Поделиться
90% контрагентов перешли на ЭДО за месяц: опыт логистической компании «Универсальный экспедитор»
Компания «Универсальный экспедитор» подключилась к электронному документообороту два года назад для упрощения бизнес-процессов. В год компания отправляет более 50 тыс. электронных документов. «Универсальный экспедитор» используют сервис «Контур.Диадок». Техническим специалистам «Диадока» удалось настроить маршруты согласования между 70 сотрудниками, адаптировать модуль для программы «1С» под нужды клиентов и автоматизировать архивацию документов. Об этом CNews сообщили представители «Контура».
Задачу по согласованию документов удалось решить с помощью веб-версии «Контур.Диадока» и маршрутизации. Выстроить маршруты согласования помог коннектор «Бизнес-процесс». Также удалось создать многоуровневую архитектуру подразделений — исполнители, отделы, управления, филиалы и головная организация. Такая структура позволила делать отбор по качественным характеристикам видов расходов и доходов.
С помощью баннеров, автоматических рассылок и приглашений компании удалось перевести 90% текущих партнеров на электронный документооборот — на это ушел один месяц. Пункт об обмене электронными документами теперь включается в договор перед началом работы с новым контрагентом.
Коннектор «Бизнес-процесс» используется для маршрутизации по филиалам, автоподписания после всех этапов согласования, автоматического отказа в подписи и автоаннулирования, если контрагент по каким-либо причинам решил документы отозвать и запросить аннулирование. Неформализованные документы или документы новых контрагентов, за которыми еще не закреплен маршрут, можно поставить на маршрут вручную.
Остальные задачи решили с помощью доработок модуля «Диадока» для «1С». Команда сервиса настроила архивацию и работу с документами в удобном для пользователя формате. Клиент выгружает структурированный электронный архив на сервер — документы, подписанные с двух сторон, сортируются по контрагентам, месяцам и годам.
Роман Акимов, руководитель группы поддержки законодательства и развития технологий ЭДО в «Контуре»: «Когда 90% контрагентов подключаются к ЭДО за месяц — это уже не просто улучшение бизнес-процессов в компании, это вклад в развитие электронного документооборота в стране. Такой кейс демонстрирует, что переход на электронный документооборот реально осуществить быстро и эффективно. Для нас важно выстроить процессы так, чтобы переход на ЭДО был максимально удобным для заказчика. В случае с «Универсальным экспедитором» мы настроили цепочку работы с документами — от маршрутизации до архивации — и помогли адаптировать модуль «1С» для конкретных задач клиента. Такой подход позволяет компаниям видеть все плюсы электронного документооборота.
Оксана Баранова, руководитель группы по подготовке НДС и автоматизации отдела бухгалтерского учета ООО «Универсальный Экспедитор»: «Основной целью перехода на ЭДО стало сокращение сроков согласования документов с контрагентами, получение оригиналов первичной документации и оплаты счетов. Удалось сократить разрыв по дебиторской задолженности, который составлял в среднем от 3 до 7 календарных дней. С переходом на ЭДО снизили расходы на постоянно дорожающие услуги экспресс-почты, картриджи для принтеров, бумагу, архивацию. Также освободили сотрудников секретариата от необходимости регистрационного учета входящей и исходящей первичной документации, формирования почтовых отправлений. В целом процесс согласования документов у нас ускорился. Несомненным плюсом является автоматизация контроля согласования — в любой момент можно увидеть, на каком этапе согласования находится конкретный документ, и сколько времени сотрудник затратил на согласование. Мы начинали с организации работы со входящей и исходящей первичной учетной документации, а позже перевели на электронный документооборот и договорные документы».
Короткая ссылка
