Поделиться
«КЭС-Холдинг» оптимизировал обработку учетных документов с помощью ABBYY FlexiCapture
Компания ABBYY, мировой разработчик программного обеспечения и поставщик услуг в области лингвистики, распознавания документов и ввода данных, сообщила о внедрении решения для потокового ввода данных ABBYY FlexiCapture в ходе создания общего центра обслуживания и единой системы электронного документооборота на базе компании «Учетно-финансовый сервис» (УФС), входящей в состав «КЭС-Холдинга».
Работа над проектом велась в два этапа. Первоначально внедрение происходило в подразделениях компании, сосредоточенных в Московском регионе. В последующие месяцы проект охватил филиалы в 8 городах России. Сейчас система позволяет осуществлять потоковый ввод и последующую обработку 50 тыс. документов в месяц, в ближайшее время этот показатель планируется увеличить до 1 млн документов или более чем в 20 раз.
«КЭС-Холдинг» («Комплексные энергетические системы») владеет стратегическими/контрольными пакетами акций и осуществляет управление генерирующими компаниями ТГК-5, ТГК-6, ТГК-9, ВоТГК и 5-ю энергосбытовыми компаниями. В УФС передана функция ведения на предприятиях холдинга бухгалтерского и налогового учета. В ходе обслуживания предприятий КЭС компания УФС использует модернизированные АСБУ (автоматизированная система бухгалтерского учета).
В УФС была поставлена задача сократить затраты и сохранить качество предоставляемых услуг. Поэтому в компании было принято решение создать общий центр обслуживания, а в связи с этим — систему электронного документооборота (СЭД) с учетом развитой сети филиалов и множества обособленных подразделений. Таким образом, компании предстояло решить задачу внедрения в сети филиалов и подразделений системы распределенного сканирования первичных документов, их автоматизированной проверки и централизованного хранения скан-копий исходящих документов в СЭД компании.
На ввод в эксплуатацию такой системы отводилось всего 3 месяца, поэтому заказчик выбирал максимально простой инструмент с точки зрения внедрения. Во многом определяющими факторами выбора решения ABBYY стали качество работы системы и эффективность технической поддержки. Также важную роль сыграла сбалансированная стоимость ABBYY FlexiCapture, что обеспечивает быстрый возврат инвестиций, говорится в сообщении ABBYY.
Внедрение проводилось в сжатые сроки: от знакомства с системой до пилотного проекта прошло всего 3 недели. В результате тестовый стенд развернули в терминальном режиме, оперативно утвердили регламенты и написали инструкции для пользователей. Также были отработаны ошибки и сделаны доработки в части настроек. Благодаря поддержке специалистов ABBYY стало реальным в кратчайшие сроки перевести тестовую версию в рабочий режим.
Как отмечается, возможности системы позволили быстро внедрить штрихкодирование документов, что в дальнейшем сделает достижимым включение в проект финансово-учетных систем. На данный момент ABBYY FlexiCapture используется для потокового ввода данных в систему электронного документооборота компании. При этом сканирование осуществляется на местах в регионах, а верификацию данных операторы выполняют в рабочем режиме в центральных офисах компании.
С помощью решения ABBYY FlexiCapture уже сейчас в УФС централизована функция обработки документов бухгалтерского и кадрового учета. Также стандартизирована и ускорена обработка первичных учетных документов (командировочных, больничных листов и др.) за счет выделения функций первичного приема документов, верификации и проведения их в учетной системе компании. Появилась возможность более эффективно нормировать труд сотрудников на каждом этапе и, как результат, оптимизировать численность персонала, сообщили в ABBYY.
«В условиях нехватки ресурсов перед нами была поставлена задача сократить затраты и при этом принять на обслуживание десятки новых компаний, вошедших в контур холдинга. Без централизации и автоматизации ряда функций решить поставленную задачу было невозможно, — рассказал Дмитрий Капралов, начальник информационно-аналитического управления компании УФС. — Мы воспользовались ABBYY FlexiCapture как достаточно простым в освоении и эффективным инструментом. Кроме того, в данном случае проект не потребовал серьезных финансовых вливаний, что очень вписывается в общую концепцию оптимизации затрат».
Короткая ссылка
