Разделы

Документооборот

Microsoft SharePoint 2010: как новая платформа изменила СЭД

Недавно компания ЭОС объявила о скором завершении работ над новой версией системы электронного документооборота EOS for SharePoint. Данная система реализована на обновившейся в этом году программной платформе Microsoft SharePoint 2010. В новой версии система вышла на значительно более высокий уровень возможностей и теперь с успехом позволяет решать еще более сложные бизнес-задачи заказчиков. Официальный старт продаж EOS for SharePoint 2010 будет дан в декабре. Предварительный релиз системы в тестовом режиме уже внедряется для трех клиентов ЭОС.

Настроить и адаптировать систему могут как специалисты ЭОС, так и представители компании-заказчика. Чаще всего при внедрении EOS for SharePoint для клиента производится первоначальная настройка, во время которой он знакомится с продуктом и учится с ним работать, а дальнейшее развитие системы производится уже своими силами.

Новые возможности EOS for SharePoint 2010

Безусловно, расширению функционала системы в данной версии во многом способствовали новые возможности Microsoft SharePoint 2010, которые активно применялись, адаптировались и дополнялись разработчиками ЭОС. Так, например, в EOS for SharePoint появился "ленточный" интерфейс, применяемый Microsoft в последних версиях офисных приложений.

Кроме того, благодаря улучшенной поддержке в SharePoint 2010 мультиязычности, решение ЭОС теперь полностью поддерживает работу в мультиязычной среде и уже переведено на несколько иностранных языков. Данное обстоятельство имеет особое значение для партнеров ЭОС из стран СНГ (все внедрения предыдущей версии системы были осуществлены только на территории России и Украины).

Аналогичным образом в 2010-й версии так или иначе применен и используется практически весь богатый арсенал новых возможностей SharePoint для управления официальными документами – в числе которых: маршрутизация хранения файлов, автоматические политики доступа, многоэтапные регламенты хранения и уничтожения, навигация по метаданным, работа с досье файлов, теснейшая интеграция с офисными приложениями для создания и совместной работы с документами.

В дополнение к стандартным возможностям платформы разработчики ЭОС реализовали в новой версии EOS for SharePoint 2010 целый ряд функций, специфических для СЭД, которые позволяют решать более сложные задачи управления документами и существенно облегчают процесс внедрения системы. К данной категории можно отнести, например, гибкие настройки маршрутизации, учет организационной структуры компании в различных процессах документооборота, режим замещения сотрудников, работу помощников за руководителя, детально настраиваемые политики разграничения доступа и многое другое.

В новой версии разработчики постарались объединить многочисленные возможности SharePoint как платформы для совместной работы со специфическим функционалом СЭД. В итоге для обычного пользователя работа с системой документооборота практически незаметна и не отделена от привычной работы с офисными файлами, календарями и задачами MS Outlook, а выполнение всех действий в СЭД сводится к естественной работе с корпоративным порталом и приложениями MS Office.

Владимир Макаров, ДИТ Москвы: За 10 лет ЕМИАС стал огромным брендом, объединившим 221 информационную систему
ИТ в госсекторе

Интересно, что система EOS for SharePoint 2010 адаптирована именно под российские особенности работы с документами, которые во многих отношениях отличаются от западной логики, изначально заложенной SharePoint. В новой версии системы учтены многие "тонкости" и традиции отечественного документооборота. Этому способствовал опыт создания и внедрения систем документооборота в России, которым обладает компания "Электронные Офисные Системы". (По итогам 2009 г., по версии DSS Consulting, доля ЭОС на рынке СЭД составляет 35%, а количество автоматизированных рабочих мест исчисляется сотнями тысяч).

Клиентам и партнерам

В данный момент решение EOS for SharePoint 2010 находится на стадии тестирования, однако уже сейчас в тестовом режиме внедряется для трех клиентов ЭОС. Первыми пользователями новой версии станут коммерческий банк, федеральный оператор связи, а также администрация и правительство одного из субъектов Российской Федерации. Последний из названных проектов будет самым крупным на текущий момент по количеству рабочих мест (более тысячи).

Также следует отметить, что стоимость EOS for SharePoint 2010 по сравнению с предыдущей версией не изменится. Клиенты ЭОС, внедрившие предыдущие версии системы, получат EOS for SharePoint 2010 бесплатно в режиме технической поддержки. Для упрощения процесса обновления системы будет разработано специальное программное средство, позволяющее автоматизировать данный процесс (в дополнение к существующим штатным средствам от Microsoft). По прогнозам специалистов ЭОС, благодаря улучшенному функционалу новое решение будет в несколько раз более популярно и востребовано на рынке, чем предыдущая версия.