Поделиться
Как организовать безбумажный юридически значимый документооборот
Компаний, успешно внедривших электронный документооборот, уже довольно много. Однако в большинстве случаев это бумажный документооборот с электронной поддержкой. Документ согласуют в электронном виде, потом распечатывают вместе с листом согласований и подписывают уже в бумажном виде. При этом уже есть эффективные системы юридически значимого документооборота, где можно полностью обойтись без бумаги.Практика по-настоящему безбумажного документооборота в последнее время быстрее развивается в области обмена документами с внешним миром. Так, в налоговую инспекцию нужно либо сдавать счета-фактуры исключительно на бумаге, либо в безбумажной форме (отправленный таким образом счет-фактура автоматически становится юридически значимым документом).
Комплексная задача юридически значимого документооборота
Конечно, на пути перехода к обмену электронными документами еще есть препятствия, но их немного. На практике уже многие российских компаний интересуются готовностью их системы к юридически значимому документообороту, поддержке электронной цифровой подписи и прочих связанных с этой темой аспектах.
Понятие юридической значимости
В представлении большинства людей, электронный документ – это файл. Однако, это не так, особенно когда он юридически значимый и безбумажный. В федеральном законе № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определено понятие «документированная информация». Это «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель». То есть, кроме самой информации необходимы реквизиты для ее идентификации. Таким образом, документ – это структура, в которой содержание отделяется от идентификационных реквизитов.
Кроме того, в законе № 149-ФЗ указано: «Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме». Это значит, что и в нем должна присутствовать реквизитная часть. Причем ни в одном определении как закона № 149-ФЗ, так и закона № 63-ФЗ «О цифровой подписи» слово «файл» не упоминается ни разу. Это стоит запомнить, поскольку структура документа и его отличие от файла важны для понимания использования электронной подписи в документообороте.
В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержится понятие юридической силы документа. Это «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления». Дополнительно определено понятие официального документа: «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке». Как видно, юридическая значимость нигде не прописана. На практике это определение применяется только к электронным документам, в отношении бумажных используется лишь понятие «юридической силы».
В законе № 63-ФЗ определено: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».
Отсюда следует, что юридическая значимость – это равнозначность электронного документа официальному документу на бумажном носителе, имеющему юридическую силу. Также из всех определений вытекает признание бумажного документа в некотором смысле первичным по отношению к электронному. Но это не так важно. Важно, что в итоге документ становится официальным, когда он официально издан автором «наружу», то есть направлен или может быть направлен другому юридическому или физическому лицу.
Для многих видов документов определены правила оформления и удостоверения, по которым они становятся официальными. Это нанесение на документ собственноручной подписи лица, уполномоченного совершать правовые акты от имени организации, заверение его подписи зарегистрированной печатью организации, или – для физического лица – собственноручно написанный (или подписанный) документ, позволяющий идентифицировать это лицо. Например, содержащий Ф.И.О., адрес или полные паспортные данные.
Важно понимать, что документ становится официальным не в момент его издания, а в процессе создания, оформления и удостоверения. Этот процесс протекает внутри организации и именно он, процесс, должен соответствовать установленному порядку создания, согласования, оформления, утверждения и регистрации документа. Из этого следует, что в момент издания официального документа его соответствие надлежащему порядку должно быть гарантировано. Это касается и юридически значимых электронных документов.
Как обеспечить юридическую значимость
Допустим, компания приобрела сервис доставки юридически значимых электронных документов. Этот сервис выглядит как личный кабинет на сервере оператора электронного документооборота, в который можно загрузить файлы и, вооружившись сертификатом, полученным от удостоверяющего центра, их подписать. Однако тут и возникают проблемы. Например, как гарантировать, что документ, который кто-либо из сотрудников компании только что выложил в свой личный кабинет, оформлен и удостоверен в установленном порядке? Как это определить по файлам документа? Ведь на самом деле в компании оригиналом считается только распечатанный и подписанный бумажный документ. Сличать загружаемую в базу оператора электронную копию с бумагой теоретически возможно, но практически тяжело.
Даже если документ делался с помощью системы электронного документооборота (СЭД), где гарантия, что он был правильно оформлен и удостоверен при согласовании? Ведь подписей на электронных документах нет. Эти вопросы остаются за кадром, пока речь идет о счетах-фактурах. Они оформляются и удостоверяются в порядке, жестко установленном в учетной системе компании, практически без участия человека. Но когда дело касается контрактов, исходящих писем, дополнительных соглашений, спецификаций, технической документации – необходим другой порядок.
Короткая ссылка
