REG.RU перевел в электронный вид 33% исходящих документов

Интеграция Бизнес-приложения Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Владимир Бахур

Российский регистратор доменных имен и хостинг-провайдер REG.RU объявил о переводе в электронный вид 33% исходящих документов. Как рассказали CNews в компании, менее чем за год экономия компании достигла 3 млн руб.

В настоящее время у компании насчитывается 90 тыс. контрагентов, за год REG.RU отправляет им 250 тыс. документов. Процесс формирования и выставления бумажных документов в REG.RU занимает 17 дней и в нём участвуют 11 человек. Первого числа каждого месяца происходит закрытие периода в биллинге. Шесть дней документы обрабатываются и проверяются в учетной системе 1С, из них два дня бухгалтеры и специалист биллинга проверяют документы вручную. После этого подключаются секретари и менеджер по работе с клиентами, которые в течение пяти дней распечатывают и подписывают документы. Затем еще пять суток уходит на упаковку и поэтапную отгрузку в почтовые терминалы «Почты России».

Одновременно с развитием компании постоянно росли и объёмы документооборота, поэтому ситуацию нужно было радикально менять.

Выходом стал электронный документооборот (ЭДО). Сначала компания подключилась к сервису ЭДО оператора «Такском», затем – к системе ЭДО «Диадок» компании СКБ «Контур». Решение о втором операторе было принято в силу двух важных причин. Во-первых, на тот момент в «Диадоке» уже работало 8 тыс. абонентов REG.RU. Во-вторых, у оператора уже был модуль для работы с 1С.

«REG.RU использует учетную систему на базе 1С:Предприятие. Через интеграционный модуль сотрудники компании отправляют, получают и подписывают электронные документы, работая в привычном интерфейсе 1С, - сказал Константин Козлов, руководитель проекта «Диадок». – Причём все эти действия можно выполнять массово – в пару кликов сразу со списком документов. Модуль позволил внедрить Диадок, не вмешиваясь в бизнес-процессы компании».

Финансовый блок REG.RU использует нестандартную конфигурацию 1С, поэтому в интеграционный модуль потребовалось внести минимальные доработки, которые не затронули его основную функциональность. Это заняло всего один день. Затем наступил черёд пилотного проекта, который продлился месяц. 

«Основной результат для нас – сокращение издержек за счет уменьшения доли бумажного документооборота. Значительно снизились и трудозатраты: если бумажный пакет документов обходится в 43,9 рубля, то электронный – всего в 10 рублей. Другой аспект – это время. Наши клиенты получают документы гораздо быстрее, а значит, своевременно закрывают периоды и отчитываются перед контролирующими органами. И немаловажный факт — экономия бумаги, а значит и наш вклад в сохранение природных ресурсов», - отметила Татьяна Савельева, главный бухгалтер REG.RU.