Поделиться
В СДЭК внедрили электронный обмен документами с сотрудниками
В СДЭК запустили переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО), за месяц внедрения более 40% сотрудников перешли на онлайн-обмен документами. Об этом CNews сообщили представители «Контура».
СДЭК предоставляет услуги доставки и курьерской службы уже 25 лет и представлен более чем в 40 странах, среди них: США, Китай, Турция, Белоруссия и др. В России у СДЭК большая и распределенная структура: головной офис в Новосибирске, более 20 филиалов и многочисленные партнеры по всей стране. В отделе кадров компании работают 22 специалиста, именно они ведут кадровое администрирование более 7250 сотрудников.
При этом 20% штата на постоянной основе работают удаленно, а отделы кадров на местах находятся только в пяти городах — сотрудники из других филиалов могут общаться с ними только в переписке или по телефону. Кроме того, в структуре компании есть склады с круглосуточной сменной работой: в ночные смены у сотрудников нет возможности передать документы или оперативно связаться с отделом кадров.
В таких условиях бумажный документооборот занимал много времени: на сбор и доставку оригиналов могло уходить от одной до трех недель.
С переходом на КЭДО в СДЭК прежде всего рассчитывали упростить обмен документами для сотрудников, которые работают удаленно или в филиалах без собственного отдела кадров. В онлайн-формате оригиналы подписываются быстрее, не нужно отправлять бумаги почтой или приезжать в офис лично. В долгосрочной перспективе КЭДО упростит работу и для кадровой службы, особенно когда все процессы в системе будут отлажены, а скорость обмена документами возрастет.
Для обмена документами онлайн в СДЭК выбрали сервис «Контур.КЭДО» — он отвечал необходимым критериям: гибкость системы, возможность интеграции с существующим порталом СДЭК, минимальное количество шагов для запуска электронного документооборота. Интеграция заняла меньше месяца, и уже в январе 2025 г. сотрудники начали пользоваться сервисом.
Сейчас «Контур.КЭДО» уже используют 72% сотрудников, а в планах — перевести на электронный документооборот 90% штата. В онлайн перешли практически все кадровые документы и процессы, которые разрешает трудовое законодательство. По расчетам СДЭК, планируемая экономия от внедрения КЭДО для компании составит до 15 млн рублей в год — в первую очередь за счет снижения расходов на бумагу, печать и доставку документов сотрудникам.
Вера Богданова, руководитель службы кадрового администрирования: «Мы оформляем и обрабатываем сотни документов ежедневно — от приема на работу до увольнения. С КЭДО мы упростили этот процесс: сотрудникам не нужно приезжать в офис или пересылать бумаги почтой, они могут подписать документы из любой точки в любое время. Кадровым работникам это тоже облегчает задачу: не придется продолжать вести громоздкие архивы и вручную следить за каждой подписью. Да, пока в отдельных случаях удобнее оформить бумагу прямо в офисе, но мы уверены, что в перспективе электронный формат сэкономит время и для кадровой службы».
Короткая ссылка
