Поделиться
В Курганской областной Думе внедрена система электронного документооборота «Дело»
В настоящее время президентом и правительством РФ уделяется большое внимание развитию информационных технологий, автоматизации процессов взаимодействия органов исполнительной и законодательной власти, предоставлению государственных и муниципальных услуг населению с использованием современных средств телекоммуникационной и информационной поддержки, говорится в материалах компании «Электронные офисные системы» (ЭОС).
Одним из ключевых мероприятий по повышению эффективности деятельности законодательной власти в Курганской области стало внедрение в Курганской областной Думе системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело».
Отделом информатизации Курганской областной Думы был проведен анализ систем, существующих на рынке СЭД в России. Наиболее оптимальной была признана система «Дело», разработчиком которой является компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). В ноябре 2008 г. был приобретен первый комплект лицензий системы с необходимыми для настройки и работы опциями сканирования, оповещения и уведомления, а также подсистемы «Дело-WEB».
Полноценная работа по внедрению системы «Дело» в Курганской областной Думе началась в мае 2009 г. с подписания договора с партнером ЭОС в Кургане – компанией «БизнесТехнологии» на проектное обследование, описание и согласование справочников системы, описание настроек системы на действующую модель делопроизводства.
Следующим этапом внедрения системы «Дело» стало обучение специалистов и руководителей Курганской областной Думы по курсам пользователей и технолога системы «Дело». Для обучения был составлен и утвержден председателем Думы план, который позволил провести обучение специалистов без отрыва от их основной деятельности. Обучение проводили сертифицированные специалисты компании «БизнесТехнологии».
Завершающим этапом внедрения системы стало составление технологических и пользовательских инструкций, а также разработка и внесение изменений в действующий регламент работы Аппарата Курганской областной Думы. Эту работу также выполнила компания «БизнесТехнологии».
В ходе реализации проекта внедрения системы «Дело» в Курганской областной Думе были выявлены некоторые особенности: номинально выделенные подструктуры, соответствующие комитетам и комиссиям Думы с целью создания единой системы документооборота как комитетов, так и областной Думы в целом; выделенное подразделение «Депутаты» с включением в качестве должностных лиц депутатов областной Думы; введение отдельного документа «Поручение руководителя отдела» (так называемые «устные распоряжения») для систематизации учета и контроля срока исполнения.
Весь проект внедрения удалось завершить до начала 2010 г.
К началу промышленной эксплуатации системы Курганской областной Думой были приобретены дополнительные лицензии системы «Дело», опции «Поточное сканирование», «ЭЦП и шифрование», «Мониторинг документов».
Как отмечается, эффект от внедрения электронного документооборота очевиден: появилась возможность более эффективно организовать коллективную работу над документами; увеличилась продуктивность работы с проектами документов в части согласования и утверждения его в электронном виде, а также возможность работы с версиями проекта документа; усилился контроль исполнения поручений; применение технологии поточного сканирования и масштабирование системы позволило снизить постоянные затраты Думы на канцелярские расходы; снизились затраты времени на обработку информации; повысилась оперативность получения необходимой информации.
Значительное влияние система «Дело» оказала на организацию работы общего отдела Курганской областной Думы: сократилось время на регистрацию документов; исключились потери информации через создание электронного архива документов; автоматизирована рассылка документов по электронной почте; автоматизирована печать конвертов для отправки документов почтой; сокращено время на подготовку статистических отчетов по работе с документами.
Кроме того, в планах Курганской областной Думы осуществить внедрение внутриведомственной электронно-цифровой подписи, что в перспективе позволит полностью отказаться от документов 3-5 летнего срока хранения, заменив бумажные носители на электронные, а также внедрить системы «Архивное Дело» с возможностью передачи в Государственный архив документов с истекшим сроком хранения в Думе.
Короткая ссылка
