Разделы

Интеграция Документооборот Бизнес-приложения Системное ПО Внедрения

СЭД в России: первые плоды "ползучей революции"

Долгие годы в России весь документооборот был бумажным. Только сегодня он постепенно переходит в смешанную фазу. Это результат усилий и госчиновников, и коммерческих организаций. Однако процессы информатизации идут медленно, исподволь – своего рода "ползучая революция" перепахивает отечественные бизнес-процессы.

Ситуацию с внедрением систем электронного документооборота (СЭД) в России можно охарактеризовать в нескольких абзацах.

Пройден первый этап пути. Уже не так важно, сколько и каких систем было внедрено – гораздо важнее, что использование электронных документов в коммерческой деятельности и в государственном управлении стало уже достаточно распространенным явлением, да и само понятие "электронный документ" уже не вызывает, как это было еще два года назад, бурного протеста со стороны руководителей организаций и специалистов документационного обеспечения управления.


Долгое время отечественный документооборот был только бумажным

Несмотря на острую, и часто – вполне справедливую критику в её адрес, программа "Электронная Россия" также способствовала распространению идеологии электронного документооборота, особенно в регионах. Началось массовое внедрение СЭД в органах государственной власти на всех уровнях.

Следующим этапом должно стать постепенное расширение использования электронного документооборота во взаимоотношениях между государством, организациями и гражданами. Проще всего решить технические проблемы (хотя они тоже достаточно сложны). Самыми трудными и самыми актуальными на этом этапе становятся вопросы развития законодательно-нормативной базы, необходимой для электронного документооборота.

Усиливается "многоукладность" делопроизводства, поскольку организации и ведомства находятся на разных этапах перехода от традиционного бумажного к современному смешанному документообороту, и по-разному понимают и внедряют новые технологии;

По сравнению с западными странами, электронный документооборот в России пока что в основном ограничивается автоматизацией процессов подготовки, согласования и исполнения документов, т.е. останавливается там, где жизненный цикл документа фактически только начинается. Эта проблема решаема: большинство современных СЭД способно обеспечить управление документами на всех или почти всех этапах их жизненного цикла.

Пиковые вопросы

Для организации эффективного использования СЭД необходимо решить несколько серьезных вопросов.

Эффективное внедрение СЭД и оперативное управление её работой могут обеспечить только сотрудники, хорошо знающие как ИТ-технологии, так и делопроизводство. В настоящее время ощущается острая нехватка квалифицированных кадров, и, как следствие, возрастает риск неудачного или затяжного внедрения.

Требуется проведение регулярного обучения пользователей - всех, кто работает в системе, от высшего руководства до рядовых исполнителей. Это обусловлено как текучестью кадров, так и постоянным развитием систем, включением в них всё новых и новых функциональных возможностей. Без специального обучения освоить все это самостоятельно обычный пользователь, как правило, не в состоянии.

С появлением электронного документооборота бумажные документы никуда не исчезли и не исчезнут в обозримом будущем. Организациям нужно, в первую очередь, обеспечить "стыковку" электронного документооборота с бумажным, и создать единый эффективный смешанный процесс.

СЭД – это лишь техническое средство. Для его успешного применения в большинстве случаев требуется провести определенные организационные изменения, оптимизировать процессы, доработать и расширить внутреннюю нормативную базу.

Законодательство в аутсайдерах

Какие инновации изменят облик российских городов
Инновации и стартапы

Развитие законодательно-нормативной базы не успевает ни за электронными документами, ни за СЭД.

К сожалению, практически нет каких-либо рекомендаций общенационального уровня, помогающих эффективно внедрять в организациях электронный документооборот. Законодательство также гораздо медленнее охватывает сферу электронного документооборота, чем этого требует практика. В результате сплошь и рядом возникают ситуации, когда из-за слабой проработки правовых и организационных вопросов возможности закупаемых систем используются лишь частично.

Понимая, что они не в состоянии самостоятельно справиться с существующими в делопроизводстве проблемами, организации все чаще и чаще начинают искать тех, кто в силах реально им помочь. Рынок консультационных услуг в области управления документами пока что небольшой, но он очень быстро растёт. Как следствие, на рынке труда заметно подскочила заработная плата специалистов, способных оказывать такого рода услуги.

Считается, что у нас плохая законодательно-нормативная база в области электронного документооборота. Да, с федеральными законами ситуация, возможно, и не лучшая, - хотя и здесь заметно продвижение вперед. Зато усилиями передовых ведомств и регионов страны накапливается интереснейший опыт создания работающей правовой основы для электронного документооборота путем сочетания федерального и регионального законодательства, а также ведомственных нормативных актов.

Отечественное законодательство, связанное с вопросами использования электронных документов, электронного документооборота и электронной торговли, не ругает только ленивый. Эта критика в основном справедлива, но, объективности ради, нужно сказать и о следующих важных факторах. Во-первых, Россия сейчас имеет практически тот же набор законов, относящихся к электронному документообороту, что и Западная Европа и Америка. И не сами законы плохи – они почти такие же, как у "соседей" – они не очень хорошо стыкуются с отечественными традициями.

Во-вторых, опыт показывает, что если возникает серьёзная деловая потребность в использовании современных технологий, то они эффективно используются, даже если соответствующая законодательно-нормативная база далека от идеальной. В качестве примера можно привести опыт Центробанка, Федеральной налоговой службы, Пенсионного фонда, Таможенной службы, а также многих коммерческих предприятий.

Кроме того, внутри организации, а на договорной основе – и между двумя или несколькими организациями, ничто не мешает широко использовать электронный документооборот – например, для быстрой доставки информации, для электронного согласования документов. Тормозит не столько отсутствие каких-то нормативов, сколько нежелание отказаться от старого, привычного стиля работы.

Из всего этого следует, что, конечно, законодательную базу нужно развивать, но одного этого недостаточно. Государство должно подумать и о том, как сделать электронный документооборот более привлекательным, выгодным для предприятий и организаций всех форм собственности.

Сохранять и еще раз сохранять

Необходимо также чтобы организации пользовались теми возможностями, что у них уже имеются, и создавали собственную внутреннюю нормативную базу, позволяющую эффективно использовать современные технологии. Ничто не мешает вести внутреннюю переписку по электронной почте; отказаться от ненужных резолюций, если исполнитель документа и так известен; и т.п.

Отчет CNews Analytics Рынок систем электронного документооборота в России, 2006.

Короткая ссылка