Спецпроекты

«Гэндальф» внедрил электронный архив в «Кровля и изоляция»

Интеграция Бизнес-приложения Внедрения Документооборот

«Гэндальф» объявил о внедрении программы «Скан-архив» для создания архива документов в «1С» в компании-поставщике строительных материалов «Кровля и изоляция».

Наличие большого числа клиентов у московского представительства компании подразумевает обширный документооборот подразделения: за год бухгалтерия обрабатывает до 37 тыс. исходящих (для клиентов) и 14 тыс. входящих (от 500 поставщиков товаров и услуг) документов.

Руководство предприятия задумалось о внедрении электронного архива, который позволил бы перевести документы прошлых периодов (2015–2017 гг.) в электронный вид, сократить время на обработку исходящей документации и наладить ее оперативный контроль в базе «1С», получить уверенность в наличии подписанных оригиналов.

Из спектра предложенных на рынке программ по архивированию документов специалисты «Кровли и изоляции» выбрали «Скан-архив», разработанную компанией «Гэндальф». Ее основными преимуществами стали возможность распознавания документов без дополнительного штрихкодирования и оптимальная цена.

Программа имеет статус «1С:совместимо», поэтому у специалистов «Кровля и изоляция» не возникло проблем с интеграцией решения с «1С:комплексная автоматизация», установленной в компании. Кроме того, на основе функционала «Скан-архива» они разработали специальный отчет в «1С». Отчет показывает, какой пакет документов должен быть предоставлен к каждой конкретной сделке и есть ли он в наличии.

Обработка документации в электронном архиве теперь происходит следующим образом. Программа распознает бумажные документы, синхронизирует их сканы с «1С» и записывает электронные копии в архив. После этого документы доступны для поиска в «1С» и «Скан-архиве». В любой момент можно проверить их наличие, распечатать или отправить по почте. Права доступа распределены так, что просматривать документы может вся организация, а сканируют и вносят их только три сотрудника бухгалтерии.

На сегодняшний день 95% исходящих документов организации за 2015–2017 гг. распознаны программой по реквизитам и внесены в электронный архив. Начиная с 2018 г. 100% исходящих документов «Скан-архив» оперативно распознает по штрихкодам. Также «Скан-архив» распознает до 50% входящих документов от поставщиков, что обусловлено их разными форматами и оформлением.

Бухгалтерия использует «Скан-архив» для предоставления документов в контролирующие органы. Причем время на подготовку к налоговым проверкам существенно сократилось.

Алла Леонтьева, директор «Кровля и изоляция» по логистике, отметила: «Мы анализировали решения ведущих игроков рынка по архивированию. У нас есть опыт работы с архивом "1С", который предоставляет стандартную версию. Но я с уверенностью могу сказать, что "Скан-архив" – это тот стандарт контроля документов, который необходим любой организации. Он увеличивает скорость передачи документов даже не в два, а в пять раз. При большом документообороте работать без него становится невозможно».



Технология месяца

СУБД уходят в облака. Как это получилось, и какое будущее их ждет?

Среди самых популярных СУБД – и «чисто облачные», и облачные версии «обычных» решений

Стратегия месяца

Кто будет управлять облачной частью бизнеса?

Неудивительно, что популярность гибридной модели стремительно растет.