Поделиться
КИСУП «Питер Газ» пополнилась модулями проектного документооборота и контроля исполнения поручений
Компания «ПМСофт» сообщила о пополнении системы управления проектами компании «Питер Газ» модулями проектного документооборота и контроля исполнения поручений.
В ходе построения комплексной системы управления инвестиционными и инжиниринговыми проектами «Питер Газ» руководством компании была поставлена задача создания единой интегрированной информационной среды. Для формирования подобной среды было необходимо совершенствовать коммуникации между всеми участниками инвестиционных и инжиниринговых проектов компании в условиях постоянного увеличения объема информации по проектам и количества пользователей системы. Решить обозначенную задачу предполагалось с помощью внедрения проектного портала в составе модулей «Проектный документооборот» и «Контроль исполнения поручений».
В январе 2011 г. в составе КИСУП «Питер Газ» началось внедрение портального решения на платформе Microsoft SharePoint Server 2010, призванного наладить эффективные процессы информационного взаимодействия между всеми участниками проектной деятельности компании.
Компонентами портального решения стали: модуль для организации проектного документооборота, функциональные возможности которого включили ведение единого хранилища проектной документации, осуществление контроля изменений, ведение журнала версий комплектов документации и отдельных документов, учет документооборота проектной документации; модуль контроля исполнения поручений, в задачи которого вошло ведение общих и проектных календарей, формирование пунктов повестки и приглашение участников, фиксация и контроль поручений в разрезе совещаний, проектов, исполнителей, автоматизация формирования и электронное согласование протоколов, подготовка сводной отчетности, отправка запросов информации.
«В нашей компании численность проектных команд составляет от нескольких человек до нескольких десятков сотрудников, упорядочить и скоординировать деятельность и коммуникации которых, без применения современных информационных систем, затруднительно. Совместно с “ПМСофт” мы структурировали информационное содержание основных типов проектов и подготовили шаблоны рабочих областей, — рассказал начальник информационно-технологического управления компании «Питер Газ» Е.А. Рябчуков о модуле проектного документооборота. — Создание защищенного и упорядоченного рабочего пространства под новый проект теперь занимает не более получаса. Участники проекта имеют свою зону ответственности, которая отражена и в рабочей области проекта на портале, что позволяет получать актуальные сведения по проекту с учетом полномочий и уровня доступа конкретного сотрудника».
«Еженедельно у нас проходит несколько крупных совещаний в рамках нашей деятельности, результатом которых является новый протокол. При этом очень важно не упустить из работы ни один из пунктов предыдущих совещаний, вот почему мы используем централизованную систему для учета и контроля исполнения поручений, — разъяснил выгоды модуля контроля поручений руководитель информационно-аналитического отдела «Питер Газ» В.П. Данильченко. — Одновременно на контроле находятся сотни поручений, и система нам помогает оперативно в срок запрашивать и собирать с ответственных сотрудников актуальную информацию о состоянии их исполнения. Сводные отчеты формируются нажатием одной кнопки, что важно, потому что они могут понадобиться незамедлительно в любое, даже нерабочее время».
По отзыву заказчика, выбор программного продукта Microsoft SharePoint Server 2010 как основной технологической платформы внедренного портального решения был обусловлен соответствием данного ПО ИТ-инфраструктуре «Питер Газ», а также успешным опытом внедрения аналогичных решений в инжиниринговых компаниях. «ПМСофт» обеспечила выполнение проекта по внедрению портального решения сертифицированными специалистами, которые также осуществляли его поддержку на этапе первоначальной эксплуатации.
По информации «ПМСофт», благодаря внедрению модуля «Проектный документооборот» все участники проекта обеспечены оперативной и релевантной информацией, организовано централизованное хранилище документации проекта, ее контроль и учет изменений, минимизированы временные задержки доведения официальной информации до участников проекта. Запуск модуля «Контроль исполнения поручений» обеспечил автоматический контроль невыполненных поручений прошлых совещаний, возможность спрогнозировать неисполнение поручения в срок, мгновенное доведение принятых решений до исполнителей и участников проектных команд, ведение полной истории каждого поручения, включая изменения плановых сроков и формирование сводных отчетов по исполнительской дисциплине.
Короткая ссылка
