IBM предлагает ПО для безбумажной обработки контрактов
Корпорация IBM анонсировала новую технологию, позволяющую компаниям малого и среднего бизнеса оформлять контракты и управлять ими в онлайновом режиме, без необходимости создания бумажной документации.
Веб-приложение Contracts OnLine, разработанное подразделением IBM Research, по мнению разработчиков, позволяет сократить время подготовки контрактов благодаря предоставлению доступа к контрактам в любое время и в любом месте. Прежде подготовка контрактов требовала от компаний работы с бумажными документами, пересылаемыми по факсу, электронной почте или через службы экспресс-доставки корреспонденции. Этот выполняемый вручную процесс отнимает много времени и становится причиной возникновения ошибок. Кроме того, при использовании бумажных контрактов не существует простого способа отслеживания или внесения изменений, проверки статуса или предотвращения доступа к содержанию контрактов для лиц, не имеющих на это права. Процедура подготовки контракта особенно обременительна для компаний сектора малого и среднего бизнеса, как правило, не имеющих в штате сотрудников, которые могли бы уделять много времени поддержке операций с контрактами.
Решение Contracts OnLine позволяет справиться с этими проблемами, предоставляя авторизованным пользователям возможность безопасно загружать на сервер документы, просматривать, вносить изменения, утверждать, подписывать контракты и отслеживать состояние подготовки контрактов в реальном времени с использованием веб-браузера, без установки дополнительного оборудования и программного обеспечения. Этот онлайновый сервис позволяет автоматически отправлять электронные сообщения сотрудникам, которых необходимо информировать о доступности контрактов для проверки и подписания, а также рассылать напоминания о требуемых действиях и сообщать всем участвующим сторонам об истечении срока действия контракта. Кроме того, с помощью этого сервиса пользователи могут взаимодействовать и сотрудничать с коллегами, поручая им задачи утверждения и подписания контрактов, а также осуществлять поиск контрактов в любое время, в любом месте.
Contracts OnLine отслеживает, кем и когда вносятся конкретные изменения, чтобы обеспечить более строгий контроль и аудит, а также автоматически применяет водяной знак с именами лиц, подписавших контракт, и датой завершения подготовки контракта. В результате значительно упрощается управление и ускоряется процесс подготовки контрактов.
Решение Contracts OnLine предлагает несколько функций, таких, как обработка многосторонних контрактов (для сделок, в которых участвуют один или несколько бизнес-партнеров, клиент и IBM), многоуровневая маршрутизация документов (между компаниями и в пределах одной компании), многоуровневая организационная иерархия (внутриорганизационные и межорганизационные структуры), поддержка контрактов с несколькими хостинговыми организациями, многоуровневый контроль доступа пользователей, электронные подписи, автоматическое включение водяных знаков, контроль документов, управление документами и формирование отчетов. Это приложение также использует ПО IBM WebSphere Application Server и СУБДDB2.
В настоящее время сервисом Contracts OnLine могут воспользоваться бизнес-партнеры IBM в США для поддержки бизнеса, связанного с решениями IBM. Клиенты из США, ведущие бизнес с корпорацией IBM, в том числе заключающие контракты лизинга или займа со службой IBM Credit LLC, также могут использовать этот бесплатный сервис для ускорения доставки новых продуктов и услуг IBM. В следующем году этим сервисом смогут воспользоваться бизнес-партнеры и клиенты за пределами США.
Поделиться
Короткая ссылка
