Разделы

Документооборот

Хранение e-документов: как угнаться за ИТ?

Активное использование и повсеместное внедрение электронных документов, а также получение ими статуса "юридически значимого" неизбежно приводит к необходимости их долгосрочного хранения. Для этого компании используют электронные архивы. Как правильно организовать такое хранилище, какие требования предъявляются к ним и к самим документам, и что необходимо учитывать, чтобы впоследствии не оказаться без доступа к информации?

Электронные документы повсеместно используются в деловой практике и в сфере государственного управления. Естественно, в связи с этим возникает задача их долгосрочного хранения и последующего использования, т. е. создания архивов электронных документов.

Термин архив электронных документов более точно выражает суть задачи, чем электронный архив, поскольку фокусирует внимание на специфических проблемах организации хранения электронных документов, которые существуют на правах подлинника. Собственно электронный архив — более широкое понятие, охватывающее все задачи автоматизации архивных учреждений, в том числе и перевод бумажных документов в электронный вид. (Но при этом подлинник все равно остается бумажным. В этом случае требования к обеспечению аутентичности ниже, чем для оригиналов в электронной форме.)

На практике удобнее пользоваться более общим термином электронный архив, что мы и будем делать. К тому же, комплексные решения, которые автоматизируют большее число функций, имеют большую ценность для заказчика.

Задачи электронного архива

Равно как и обычный, бумажный, электронный архив должен решать задачу надежного долгосрочного хранения электронных документов, предоставлять к ним доступ в установленном порядке и гарантировать их аутентичность и целостность.


Не стоит забывать о культурно-историческом значеним архивов, в том числе и электронных

Все это вместе взятое позволяет обеспечить юридическую значимость архивных электронных документов. Большинство обращений в архивы от граждан и организаций связано со спорными ситуациями, и часто решение в пользу одной из сторон принимается на основании архивной справки.

В нормативно-правовом смысле электронный архив играет ту же роль, что и обычный, поскольку закон устанавливает равенство бумажного и электронного документа.

Не стоит забывать и культурно-историческое значение архивов - это в полной мере относится и к электронным. Аналитики постоянно говорят о лавинообразном росте цифрового контента, при этом многое из этой "лавины" вполне достойно того, чтобы быть сохраненным. Едва ли стоит надеяться на то, что информация будет вечно висеть на каких-то сайтах. Гораздо надежнее было бы сохранять важные документы и публикации в архиве. Это касается всех областей жизни общества - политических событий, научных исследований, культуры, социальной среды. Ведь бумажные архивы состоят не только из приказов, распоряжений, счетов, договоров, анкет, справок, жалоб, постановлений, судебных решений, и других официальных документов. Есть в них и личные фонды политических деятелей, писателей, музыкантов, режиссеров и других известных людей.

В наш век рукописи тоже стали электронными. Так, например, Умберто Эко очень сожалеет, что первая версия его романа "Маятник Фуко" была утрачена - а этот файл просто потерялся на его старом компьютере.

Старые "архивы"

Потребность сохранять в долгосрочной перспективе данные в цифровом формате появилась вместе с созданием первых ЭВМ. Ведь после выключения питания все содержимое памяти обнулялось. Как кажется, у каждого найдется дома коробка с дискетами с надписью "архив", которые уже нигде нельзя прочитать.

Почему в России набирают популярность отечественные серверы с открытой архитектурой
Инфраструктура

Технологии хранения информации развивались, данные накаливались, стали появляться первые электронные архивы. Основной причиной для этого стали сугубо технические ограничения — диски были дороги, а их емкость была довольно малой. Поэтому приходилось перемещать менее востребованные данные на внешние носители — магнитные ленты, съемные диски, CD/DVD и т.д.

Задачей архивирования в таком контексте (и это было вполне логично) занималась ИТ-служба и относилась к ней как к обычной рутинной процедуре резервного копирования, что технологически очень близко. Понятное дело, что правила архивного учета практически не использовались.

К сожалению, такой подход все еще продолжает доминировать, и многие данные, имеющие важное значение для деятельности организации, все еще "архивируются" ИТ-специалистами, которые часто не имеют представления о связанных с этими документами правовых рисках. Например, в большинстве таких "архивов" люди склонны накапливать информацию, пока позволяет емкость устройств хранения, при этом совершенно не думая об ее уничтожении. А в современном мире своевременно не уничтоженный документ может создать лишние проблемы.

С появлением сканеров родилось и другое направление бизнеса — оцифровка бумажных архивов или, как еще говорят, ретроконверсия. Преимущества здесь очевидны — электронный образ не изнашивается, в отличие от ценного архивного документа на бумаге, его нельзя повредить или изъять из архива, им можно пользоваться коллективно. Сегодня многие архивные фонды уже переведены в цифровой формат, и эта работа активно продолжается. Запасы "полезных ископаемых", т. е. архивных документов, пока еще достаточно обширны, но все-таки в долгосрочной перспективе исчерпаемы. Наверное, можно спрогнозировать, когда все исторические архивы будут переведены в электронный вид, но определенно, это не дело ближайших лет.

Здесь интереснее другой аспект. Функциональными заказчиками решений по ретроконверсии выступают архивные учреждения и подразделения, поэтому эти информационные системы с большими основаниями можно считать электронными архивами, чем те решения, которые строят ИТ-службы самостоятельно. Но, с другой стороны, такие электронные архивы, фокусируясь на одной задаче - все отсканировать и перевести в цифровой вид, довольно часто существуют в отрыве от других ИС организации – и в первую очередь это касается СЭД.

Долгосрочное хранение e-документов

Цифровое сохранение (Digital Preservation) – это комплекс необходимых мероприятий, обеспечивающих возможность размещения, представления, использования и понимания цифровых объектов в будущем.

Можно сказать, что это и есть основная задача электронного архива — важно не только сохранить нынешние электронные документы, гораздо сложнее создать условия, при которых ими можно будет пользоваться в будущем, не нарушая их аутентичности и целостности. Давайте подробнее остановимся на том, какие специфические проблемы требуется решить, чтобы обеспечить сохранность электронных документов в долгосрочной перспективе.

ИТ-индустрия в течение последних нескольких десятков лет развивалась очень быстро, люди просто пользовались новыми технологиями, и никто не задумывался о том, что эти цифровые данные нужно будет хранить так же, как и старинные архивные документы. Был относительно небольшой опыт организации кино-фото и аудио архивов, но в целом архивные ведомства всех стран не были готовы к такому наплыву цифровой информации.

Неудивительно, что этой теме посвящено множество исследований и международных проектов. Электронный архив, в отличие от бумажного, нельзя считать статической системой, в которую один раз положили нечто, что можно будет спокойно достать через 100 лет. Вся среда, в которой существуют электронные документы, чрезвычайно изменчива и динамична. Меняются компьютеры, носители информации, операционные системы, приложения, форматы файлов, алгоритмы ЭЦП все остальное.

Короткая ссылка