«М.Б.А. Финансы» внедрила СЭД на базе EOS for SharePoint

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия

Компания «М.Б.А. Финансы» обеспечила прозрачность процессов и оперативность реагирования на изменения, касающиеся локальных событий или обусловленные глобальными регуляторными решениями, с помощью решения EOS for SharePoint. Об этом CNews сообщили в компании «Электронные офисные системы».

«М.Б.А. Финансы» работает на рынке услуг по управлению проблемной задолженностью в России и входит в международную группу компаний M.B.A. Empire со штаб-квартирой в Лондоне (Великобритания). «M.Б.A. Финансы» специализируется на предоставлении комплексных услуг премиального класса по взысканию просроченной задолженности физических лиц для банков и других организаций финансового сектора (МФО, страховые компании), а также для телекоммуникационных компаний. Головной офис компании находится в Москве, операционные центры — в Брянске и Смоленске.

«Как и у всех компаний, не имеющих автоматизированного документооборота, обработка и учет документов ранее велись с помощью бумажных журналов регистрации. Пересылка корреспонденции в филиалы и получение документов от них осуществлялись по электронной почте (она также использовалась для согласования проектов документов), факсу и каналам традиционной почты, — рассказала Елена Гераськина, руководитель проекта со стороны «M.Б.A. Финансы». — В связи с этим специалисты нашего головного офиса и филиалов часто сталкивались с трудностями, связанными с поиском документов, отслеживанием их движения, а также контролем исполнения. Ситуацию необходимо было менять, поэтому и было принято решение о внедрении системы электронного документооборота».

Выбор был сделан в пользу решения EOS for SharePoint по нескольким причинам. По отзыву заказчика, основными критериями для принятия данного решения послужили доверие к самой платформе Microsoft SharePoint, а также возможность с помощью EOS for SharePoint выстраивать различные гибкие маршруты движения документов и организовать работу с электронной подписью.

Партнером «M.Б.A. Финансы» по внедрению стала брянская компания «Альта-Софт», сертифицированный партнер ЭОС. В ходе проекта в «M.Б.A. Финансы» регулярно проводились рабочие совещания с сотрудниками компании «Альта-Софт». На них обсуждался сам процесс внедрения и отдельные этапы, выстраивались и корректировались планы.

Одной из важнейших задач проекта было создание единой базы для регистрации всей входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов, их хранения, организованного поиска документов. При этом для компании было важно, чтобы, несмотря на территориальную удаленность филиалов, сотрудники имели оперативный доступ к информации, и на согласование документов у руководства компании уходило как можно меньше времени.

Проект по внедрению системы EOS for SharePoint завершился менее чем за полгода. На первом этапе, который стартовал в марте 2014 г., сотрудники «Альта-Софт» провели анализ документооборота «M.Б.A. Финансы» и выделили ключевые бизнес-процессы, которые необходимо было автоматизировать в первую очередь. На этом этапе будущий проект системы электронного документооборота был нарисован на бумаге. Некоторые процессы были автоматизированы «как есть», другие пришлось изменить и оптимизировать.

Затем, в мае 2014 г., система EOS for SharePoint была настроена и подготовлена к эксплуатации. После этого сотрудники начали проходить индивидуальное обучение на уже работающей системе. Сотрудники филиала в Брянске проходили обучение на своих рабочих местах, а сотрудники центрального офиса в Москве и филиала в Смоленске — дистанционно, по Skype. Также был разработан ряд подробных инструкций по работе исполнителей, регистраторов и руководителей в системе.

«В процессе обучения иногда выявлялись нюансы в работе сотрудников, которые не были учтены ранее, но это не становилось каким-либо препятствием: вносились изменения, дополнения, и обучение продолжалось дальше, — продолжила Елена Гераськина. — В июне 2014 года система была запущена в тестовую эксплуатацию и продолжилась ее “тонкая настройка”. Несомненно, на данном этапе у сотрудников нашей компании возникали вопросы, некоторым из них было сложно отказаться от привычных методов работы с документами. На этом этапе мы собрали и обработали замечания пользователей по работе с СЭД и в соответствии с ними скорректировали маршруты и объекты в самой системе. В промышленную эксплуатацию СЭД была запущена в июле 2014 года».

На данный момент в «M.Б.A. Финансы» уже подвели некоторые итоги проекта. Во-первых, благодаря внедренной СЭД в компании удалось обеспечить информационное взаимодействие между территориально удаленными подразделениями. По оценкам заказчика, это позволило сократить время на передачу документов из центрального офиса, находящегося в Москве, в филиалы в Брянске и Смоленске и обратно. Во-вторых, за счет контроля над исполнением документов и повышения прозрачности действий пользователей повысилась исполнительская дисциплина специалистов. Кроме того, сократились расходы на бумагу и обслуживание оргтехники.

«Наша территориальная структура достаточно разрозненная, что являлось основной причиной длительного поиска оригиналов документов. На данный момент эти потери минимизированы благодаря полному отслеживанию движения документов внутри системы, — подвела итоги проекта Елена Гераськина. — Как и для любой другой организации, для нас очень важно иметь оперативный доступ к информации, что сейчас достигается благодаря хранению данных в единой базе. И, более того, сам поиск нужной информации интуитивно понятен и удобен, что тоже немаловажно».

В данный момент внедренная в «М.Б.А. Финансы» система активно развивается за счет постепенного увеличения числа пользователей. Также рассматривается интеграция СЭД с системой «1С».

«M.Б.A. Финансы» намерена и дальше сотрудничать с ЭОС. В частности, сейчас в компании присматриваются к решению «Архивное дело», интегрированному с системой EOS for SharePoint.