнес Люкс», СЭД Directum, ИСАПР (интегрированная система автоматизации проектных работ). Интеграция систем позволяет уйти от дублирования процесса ввода данных. Информация, занесенная в одной системе, синхронизируется с данными другой: в Directum осуществляется сбор исходных данных для составления договоров, отражение всех этапов согласования договоров, в ИСАПР производится расчет сметной стоимости договоров, в КАС «Бизнес Люкс» фиксируется выполнение и оплата договоров, информация о состоянии договоров в любой момент времени, формирование актов сверок.

При этом информационная система «Гипрогазцентра» активно развивается – как силами специалистов института, так и консультантов Directum. В 2008 г. в связи с ростом предприятия и развитием инфраструктуры возникла необходимость развития решения на базе Directum под новые требования бизнеса: расширить охват автоматизации, развить функционал, автоматизировать новые и оптимизировать существующие процессы взаимодействия. Для этого был инициирован проект модернизации системы предприятия, целями которого стали оптимизация работы канцелярии и автоматизация некоторых важнейших процессов системы менеджмента качества (СМК).

Проект стартовал осенью 2008 г. и был завершен осенью 2009 г. Для реализации проекта была сформирована рабочая группа, в состав которой вошли бизнес-аналитики, специалисты по СМК и сотрудники ИТ-отделов «Гипрогазцентра», а также бизнес-консультанты и специалисты по внедрению компании Directum.

В рамках модернизации было проведено обновление системы на более новую версию Directum 4.5.1. В ходе работ был полностью пересмотрен процесс работы в системе с входящими документами. Была оптимизирована работа делопроизводителей. Появилась возможность автоматического снятия документов с контроля с оповещением делопроизводителей, разработана система уведомлений, позволяющая специалистам Отдела управления качеством упростить контроль над соблюдением сроков работ по важным и срочным документам.

Благодаря внедрению функционала Directum Storage Services сотрудники «Гипрогазцентра» получили возможность хранить объемные данные в дополнительных хранилищах, что позволило обеспечить быстрый и удобный доступ к ним и снизило нагрузку на основной сервер. Переход на новую версию системы также позволил функционально пересмотреть старые и охватить новые процессы, играющие особую роль в основной деятельности института и управлении качества его работ. Это особенно важно для «Гипрогазцентр», поскольку предприятие уделяет пристальное внимание поддержке и развитию системы менеджмента качества.

CNews Analytics: Рейтинг операторов фискальных данных 2024
ритейл

Так, например, в систему полностью перешло управление всеми процессами, связанными с передачей технических проектов внешним подрядчикам – выбор исполнителя, согласование задания на проектирование для подрядчика и приемка результатов его работ. Ранее данные процессы фиксировались вручную на бумажных носителях, поэтому было довольно сложно управлять ими и при необходимости обращаться к связанным документам.

Теперь все внутренние работы по подрядчику описаны, и в виде сложных типовых маршрутов переведены в электронный вид. Руководители направлений теперь могут проследить процесс выбора подрядчика. Также был автоматизирован исключительно важный для СМК процесс, определяющий деловую и профессиональную репутацию института – анализ внешней претензии.

По стандартам «Гипрогазцентра» срок обработки претензии не должен превышать 10 дней с момента ее поступления – теперь сроки и прохождение этого процесса контролируются с помощью системы Directum. Претензии от заказчиков регистрируются как входящие документы в модуле «Канцелярия» и особым типовым маршрутом отправляются главному инженеру проекта, а от него – по всем участникам проекта. Главный инженер может контролировать обработку претензии на любом этапе.

Благодаря автоматизации работы по анализу внешней претензии специалистам ГГЦ стало проще соблюдать 10-дневный срок и управлять качеством своих проектов, отметили в Directum. Таким образом, проект модернизации СЭД Directum в «Гипрогазцентре» позволил создать актуальный механизм управления деятельностью института и расширить возможности управления основными процессами по СМК. По информации Directum, новая информационная система уже получила высокую оценку руководства проектного института, придерживающегося стратегии широкого использования информационных технологий для повышения эффективности бизнеса.

Татьяна Короткова