«Батыр» переводит документооборот на ЭДО «СКБ Контур»

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Владимир Бахур

Торговая сеть «Батыр» объявила о переходе на систему электронного документооборота компании «СКБ Контур». Как рассказали CNews в компании, сегодня EDI.Контур используется для работы с 200 из 350 поставщиков. Количество электронных заказов «Батыра» достигло 85 тыс. в месяц.

До EDI в компании действовала система автозаказа. За каждым поставщиком в сети закреплен менеджер, который контролирует заказы и при необходимости может редактировать их.

Менеджер отправлял заказ на e-mail поставщика, далее следовал звонок или переписка сторон, чтобы уточнить заказ, поставщик отгружал товар, сопровождая поставку бумажными документами, по которым сеть принимала товар. Если расхождений не было, сеть подписывала документ, если были – составляла акт расхождений.  Затем стороны искали причины расхождений и устраняли их.

«Объем бумажных документов увеличивался, сверка документов занимала все больше времени, приемка проводилась медленно. В определенный момент мы поняли, что остро нуждаемся в дополнительном инструменте, с помощью которого можно управлять отношениями с поставщиками, совершенствовать работу с заказами, упростить приемку и сверку первички. EDI – как раз такой инструмент», – отметил Евгений Пинемасов, представитель торговой сети.

В марте 2015 г. «Батыр» провел тендер, в котором участвовали ведущие EDI-провайдеры. Сеть анализировала тендерную документацию, число и состав подключенных к тому или иному провайдеру поставщиков, проводила встречи и в результате выбрала СКБ Контур. В течение мая 2015 г. «Батыр» и «СКБ Контур» сформировали проектную команду, проанализировали действующую схему заказа, разработали устав проекта и продумали техническую реализацию.

«Батыр» использует товароучетную систему RunRetail. Чтобы напрямую обмениваться с поставщиками EDI-сообщениями, сеть воспользовалась специальным интеграционным модулем. Так как он разработан именно для данной системы, не потребовалось кардинально менять бизнес-процессы. На то, чтобы установить и настроить модуль ушло три недели.

В результате сеть получила цепочку из четырех типовых EDI-сообщений: ORDERS (заказ) – ORDRSP (подтверждение заказа) – DESADV (уведомление об отгрузке) – RECADV (уведомление о приемке). Интеграционное решение дает возможность впоследствии расширить ее за счет юридически значимых документов, которые нужно подписывать сертификатом квалифицированной электронной подписи (КЭП). Тогда «Батыр» сможет обмениваться с поставщиками закрывающими документами, необходимыми для бухгалтерского и налогового учета.

После внедрения интеграционного модуля настал черед подключать первых поставщиков. На первом этапе в нем участвовали двое поставщиков. Затем, чтобы быстрее получить репрезентативные результаты, число пилотных поставщиков увеличилось до 10. Тестовый период прошел успешно и не выявил серьезных препятствий и ошибок между сторонами при электронном заказе. Поэтому по результатам проектная команда приняла решение о массовом подключении поставщиков к системе EDI.Контур.

В это же время сеть работала со своими сотрудниками, которым предстояло познакомиться с новым сервисом: наставники разъясняли суть процесса, обучали и показывали, что изменится в их работе.

В период пилотного проекта сеть доработала документы, которые регламентируют взаимоотношения с поставщиками, под новые условия. В частности, добавила в типовой договор поставки положения о работе через EDI и разработала дополнительное соглашение, которое регулирует обмен EDI-сообщениями.

Большая часть поставщиков «Батыра» впервые столкнулась с системой электронного заказа. Понадобилась большая и кропотливая работа проектной команды, чтобы рассказать и объяснить, что такое EDI, в чем преимущества такой формы заказа и что для этого понадобится конкретно от каждого сотрудника. Обучение проходило в разных форматах: семинары, вебинары, индивидуальные совещания.

«Это принесло плоды. Сегодня подавляющая часть поставщиков работают с нами через EDI. Неохваченным остался очень небольшой процент, в который вошли мелкие поставщики, либо поставщики с биржевой ценой на продукцию. Теперь нам не терпится перевести в электронный вид бухгалтерские документы. Мы рассчитываем, что это и нам, и поставщикам существенно сэкономит операционные затраты, ускорит наш документооборот и избавит нас от расхождений и ошибок», – сказал Евгений Пинемасов.

Сейчас интеграционное решение, которое позволит «Батыру» перейти на юридически значимый электронный документооборот, находится на финальной стадии разработки. В итоге сеть получит схему документооборота, где поставщики направляют в электронном виде первичные документы по поставке, они перегружаются в RunRetail; там они автоматически сверяются с фактически поступившим товаром, на основе полученных данных сотрудник решает, какие документы принимать к учету и выгружать их в бухгалтерию, а по каким работать с поставщиком на предмет расхождений.