Поделиться
СЭД в банке: план работ по отделам
Банковская сфера настолько специфична, что автоматизация документооборота в ней становится слишком сложной проблемой, чаще всего невозможной в рамках одной АБС. Каждый отдел банка выполняет свои задачи и требует специфического оборудования и ПО. Как быть в такой ситуации?Что выбрать?
К сожалению, комплексного и одновременно во всех отношениях хорошего решения проблемы автоматизации документооборота в банках практически нет. И связано это, в первую очередь, со спецификой данной области. Например, в АБС (автоматизированной банковской системе) может быть достаточно функциональной одна часть и весьма слабой другая. Например «сильный», гибкий, логичный модуль обработки межбанковских платежей и весьма запутанный и слабофункциональный кредитный. Или же может полностью отсутствовать в рамках единой АБС автоматизация внутреннего административного документооборота, не связанного с прохождением финансовых документов.
Часто ИТ-подразделения прибегают к автоматизации различных потоков документооборота с помощью разных продуктов. Но и в этом случае возникает необходимость выработки единых корпоративных стандартов и требований к различным частям единой системы автоматизации документооборота. Необходимо добиться, чтобы система, состоящая из ПО разных фирм-разработчиков, имела целостную структуру, поддерживающую единый системный документооборот.
Надо отметить, что существуют АБС, в рамках которых возможны доработки, в том числе и силами ИТ-подразделений банков. Соответственно, для этого необходимо иметь в штате подходящих специалистов.
Системный подход и унификация, масштабируемость и квалифицированная служба поддержки фирмы разработчика – вот, пожалуй, основные критерии в выборе АБС (если абстрагироваться от стоимостной составляющей). Кроме того, выбор АБС помимо всего прочего должен основываться на реальной оценке профессионального уровня и квалификации сотрудников ИТ-подразделения.
Специфика работы банков
Остановимся на некоторых, свойственных банковской сфере специфических моментах. Банк, являясь финансовым агентом, по сути своей - обслуживающая организация. Исходя из этого, в дальнейшем будем опираться на отношения двух основных субъектов - банка и клиента.
Обработка информации в банке осуществляется в рамках автоматизированной банковской системы обработки информации - в дальнейшем АБС. Документооборот в банке можно условно разделить на два основных потока: административный и операционный.
Административный документооборот не пересекается с обслуживанием клиентов, а направлен на обслуживание деятельности самого банка, его внутренней отчетности. Это внутренние приказы, распоряжения, служебные записки, технические задания и прочее. Сюда же включается документооборот, связанный с обслуживанием финансовых операций самого банка (внутренняя бухгалтерия). Операционный поток завязан на обслуживании клиентуры. Здесь обрабатываются финансовые документы клиентов, их заявки, договора и прочее.
Остановимся подробнее на втором потоке документооборота, связанного с основной деятельностью банка. (Надо отметить, что многие методы обработки документов приемлемы как для административного , так и для операционного потоков документооборота).
Обслуживание клиента в банке осуществляется в отведенный отрезок времени, называемый операционным временем (обычно рабочие дни с 9 до 15). В этот период банк осуществляет основные операции по обслуживанию клиента. Операционное обслуживание происходит в рамках рабочего дня (например, с 8 до 18), который часто в системах автоматизации называется операционным днем. Операционный день является основным объектом АБС, в котором осуществляется фиксация определенных финансовых транзакций и за который делается основной отчет банка – баланс. Кроме операций, проводимых в операционное время, в рамках рабочего дня осуществляются различные операции по подготовке и ведению отчетности, анализу данных, а также операции, связанные с административным документооборотом.
Фронт-офис (Front Office) и бэк-офис (Back Office)
С точки зрения обработки документов существуют такие понятия как фронт-офис (Front Office) и бэк-офис (Back Office). Операции, связанные с непосредственным контактом банка (в лице банковского работника) и клиента, осуществляются в рамках фронт-офиса (Например, заключение договоров). Обработка отчетных данных, подготовка материалов по обслуживанию клиентов (кредитные, юридические дела и т.д.), анализ экономических показателей банка, подготовка отчетности, внутренняя бухгалтерия - данные операции и связанный с ними документооборот осуществляются в рамках бэк-офиса.
Операционный поток документооборота можно разделить на две части – клиентоориентированную и документоориентированную. Каждую из них можно представить в виде потока, центром которого в зависимости от вида будет либо клиент, либо операция. Последние, в свою очередь, связаны с другими объектами , такими как счета, валюта и т.д.
Основные объекты учета в банковских системах
Источник: CNews
Генерация документооборота в рамках фронт-офиса начинается с инициирования клиентом заявки на предоставление определенного продукта или услуги банка. На данном этапе самым важным моментом является время и качество обслуживания, а именно: предоставление достоверной и своевременной информации в рамках компетенции обслуживающего подразделения. Применение средств автоматизированного ввода первичной информации на данном этапе наиболее целесообразно и эффективно. В автоматизированных банковских системах учет операций ведется в нескольких областях: балансовые операции, внебалансовые операции, срочные операции, операции доверительно управления и т.д. Эти области могут быть разделены внутри себя по типу генерируемых в них документов. К примеру - на внебалансе отражается задолженность клиента – картотеки неоплаченных документов, которые затем списываются в баланс, то есть данная часть области внебаланса связана с балансовой областью.
В разрезе каждой области получают основной отчет – баланс, а также другую необходимую отчетность в разрезе различных объектов, представляющих интерес. Например, по балансовой области важно предусмотреть формирование отчетности в разрезе всех интересующих объектов учета: счетов, клиентов, операций и т.д.) Причем система автоматизации должна учитывать появление новых областей учета и новых объектов учета. Возможность развития, расширения системы - это важная задача и она предъявляет жесткие требования к проектированию баз данных и схем обработки данных.
Поскольку банк ведет учет операций на счетах клиентов, которые могут быть открыты в различной валюте, то предусматривается автоматизация переоценки остатков счетов в отличной от рублей валюте, связанной со сменой курса валюты, а также возможность представления остатка счета в любой из известных валют. Например, все остатки на всех счетах представить в долларах США, евро или рублях.
Короткая ссылка
