Поделиться
Единая система НСИ: найдется все
Не секрет, что в процессе развития бизнес прибегает к различным учетным системам, которые обращаются к одной нормативно-справочной информации. Но она разрознена, зачастую дублируется, нужные сведения трудно найти. Решить эти проблемы способна единая система управления.С развитием бизнеса и усложнением организационных структур у многих российских предприятий зачастую возникают серьезные проблемы с наличием большого количества учетных систем, которые решают различные задачи, но используют при этом одну и ту же нормативно-справочную информацию (НСИ).
Например, бухгалтерский учет и согласование документов чаще всего ведутся в разных системах, но должны использовать при этом один и тот же справочник договоров и контрагентов. При такой ситуации единая точка ввода данных отсутствует, и справочники ведутся разрозненно. В случае возникновения потребности в построении отчетной системы компания сталкивается с проблемами дублирования и дополнительной проверки данных. Так, в системе согласования договоров контрагент может называться ООО "Рога и Копыта", а в бухгалтерских программах – "Рога и Копыта " ООО. В результате разработчикам приходится решать задачи по распознаванию таких дублей.
Что касается учетных систем, то они не настроены на качественный ввод справочных данных, их классификацию и удобный поиск по различным атрибутам. Особенно эти недостатки критичны для справочника товарно-материальных ценностей, отсутствие контроля ввода дубликатов которого приводит к увеличению складских запасов и, как следствие, к росту затрат на приобретение товаров. Закупщик просто не смог найти нужный товар на складе, поскольку в учетной системе нет удобного механизма поиска.
Все это приводит к нескольким проблемам. Во-первых, нет единого хранилища справочных данных. Затем, нет возможности получить сквозную отчетность по различным бизнес-процессам заказчиков. Например, нельзя увидеть ход согласования договоров и дебиторскую задолженность по одному и тому же контрагенту. Кроме того, невозможно представить справочные данные в иерархическом виде, классифицировать их. Также трудно настроить штатными средствами удобный поиск справочных данных для различных целей и групп пользователей. Вследствие всех этих причин растут затраты и складские запасы ТМЦ.
Создание системы управления НСИ
Внедрение системы управления нормативно-справочной информацией – это целый комплекс мероприятий, который не ограничивается внедрением программного обеспечения.
Помимо стандартного перечня действий (анализ бизнес-процессов ведения справочников, настройка программного продукта и т.д.) необходимо выполнить работу по анализу атрибутного состава и классификации, которая устроила бы все области деятельности предприятия-заказчика.
Система НСИ не может заработать "с нуля", соответственно необходимо выполнить выверку исторических справочных данных компании.
Именно в этом кроется основная проблема, с которой сталкивается компания при внедрении системы управления НСИ. Как правило, объемы исторических данных значительны, а сами они задублированы, не полны, не классифицированы. Привлечение к этой работе специалистов предприятия-заказчика могло бы стать наиболее логичным и удачным решением, но чаще всего такой путь невозможен ввиду их занятости. Поэтому проблему приходится решать уже не средствами системы НСИ, а в большей степени с помощью ручного труда исполнителей проекта.
НСИ – это не только хранение данных. Такое ПО позволяет согласовывать процесс внесения изменений, для чего необходимо разработать схему согласования и создать регламентные документы по ведению справочников.
Таким образом, внедрение этой системы представляет собой целый комплекс технических и организационных мероприятий, направленных на наведение порядка в справочниках предприятия.
В результате реализации этого комплекса мероприятий клиент получает единое хранилище справочных данных; расширяемый атрибутный состав, без необходимости программирования и дополнительных затрат; расширяемый классификатор справочных данных – в систему НСИ можно включить новый справочник, создать для него классификатор, настроить атрибутный состав и все это без необходимости дополнительных затрат. Кроме того, появляется согласованный механизм ведения справочников – ввод, изменение и удаление справочных данных происходит через процесс согласования. Этот механизм позволяет не только согласовывать, но и контролировать изменения, так как можно видеть историю изменения данных (кто менял, когда менял, предыдущее значение до изменения и т.д.). Немалую пользу принесут и обновленные регламенты ведения справочных данных.
Управление НСИ по-новому
Появление в недавнем прошлом продукта Product Information Management (PIM), разработанного корпорацией Oracle для централизованного ведения справочников, расширило возможности интеграции данных из различных информационных систем. Формально продукт является одним из приложений комплекса Oracle E-Business Suite (OEBS), но в действительности вполне может успешно использоваться и отдельно, без внедрения других приложений OEBS.
Наглядно продемонстрировать этот подход можно на примере проекта, реализуемого сейчас на одном из крупнейших российских предприятий в сфере электроэнергетики. Проект является одним из первых внедрений в России целого комплекса продуктов Oracle, закрывающих все потребности в области эффективного управления НСИ.
Система окажется еще более ценной для предприятий, корпоративная информационная система которых работает на основе OEBS. Такие предприятия смогут исключить работу по настройке и загрузке стандартных справочников (оргструктура, план счетов, сотрудники, единицы измерения, валюты и т.д.), а также интеграцию линейных справочников.
Управление НСИ на практике
Вышеупомянутый клиент использует в своей работе ряд информационных систем ("1С", Documentum и др.) для учета товарно-материальных ценностей, договоров и др. справочников. Начиная проект по созданию системы НСИ, необходимо определить средоточие "правды" – место, где будет находиться единая для всех этих систем информация. Базовым ПО для создания такого "источника правды" становится Product Information Management Data Hub.
Короткая ссылка
