Разделы

Документооборот

Стандартизация в СЭД: российский рынок ищет новые направления

Отсутствие или слабая проработанность национальных стандартов для деятельности СЭД в России продолжает являться сдерживающим фактором развития рынка. Тем не менее, активные действия государства и надотраслевых сообществ в этой области могут изменить ситуацию в лучшую сторону.

Наиболее сложной задачей для продуктов на рынке является передача из системы в систему разного рода метаданных (реквизитов), которые нужны как для доказательства целостности и неизменности документов, так и для их эффективного использования в рабочих процессах. На рынке нет промышленных стандартов, помогающих реализовать это в нынешних российских СЭД. "Поскольку создание СЭД для всех государственных органов на единой платформе, очевидно, невозможно, то вопрос обмена данными между СЭД различных уровней и основанных на различных технологиях тут стоит особенно остро. В свое время Гильдия Управляющих Документацией вышла с инициативой и даже предложила свой стандарт формата и состава метаданных для СЭД, ориентированных на обработку ОРД. В подготовке этого стандарта приняли участие ряд известных российских производителей систем автоматизации ОРД. Однако я не слышал ничего о том, что кто-то, даже из участников разработки, этот стандарт использовал и внедрил", - констатирует Александр Бейдер.

Павел Плотников приводит в пример, что в прошлом году появились постановление правительства "Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" и инструкция "Росархива" №76 по делопроизводству, которые регламентируют работу ФОИВ с электронными документами, что ставит Россию на путь к созданию полноценного законодательства в области развития и стандартизации СЭД в госучреждениях. "Однако подготовить регламент и расписать порядок работы - это не значит создать стандарт. К сожалению, для большинства федеральных ведомств до сих пор нет четкого регламента, в каких форматах должны "ходить" документы, где и как они должны храниться и, самое главное - как они будут сдаваться на госхранение. Нет нормативной базы по протоколам обмена информацией, не разработан стандарт для хранилища электронных документов, не решены вопросы подтверждения юридической значимости документов по прошествии длительного промежутка времени в несколько лет и т.д. Все это не дает возможность производителям СЭД работать в одном стратегическом направлении, что, в конечном итоге, приводит к несовместимости систем", - заключает специалист. "Потенциально все крупные игроки рынка готовы к взаимодействию, нужно только договориться о единых правилах, - уверен Вадим Ипатов. - Но проблема может остаться нерешенной, если вместо пути обеспечения интероперабельности будет и дальше выбираться путь построения единой корпоративной системы. Такой путь только кажется более простым и надежным, на деле он оборачивается огромными временными и финансовыми потерями, различными непредвиденными рисками".

Конвенция для терминов

Отсутствие единой терминологии электронного документооборота входит в число факторов, сдерживающих развитие рынка. Причина этого – слишком сильная разница в терминах, которая не позволяет зачастую составлять регламенты и техническую документацию в проектах СЭД. "Во всех СЭД используется разная терминология, и это одна из причин, почему их сложно интегрировать, - говорит Владимир Митюнин. - Недостаточная проработка единого национального глоссария в области СЭД, безусловно, замедляет процесс стандартизации, т.к. терминологическая база - основа любого регламентирующего, обязательного для применения документа". О необходимости создания своего рода "глоссария" с однозначным толкованием терминов, указанием иностранных аналогов, комментариями и наглядными примерами, упоминает и Павел Плотников. "При отсутствии такого глоссария будет получен эффект "кусочной" или "лоскутной" стандартизации со всеми вытекающими последствиями, к которым приводит неоднозначное толкование терминов и расплывчатость формулировок, вплоть до судебных разбирательств. Создание глоссария - краеугольный камень стандартизации", - считает он.

