Поделиться
Bonduelle внедрила робота для формирования отчетов и актов по ИТ-услугам
ИТ-интегратор «Ап-линк» совместно с Pix Robotics завершил RPA-проект по внедрению программного робота для формирования отчетов и актов для валютного контроля в компании Bonduelle
Компания Bonduelle специализируется на переработке овощей. Поставляет на российский рынок как консервированные, так и замороженные овощные продукты. В России у компании три завода и головной офис в Москве. Общий штат сотрудников насчитывает более 500 человек.
Процесс формирования отчетов и актов – это ежемесячный процесс, необходимый для оплаты услуг в головной офис компании. Эти отчеты и акты прилагаются к платежам, которые проходят через валютный контроль. Поэтому они должны создаваться оперативно и без ошибок.
Компанией было принято решение о роботизации данного процесса на российской RPA-платформе Pix. Услуги по внедрению платформы и разработке программного робота оказал ИТ-интегратор «Ап-линк».
В первый день нового месяца в 18:00 запускается робот, который обращается к мастер-данным и начинает процесс формирования отчетов и актов. Для этого робот берет заранее сформированный шаблон и по описанной логике производит его заполнение и расчет необходимых параметров. После завершения работы отправляется уведомление сотрудникам. Все данные о ходе процесса расчета и заполнения записываются в журнал данных.
При технических ошибках робот направляет на электронные адреса группы поддержки, исполнителя и других участников письмо-уведомление, вносит отметку об ошибке в журнал и ждет устранения для продолжения работы.
Внедрение программного робота позволило сократить время на выполнение процесса с 1 часа до 3 минут и исключило ошибки при формировании документов и, как следствие, снизило возможные риски, связанные с валютным контролем.
«Несмотря на сокращение временных показателей в 20 раз, ключевым в этом проекте стало не ускорение процесса, а именно снижение ошибок, которые влекли за собой ряд сложностей с валютным контролем. Программный робот Pix позволяет сокращать до 99% ошибок, и это одно из базовых функциональных преимуществ RPA-технологии», – сказала Мария Усова, RPA-аналитик Pix Robotics.
В Bonduelle идет процесс внедрения робота по разноске банковских выписок в ERP-систему. Это довольно трудоемкий и затратный процесс, на который ежедневно уходит 3-4 часа времени у сотрудника отдела бухгалтерии. После успешного внедрения данного робота компания рассчитывает сократить участие сотрудника в этом в процессе до 30 минут в день.
На этапе планирования и окончательного согласования находится запуск процесса роботизации для сотрудников клиентской службы. Суть потребности в следующем: на ежедневной основе сотрудники отдела проверяют поступающие заказы от клиентов на корректность и отсутствие ошибок и лишь после этого прогружают их в ERP и отправляют информацию на склады для отгрузок. В месяц обрабатывается более 3 тыс. заказов, и на каждый в среднем уходит 6 минут. Этот процесс требует около 300 человеко-часов в месяц. Это почти 2 полные месячные ставки. Успешное внедрение роботизации в данный процесс позволит полностью высвободить время 2 сотрудников.
Задача по разнесению банковских выписок в целом типовая и актуальна для всех компаний. Внедрение робота на данном участке дает заказчику мгновенные выгоды: сокращение трудозатрат и высвобождение времени, а также защита от ошибок. В данном проекте основные сложности были вызваны особенностями ERP-системы Bonduelle, а также большим разнообразием документов детализаций от клиентов-плательщиков.
Короткая ссылка
