«Технология» оптимизировала проектную деятельность на базе DirectumRX

Интеграция Бизнес-приложения Внедрения Документооборот
мобильная версия

«Технология», специализирующаяся на проектировании объектов электроэнергетики гражданско-промышленного и агропромышленного назначения, организовала с помощью ECM-системы автоматически формируемый архив проектных документов и улучшила внутренние процессы: проектную и договорную деятельность, контроль исполнительской дисциплины и управление внутренними документами.

Из-за большого объема проектной работы и отсутствия актуальной информации по загрузке специалистов руководству компании было сложно принимать решения по текущим проектам и старту новых. Входящие документы часто терялись, исполнение поручений не контролировалось — все это приводило к дополнительным трудозатратам.

Чтобы оптимизировать рабочие процессы и упорядочить хранение проектной документации, руководство компании решило внедрить систему электронного документооборота. В качестве решения была выбрана ECM-система DirectumRX, в пользу которой сыграли: богатые возможности «из коробки»; продуманная логика бизнес-процессов; возможность синхронизации c MS Project; большой опыт вендора по внедрению ECM.

Специалисты Directum организовали в компании единый электронный архив проектных документов. Его автоматически выстраиваемая структура соответствует требованиям Постановления Правительства РФ от 16.02.2008 N 87 «О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию».

Пакет документов по определенному проекту можно выгрузить из системы в пару кликов. Например, для передачи заказчику или на проверку Главгосэкспертизы. До автоматизации главный инженер проекта тратил на эту задачу до половины рабочего дня.

Поручения в ECM-системе удобно связываются с соответствующим проектом. Так, главные инженеры проектов могут оперативно отслеживать исполнение работ, а рядовые сотрудники — группировать входящие и исходящие поручения. В дальнейшем планируется настроить синхронизацию данных по срокам и исполнителям задач из графиков MS Project Server в DirectumRX.

Время на подготовку и проведение общих совещаний сократилось с 2-3 часов до 30 минут. Из протоколов встреч можно выдавать поручения сразу нескольким ответственным.

С помощью механизма выгрузки договоров со всеми связанными документами была оптимизирована подготовка комплектов документов для участия в тендерах.

Для обмена с контрагентами в компании настроена интеграция DirectumRX с сервисом Synerdocs. Также документы можно быстро экспортировать из ECM-системы вместе с файлом открепленной подписи и отправить контрагентам, не подключенным к операторам ЭДО.

Всего в DirectumRX работают 90 сотрудников «Технологии» — обмениваются служебными записками, организуют совещания, получают и отправляют корреспонденцию, выносят резолюции. Исполнение этапов договоров, приказов и распоряжений по основной деятельности легко отследить в системе — поручения выдаются в электронном виде и прозрачно контролируются. Благодаря автоматизации значительно сократилось время на поиск, согласование и изменение документов.