Разделы

Интеграция Документооборот Внедрения

«1С:Документооборот» ускоряет взаимодействие подразделений «Альянс-Энерджи»

Компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) сообщила о завершении работ по запуску системы электронного документооборота в сервисной компании «Альянс-Энерджи». «1С:Документооборот 8» позволил вдвое ускорить процесс обработки и согласования документации, а также наладить своевременный обмен данными между региональными подразделениями компании.

«Альянс-Энерджи» предлагает комплексные решения в области мониторинга, эксплуатации, сервисного обслуживания и модернизации энергетических систем предприятий. Компания имеет разветвленную, постоянно развивающуюся сеть филиалов. Головной офис находится в Санкт-Петербурге, а филиалы — в Томской области (г. Стрежевой), Тюменской области (г. Нефтеюганск), Самарской области (г. Отрадный). Работа с большим объемом документов является одним из ключевых бизнес-процессов в «Альянс-Энерджи».

Уже через месяц после открытия сотрудники компании ощутили нехватку единой системы по работе с документами: терялись договоры, затруднялся обмен данными между региональными офисами, затягивалось согласование. Кроме того, руководство «Альянс-Энерджи» решило ввести международную систему менеджмента качества, что увеличило количество документов и усилило нагрузку на сотрудников. Необходимо было в короткие сроки упорядочить большой поток документов, обеспечить их безопасное хранение, а также наладить четкое взаимодействие всех офисов для быстрого согласования и обмена данными, говорится в сообщении БИТ.

Инициаторами автоматизации выступили сами сотрудники «Альянс-Энерджи», многие из которых уже привыкли работать в системе электронного документооборота. Партнером по внедрению стала компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ). На выбор руководства повлиял опыт БИТ в реализации подобных проектов, в том числе при участии нынешних специалистов «Альянс-Энерджи» на прежних местах работы. Для реализации проекта был использован программный продукт «1С:Документооборот», который обладает необходимым функционалом и проверен на практике многими российскими компаниями.

Активная совместная работа специалистов БИТ и «Альянс-Энерджи» позволила внедрить «1С:Документооборот», уложившись в заданные сроки и бюджет. Сейчас в системе работают более 80 пользователей из региональных офисов.

В результате выполнения проекта ускорилась обработка большого потока договоров. В системе настроены готовые шаблоны для разных типов договоров, поэтому на оформление одного документа у сотрудника уходит около двух минут. Раньше этот процесс занимал в несколько раз больше времени.

MES по-русски: чем заменить зарубежные системы управления производственными процессами
Цифровизация

Между всеми филиалами компании установлен обмен данными в режиме онлайн. По отзыву заказчика, за счет этого вдвое сократилось время согласования внутренних документов. Сотрудники каждого офиса «Альянс-Энерджи» вовремя получают информацию о распоряжениях руководства. Это значительно помогает топ-менеджменту в управлении предприятием.

Кроме того, удалось устранить потери документации. Новая система обеспечивает надежное хранение всех данных, распределенных по отдельным папкам. При этом доступ сотрудников к той или иной папке может быть ограничен заданными правами доступа.

В ходе проекта специалисты БИТ также интегрировали систему электронного документооборота с программным решением "1С:Бухгалтерия 8", что позволило ускорить взаиморасчеты по договорам и в минимальные сроки проводить оплаты.

«Итоги автоматизации превзошли наши ожидания. Мы не только привели в порядок всю документацию, но и смогли за короткое время построить в молодой компании грамотный и четкий документооборот, — подвел итоги проекта Александр Рыбников, генеральный директор компании «Альянс-Энерджи». — Для всех сотрудников ощутимо упростился процесс исполнения и контроля задач, а взаимодействие между всеми подразделениями стало происходить более оперативно».

Татьяна Короткова