Поделиться
«Юграгазпереработка» автоматизировала документооборот на базе Directum
Компания Directum сообщила о том, что в компании «Юграгазпереработка», созданной компаниями «Сибур» и «ТНК-ВР», завершено внедрение ECM-системы Directum. Проект автоматизации занял всего 2 месяца.
«Юграгазпереработка» занимается переработкой попутного нефтяного газа и выработкой из него сухого отбензиненного газа и широкой фракции легких углеводородов. В структуру компании входят два дочерних предприятия – Нижневартовский газоперерабатывающий комплекс и Белозерный газоперерабатывающий комплекс. Территориальная распределённость компании и значительные объемы документации делали затруднительным и малоэффективным ведение бумажного документооборота, говорится в сообщении Directum.
Как отмечается, до недавнего времени документооборот частично автоматизировался с помощью функционала MS Outlook: в электронном виде рассылались резолюции, проводилось согласование документов. Тем не менее, такая частичная автоматизация не только не обеспечивала требуемый бизнес-эффект, но и провоцировала новые трудности: в частности, не гарантировалась конфиденциальность документов, была затруднена групповая работа с документами.
Осенью 2009 г. в рамках общей стратегии модернизации взаимодействия и бизнеса руководством был взят курс на поиск и внедрение полнофункциональной ECM-системы. Главными требованиями к системе стали максимально быстрая автоматизация канцелярии с возможностью дальнейшего расширения функционала, возможность организации групповой работы над проектами документов, наличие архива с гибкими политиками доступа, соответствие государственным стандартам и приемлемая стоимость внедрения.
В результате анализа российского рынка систем электронного документооборота была выбрана система Directum. Работы по проекту были поручены специалистам департамента консалтинга и внедрения компании Directum.
Проект стартовал в ноябре 2009 г. Для автоматизации всего комплекса процессов, связанных с канцелярией и организационно-распорядительной документацией, использовался функционал «Базовых модулей» Directum и модуля «Канцелярия». Поскольку существующие на предприятии процессы отличались упорядоченностью и не требовали дополнительной оптимизации, а установленные сроки внедрения были минимальны, модификации типовых решений свелись к минимуму – все процессы перешли в электронный вид «как есть».
В результате проекта были полностью автоматизированы следующие процессы предприятия: регистрация входящих и исходящих документов; вынесение и рассылка резолюций по ответственным сотрудникам; рассылка приказов по основной деятельности и распоряжений; согласование проектов документов; хранение электронных документов в единой базе данных.
Благодаря тому, что внедрение проходило строго по технологии, а изменения были минимальны, система была переведена в промышленную эксплуатацию уже в январе – спустя 2 месяца после старта проекта. Всего к этому моменту в системе было зарегистрировано более 100 сотрудников компании, включая удаленных пользователей Нижневартовского и Белозерного газоперерабатывающих комплексов. Последние получили возможность регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы в системе Directum через терминальный доступ. Сегодня в системе работает и высшее руководство «Юграгазпереработки» – генеральный и финансовый директора.
По информации Directum, в целом благодаря внедрению СЭД Directum сотрудники компании получили удобное решение, повысившее прозрачность документооборота и облегчившее взаимодействие внутри компании. В планах компании – увеличить число сотрудников газоперерабатывающих комплексов, работающих в системе, а также расширить используемый функционал Directum.
Короткая ссылка
