Поделиться
Завершился третий этап проекта в «Балтике» по автоматизации электронного архива документов
Компания «Монолит-Инфо» сообщила о реализации в пивоваренной компании «Балтика» и сдаче в эксплуатацию третьей очереди электронного архива бухгалтерских и финансовых документов на базе «ERP Монолит», включающей документы, связанные с проведением тендеров, а также с обработкой обращений от контрагентов.
Автоматизированный электронный архив документов — это один из этапов создания интегрированной системы электронного документооборота. Поставщик решения — компания «Монолит-Инфо», бизнес-партнер и разработчик корпоративной информационной системы «Балтики». Проект реализуется с 2010 г.
Как рассказали CNews в «Монолит-Инфо», проект построения электронного архива бухгалтерских и финансовых документов позволяет «Балтике» достичь ряда стратегических целей управления бизнес-процессами и организации бухгалтерского учета — повышения скорости документооборота (в том числе скорости доступа к первичным документам при налоговых и аудиторских проверках) и оптимизации структуры бухгалтерии благодаря тому, что при электронном хранении документов возможно территориально разнести функции приема, ввода и хранения первичного документа. Масштаб задачи — более двух миллионов документов в год и свыше 500 пользователей.
Проект реализуется в несколько этапов: начиная с пилотного проекта, выполненного в 2011 г., с последующим поэтапным подключением к системе отдельных групп документов. В первом полугодии 2013 г. реализована и сдана в эксплуатацию третья очередь системы, включающая документы, связанные с проведением тендеров, а также с обработкой обращений от контрагентов.
Реализованное решение содержит средства поддержки поточного сканирования документов с автоматическим разделением на пакеты и типы, с автоматической привязкой к документам ERP-системы. Маркировка первичных документов штрих-кодами позволяет автоматически разделять полученные в результате поточного сканирования данные на отдельные пакеты, идентифицировать документы ERP-системы, к которым относятся пакеты, разделять пакеты на отдельные типы документов. Система содержит средства управления процессом согласования (утверждения) документов, а также возможности для управления архивом оригиналов первичных документов.
К особенностям системы электронного архива, интегрированного с ERP-решением, относится интегрированный интерфейс работы с документами, когда пользователю одновременно доступна информация о структурированном аспекте документа (титульные характеристики, сумма, строки и пр.), о процессе утверждения документа (история и комментарии рецензентов) и обо всей неструктурированной информации, относящейся к документу (документы MS Office, сканы, изображения и пр.).
Следующий элемент развития системы электронного документооборота компании «Балтика» — проект по обмену с контрагентами электронными счетами-фактурами и актами выполненных работ, стартовавший в конце 2012 г. и находящийся в стадии реализации.
«Проект организации единого электронного архива финансовых документов с функциями поточного сканирования и штрих-кодирования позволяет компании оптимизировать структуру и загрузку бухгалтерских служб, а также повысить скорость документооборота — как в части первичного ввода документов в систему, так и в части скорости доступа к первичным документам при налоговых и аудиторских проверках, — отметил Герман Эпштейн, вице-президент по информационным технологиям пивоваренной компании «Балтика». — Успешная реализация проекта стала возможна благодаря проверенному партнеру “Балтики” в сфере ИТ — компании “Монолит-Инфо”».
Короткая ссылка
