14 Ноября 2002 17:11 14 Ноя 2002 17:11 |

Поделиться

Интранет-портал как эффективное средство ведения бизнеса компании

В начале XXI века случилось то, о чем так много говорили ученые в веке двадцатом — мир пришел к так называемой системе «информационного общества». Сегодня практически каждый житель, даже из самого удаленного уголка планеты, может узнать обо всем, что случилось в мире накануне, а также непосредственно о том, что происходит в данный момент. Это стало возможно благодаря интернету — только ленивый в наши дни не знаком с интернет-технологиями и ни разу не заглядывал в Сеть. Нередко человек осведомлен о последних мировых событиях лучше, чем о том, что происходит на предприятии, где он работает, а работники компаний с коллегами из-за океана общаются чаще, чем с сотрудниками из соседнего отдела.

Если у компании несколько филиалов и их офисы расположены далеко друг от друга, то процесс общения становится еще более сложным: не все вопросы можно решить по телефону, а значит, приходится сканировать многостраничные материалы, отправлять электронные письма и факсы, а зачастую — посылать курьера или отправляться в утомительную поездку. Все это отнимает очень много времени, которое ни одна компания, которая хочет добиться успеха, не может позволить себе тратить попусту.

Одно из современных решений, которое сегодня используют западные компании для экономии времени и усилий сотрудников, а также для сокращения расходов, — это интранет-порталы. Интранет — это виртуальное информационное пространство, созданное внутри отдельно взятой компании (причем, то, насколько эта компания мала или велика, не имеет никакого значения, свои интранет-порталы создают и фирмы, насчитывающие не более десятка сотрудников, и крупные корпорации, имеющие филиалы по всему миру). Если же компания, начиная с малого, постепенно набирает обороты, завоевывая все новые и новые позиции и расширяя сферу влияния на рынке, вместе с ней может расти и ее интранет-портал, который можно разрабатывать поэтапно, сначала внедряя лишь функции первостепенной важности и постепенно наращивая дополнительные.

В первую очередь, руководство фирмы может разместить на нем различные документы для общего доступа — таким образом, значительно облегчается доступ к ним сотрудников. Вся информация упорядочена по темам или видам, а по реквизитам документов может производиться быстрый поиск.

Кроме того, несколько разделов портала, как правило, посвящены справочной информации (списки внутренних телефонов компании и электронных адресов сотрудников, перечень внутренних вакансий, дни рождения сотрудников и даты корпоративных праздников). Многие фирмы «выкладывают» в интранет полную статистику по клиентам (клиентские базы данных, отчеты о встречах) — обращаться к ней и дополнять ее могут работники всех подразделений, каждый из которых будет иметь доступ только к той информации, которая ему открыта. Система позволяет разделять права доступа сотрудников, что позволяет ограничить доступ к различной информации.

На интранет-портале, как и в глобальной Сети, могут быть размещены не только текстовые материалы. Аналитическую информацию (оборот компании, динамику объемов продаж, изменение уровня расходов) можно отображать в виде графиков, а финансовые данные — в форме электронных таблиц.

Впрочем, интранет-портал используется не только для хранения данных, но и как современное средство коммуникации. В онлайновом режиме на форумах сотрудники компании могут обмениваться информацией и идеями, мнениями о заказчиках или продуктах, обсуждать конкретные проекты. Если руководитель фирмы распространяет материалы в печатном виде или рассылает их по электронной почте, он не может определить, читают ли их сотрудники. Если же они опубликованы на сервере интрасети, всегда есть возможность узнать, сколько пользователей прочли тот или иной материал и какие документы пользуются наибольшей популярностью, а также обсудить документ большим количеством участников. Сами сотрудники могут размещать в разделах портала как служебные документы (например, отчеты о командировках или о проделанной работе), так и свои рабочие проекты.

Александр Бабкин, Газпромбанк: Сейчас иностранные ИБ-решения в Газпромбанке замещены на 65%

безопасность

Для руководителя существует возможность проведения социологических опросов сотрудников. Их проведение в традиционной форме требует затрат средств и времени — фирме нужно обращаться в агентство, которое специализируется на исследованиях подобного рода. Специалисты агентства анкетируют всех сотрудников, а затем обрабатывают полученную информацию. Как правило, эти услуги достаточно дорогостоящие. С помощью итранета подобный опрос можно провести в самый кратчайший срок — сотрудники заполнят электронные анкеты, размещенные на портале, а их обработкой займется программа. Как показывает практика, такие внутренние исследования, если они проводятся регулярно, позволяют обнаружить слабые места в отношениях между руководством и подчиненными, а иногда и наметить стратегические планы развития компании.

Очень удобны интранет-порталы для фирм, работники которых ездят в командировки, — возможность удаленного доступа к информации позволяет менеджеру, который находится в другом городе или даже за рубежом, беспрепятственно заходить на сайт, пользоваться внутренними документами и работать с аналитической и финансовой информацией. Кроме того, он может общаться со своими коллегами, которые работают в офисе — отчитываться и получать консультации.

Еще одна категория активных пользователей интранет-портала компании — ее дилеры. Здесь они могут узнавать регулярно обновляющуюся информацию об ассортименте продукции, а также о ценах и скидках. Эти же данные будут интересны и корпоративным клиентам — в интересах компании обеспечить доступ постоянных клиентов к своему интранет-порталу.

Особых проблем с внедрением интранета на предприятии, как правило, не возникает — компании не приходится отказываться от уже имеющейся информационной инфраструктуры. Интранет просто объединяет разрозненные источники информации в единую систему. Основные расходы — это оплата услуг компании-подрядчика, которая будет анализировать требования заказчика, разрабатывать и внедрять интранет-портал. Эти затраты относительно малы, по сравнению с затратами на обеспечение сложных систем документооборота, управления информацией, принятия решений. К тому же, практически любой современный пользователь умеет работать с веб-приложениями, а это значит, что организации, установившей у себя интранет-портал, понадобится минимум дополнительных средств и времени для того, чтобы обучить сотрудников им пользоваться. При дальнейшем развитии системы сотрудникам не приходится переучиваться, и увеличение ее функций при сохранении единого интерфейса не вызывает сложностей. Результат же внедрения интранета становится заметен практически сразу — у руководства появляется возможность лучше координировать деятельность всех отделов и подразделений, а у сотрудников появится серьезный помощник, и, следовательно, повысится эффективность работы компании.

Поделиться

Подписаться на новости Короткая ссылка