Основные национальные стандарты СЭД

Стандарт Страна Сфера регуляции
DoD 5015.2-STD версия 3 США Стандарт требований к разработке программных приложений для управления электронными документами; необходимость закупки только сертифицированных продуктов;распределение полномочий и ответственности в СЭД
MoReq2 страны ЕС Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота
NoARK-5 Норвегия Национальные требования Норвегии к управлению электронными документами и их архивации
PROS 99/007 версия 2 (VERS) Австралия Управление электронными документами; содержит требования к хранилищам документов
концепция DOMEA Германия Управление документами и электронная архивация в ИТ-системах; речь идет об боеспечении максимальной степени юзабилити/эргономики,"прописаны" механизмы ввода документов на бумажных носителях в систему электронного документооборота
концепция ELAK Австрия "Электронное дело"; содержит полномасштабный набор требований к электронному управлению документами (более 800 требований, которые охватывают сферы управления информацией и документами, управление рабочими процессами – workflow, а также архивирование)

Источник: CNA, 2010

Тем не менее, на фоне этой проблемы гораздо серьезнее выглядят трудности с финансированием, исполнительской дисциплиной и заинтересованности компаний и регуляторов на рынке. "Терминологические проблемы, при всей их важности, фактор все-таки вторичный. Принципиальным же факторами являются мизерное финансирование работ в сфере стандартизации, необязательность применения большинства стандартов (и, как следствие, падение интереса к их разработке), отсутствие серьезной заинтересованности государства в этой работе", - отмечает Наталья Храмцовская. Вадим Ипатов соглашается с тем, что определения электронного подлинника или электронного документа, имеющего юридическую силу, как и многие другие определения, должны быть даны, но не считает это главным сдерживающим фактором. "Существует достаточно большое число межведомственных процессов, которые можно было бы организовать с сопровождением их электронными документами на основе здравого смысла и уже имеющихся законов и терминов. Тормозит недостаточное понимание значимости "электронных процессов" людьми, принимающими решения, а отсюда - отсутствие прецедентов и опыта реализации", - замечает специалист.

6 простых шагов: как импортозаместить решения в сфере информационной безопасности
Импортозамещение

Выход на свет

В целом, ситуацию со стандартами на российском рынке СЭД нельзя считать плачевной. Национальные стандарты, о которых говорится на высшем уровне, будут развиваться вместе c развитием технологий и возрастанием роли государства в регулировании рынков. В основном это связано с проявлением интереса к вопросам стандартиризации со стороны правительства. Однако подобные тенденции должны быть подкреплены реальными делами, причем также и со стороны участников рынка. "Кроме воли, (государству – прим. CNews) необходимо выделять финансирование на разработку этих стандартов и, конечно, необходимо участие профессионального сообщества, экспертов", - говорит Виктор Сущев, приводя пример такого сообщества в виде "Гильдии управляющих документацией". О необходимости такого надотраслевого объединения говорит и Владимир Митюнин, который, впрочем, задается вопросом - насколько сама отрасль заинтересована в наличии таких стандартов. "Вендоры продвигают свои стандарты вместе со своими продуктовыми линейками, - объясняет он. - Например, развитость внешних интерфейсов (API) у Documentum является конкурентным преимуществом этого продукта, а единые стандарты могут лишить продукт этого преимущества. Стандарт "причешет всех под одну гребенку". Для интеграторов стандарты также несут серьезные риски, т.к. решение вопросов интеграции систем является одним из направлений их работы". Тем не менее, специалист отмечает, что для пользователей стандарты будут, безусловно, полезны, поскольку, например, сотрудники смогут переходить из компании в компанию и работать с разными СЭД без дополнительного обучения, а также будет отсутствовать зависимость от конкретного поставщика. Наталья Храмцовская, говоря об обобщенном "портрете" такого стандарта, описывает его так: этот стандарт должен пользоваться в мире авторитетом, иметь положительный опыт внедрения, он должен быть качественно переведен на русский язык, и бесплатно распространяться в России. Хорошим примером, по ее мнению, являются европейские спецификации MoReq 2, но она надеется, что появятся и другие подобные стандарты.

Новые разработки регулирующих документов в деятельности рынка СЭД в любом случае должны возникнуть в виде ответа на эволюционное развитие самой отрасли. Начало может быть положено в госсекторе, для которого возможно создание правового поля, позволяющего регулировать электронный документооборот, после чего начнется разработка проекта системы стандартов для бизнеса. Здесь важно, чтобы это развитие происходило естественным путем, поскольку любое искусственное привнесение стандартов и инструментов контроля в условиях развивающего рынка может привести к обратным последствиям.

Михаил Демидов