Поделиться
«Ашан» и Nestle перешли на электронный документооборот
Компании «Ашан» и Nestle перешли на электронный документооборот. Об этом CNews сообщили в компании «СКБ Контур». «Пилотный проект по электронному документообороту между “Ашаном” и Nestle прошел успешно. Сейчас обмен данными между компаниями запускается в промышленном режиме, осенью они планируют полностью перейти на ЭДО», — рассказали в «СКБ Контур».
Пилотный проект между «Ашаном» и Nestle стартовал в июне 2013 г. Электронный документооборот компании начали с реализации расширенных документов на основе EDI-сообщений (электронных счетов-фактур и накладных).
Как отметили представители «Ашана», организация начинала с тестирования только электронного счета-фактуры, но затем смогла вписать в цепочку и электронные накладные. «Развитие компании предъявляет все большие требования к качеству и скорости обработки получаемых от поставщиков документов. В этой связи было наиболее рационально начать обмен электронными документами именно с документов поставки», — сообщила Виктория Дорошкова, менеджер отдела информационных технологий компании «Ашан Россия».
Техническая реализация пилота с Nestle стартовала в августе 2013 г. Как рассказал Юрий Кушпель, руководитель направления «Контур.Ритейл» компании «СКБ Контур», «проект потребовал разработки и настройки следующей функциональности: формирования расширенных электронных документов (счет-фактура, ТОРГ-12 на основе EDI-сообщения INVOICE), преобразования excel-файла с адресами «Ашан» в стандартное EDI-сообщение PARTIN для последующей передачи поставщикам; настройки веб-интерфейса системы ЭДО «Контур.Диадок», чтобы сотрудники «Ашана» могли работать с входящими электронными документами; интеграции с учетной системой посредством N16 (специализированный формат, который формируется на основе расширенных электронных счетов-фактур); автоматической обработки отчетов OK/Not OK (внутренний формат в ИТ-системе), отправляемых из учетной системы как ответ на N16.
К середине декабря 2013 г. работы были завершены. К апрелю 2014 г. пилотный проект вышел на финальную стадию: 99% документов загружались без ошибок в учетную систему компании «Ашан», и сотрудникам уже не нужно было заносить документы вручную. По отзыву представителей компании, тест прошел успешно.
На сегодняшний день «Ашан» планирует перевод как можно большего количества поставщиков на ЭДО. Кроме того, в ближайших планах компании — реализация процесса с корректировочными и исправленными счетами-фактурами, повсеместное применение электронной ТОРГ-2, а также интеграция с локальным архивом электронных документов.
Пока, по признанию «Ашана», не все контрагенты компании перешли на ЭДО, поэтому приходится одновременно поддерживать и электронный, и бумажный документооборот. Однако после выхода в продуктивную эксплуатацию ожидается снижение затрат, оптимизация организационной структуры и бизнес-процесса в целом. Также планируется, что решится проблема нехватки кадров для работы с документами на периоды отпусков или болезни основных сотрудников.
Аналогичные изменения отметили и в Nestle. «Для нас проект с “Ашаном” стал одним из ключевых в 2014 году по ЭДО с клиентами. С внедрением ЭДО наша компания смогла сократить время обработки и прохождения документов. Ушла необходимость печатать и хранить документы, перепроверять информацию, так как данные у партнеров теперь всегда идентичны. На текущий момент наши сотрудники обрабатывают все меньше документов на бумаге и все больше в электронном виде. Их подписание происходит более оперативно, нет задержек отгрузок из-за неготовых документов, и в случае возникновения расхождений мы узнаем о них более оперативно. Мы ищем возможность перевести в электронный вид также акт по расхождениям. Надеемся, что совместно с коллегами из “Ашана” разработаем его и внедрим », — рассказала Екатерина Роговская, менеджер по оптимизации бизнес-процессов компании Nestle.
Короткая ссылка
