Разделы

Интеграция Документооборот Внедрения

«Штокман Девелопмент АГ» внедряет Directum: завершен первый этап

Компания Directum сообщила о завершении первого этапа проекта по внедрению одноименной ECM-системы Directum в компании «Штокман Девелопмент АГ». По итогам этапа автоматизирована работа с входящей, исходящей и организационно-распорядительной документацией, а также функции контроля над исполнением поручений главного исполнительного директора.

«Штокман Девелопмент АГ» — международный проект и компания — оператор первой фазы освоения Штокмановского газоконденсатного месторождения, уникального по масштабности и сложности работ, говорится в сообщении Directum. Поэтому руководство компании уделяет особое внимание качеству организации и выполнения процессов управления. Одной из ключевых составляющих таких процессов является документационное обеспечение управления. Для повышения эффективности работы руководство компании поставило задачу внедрить систему, позволяющую автоматизировать процедуры делопроизводства и повысить уровень внутрикорпоративных коммуникаций.

В 2010 г. был объявлен тендер на поставку и внедрение системы электронного документооборота. По его результатам поставщиком решения стала компания «Акелон» — генеральный партнер Directum. В качестве платформы для построения системы электронного документооборота была выбрана система Directum.

Проект внедрения стартовал в конце октября 2010 г. Основными задачами проекта стали автоматизация работы с официальными документами и внедрение эффективного инструмента для контроля над исполнением поручений главного исполнительного директора. В результате выполнения проекта планировалось достичь сокращения сроков подготовки и согласования документов, обеспечить их централизованное хранение и удобный поиск, повысить уровень прозрачности, взаимодействия и эффективности деятельности персонала.

Внедряемое решение для «Штокман Девелопмент АГ» было основано на функционале «Базовых модулей» Directum и модуля «Канцелярия». Вместе с тем, на основе стандартного функционала системы рабочей группой проекта были выработаны и реализованы несколько уникальных решений. Одним из таких решений стало специально разработанное приложение «Менеджер личного планирования исполнения поручений», сообщили в Directum. Приложение дает возможность пользователям системы более эффективно распределять рабочее время при выполнении поручений главного исполнительного директора.

Также в процессе работы над проектом специалистами «Акелон» были расширены стандартные возможности Directum по локализации интерфейса. Был разработан механизм, позволяющий хранить реквизиты ключевых справочников в русской и английской интерпретации. Это позволило автоматизировать создание двуязычных документов и повысить удобство работы с системой для англоговорящих пользователей.

Вместе с этим, было использовано оригинальное решение — периодическое задание, основанное на автоматической постановке задачи исполнителям в системе Directum по заранее сформированному расписанию. Так, при необходимости выполнения какого-либо поручения с заданной периодичностью в параметрах устанавливаются даты повтора, например, каждые 10 дней и/или каждые 2 месяца. Это позволяет избежать многократного повторного ввода информации и облегчает работу делопроизводителей и контролеров, пояснили в Directum.

Чем заменить иностранные ECM
Импортонезависимость

Система Directum была принята в промышленную эксплуатацию в середине декабря 2010 г. В период проведения работ по внедрению Directum преподавателями «Акелон» было обучено свыше 20 делопроизводителей и ассистентов руководителей «Штокман Девелопмент АГ», а также проведены семинары для руководителей департаментов и управлений, выразивших желание самостоятельно работать в системе.

В результате реализации проекта вся входящая и исходящая корреспонденция, а также организационно-распорядительная документация хранится только в Directum и регистрируется в электронных журналах системы. Все поручения главного исполнительного директора выдаются исполнителям в электронном виде, контроль над их исполнением осуществляется в Directum с помощью специально разработанных для «Штокман Девелопмент АГ» отчетов.

По итогам использования системы Directum в «Штокман Девелопмент АГ» на протяжении полугода была накоплена достаточная статистика для оценки эффективности внедрения. Максим Бичук, руководитель проекта со стороны заказчика, подвел итоги проекта: «Уже в период опытно-промышленной эксплуатации наши сотрудники отмечали выгодные преимущества работы в системе Directum: удобный оперативный доступ к информации, возможность быстрого вариативного поиска документов и совместной работы над документами, снижение времени на подготовку и согласование документов, оперативность доставки поручений до исполнителей и удобство контроля исполнения поручений. Мы считаем, что цели данного этапа внедрения системы Directum достигнуты. В ближайшей перспективе ожидаем в среднем 10-15% повышения эффективности всех автоматизированных процессов».

Как отмечается, «Штокман Девелопмент АГ» заинтересована в развитии системы Directum: наращивании функционала и автоматизации новых бизнес-процессов. В настоящее время к системе Directum подключены пользователи филиалов компании в Мурманске, Санкт-Петербурге, Териберке, а также сотрудники представительства «Штокман Девелопмент АГ» в Париже.

Татьяна Короткова