Поделиться
Автоматизация клиентского сервиса в СХ «Белореченское». Запуск пяти предметных областей на едином решении
В первой половине 2021 г. компания «Константа» завершила проект автоматизации клиентского сервиса в СХ «Белореченское» на базе отраслевого решения «ERP4Food».
Целью проекта было повышение уровня клиентского сервиса и снижение трудоемкости исполнения задач клиентского сервиса.
Ключевой задачей – автоматизация процессов обслуживания клиентов на платформе отраслевого решения ERP4FOOD:
- Прием и обработка заказов покупателей
- Планирование и учет внутренних перемещений продукции
- Формирование заявки на производство
- Отгрузка продукции в разрезе партий и учета тары
- Доступность транспортных средств и водителей, формирование рейсов
- Бумажный и электронный документооборот с клиентами
- Обмен с ГИС «Меркурий»
Особенности проекта
1.Широта ассортимента и разветвленность системы сбыта
Предприятие объединяет большое количество производственных площадок и складов готовой продукции. Также присутствует довольно большая оптово-розничная сеть (17 оптово-розничных складов и 16 складов распределительных центров), значимая сеть фирменной розницы, которая управляется из единого центра и широкая распределительная структура через различные каналы обслуживания клиентов. Широта ассортимента продукции покрывает 87% продовольственной корзины, (что прямым образом влияет на разнообразие операций в системе и их объем).
2.Запуск пяти предметных областей на едином решении
В проекте стояло большое количество задач в рамках пяти предметных областей. Все их хотелось решить в рамках одного программного продукта. Таковым стал продукт «ERP4FOOD». Во многих случаях для их закрытия требуется 3-4 решения.
«В рамках данного проекта я выступал как эксперт на этапе подготовки проекта.В контексте задачи, которая попала в фокус нашего внимания, хочется отметить сложность и вариативность цепочки поставок клиента. На момент нашего знакомства, автоматизированным был, в основном, регламентированный учет и достаточный для него учет остатков продукции на складах. А прием и обработка заказов, ценообразование, планирование заявки на производство, формирование задания на отгрузку и оперативный партионный учет продукции – во многом, выполнялось вручную, в Excel или бумажном журнале. На автоматизацию этих процессов и был направлен реализованный нами проект», – сказал Андрей Шишкин, управляющий партнер компании «Константа».
Реализация проекта
Шаг 1. Регламентация
Исследовали действующие процессы организации, определили перечень процессов и функций предприятия, которые должны быть: оставлены в неизменном виде, трансформированы, организованы с нуля. После чего сформулировали функциональные требования к программному решению, которые позволят пользователям выполнять свои функции в рамках сформированных бизнес-требований.
В рамках данного проекта происходила не просто смена одной платформы ИТ-системы на другую, а принципиальная реорганизация текущих процессов предприятия. Поэтому на первом этапе было особенно важно проработать обновленную логику организации процессов.
Шаг 2. Разработка макета системы
Разработали план адаптации базового программного продукта под функциональные требования конкретного предприятия и реализовали изменения. По причине масштаба функционала реализуемого проекта, разработка макета системы была разделена на вехи, каждая из которых имела свое логическое завершение и ценностный результат.
Отдельно стоит отметить, что наличие отраслевого функционала, характерного для реализации продажи продуктов питания в «ERP4FOOD», позволило сократить количество кастомизаций решения под потребности предприятия. Кроме того, многие доработки производились сразу в формате выпуска новых релизов программного продукта, т.к. являлись полезными для решения задач и других предприятий отрасли.
Шаг 3. Подготовка и запуск системы в эксплуатацию
Наполнили систему данными, обучили пользователей и перешли к последовательному запуску всех разделов.
Ввод системы в эксплуатацию характеризовался массовостью одновременно запускаемых процессов – сразу несколько зависимых друг от друга подсистем. При этом, когда один блок процессов запускался, связанные с ним процессы продолжали работать в других системах. Для поддержания целостности учета для разных стадий запуска были разработаны разные схемы интеграции. Такой формат работы удлиняет запуск, однако существенно снижает риск сбоев, и, как следствие, уровень стресса его прохождения для бизнеса.
Результаты проекта
- Навели порядок в цепочке процессов исполнения клиентских заказов
- Свели к минимуму ручное оформление заказов
- Устранили ручное формирование документов отгрузки
- Организовали получение складских остатков в режиме реального времени
- Автоматизировали отправку данных в Меркурий по данным партионной отгрузки
- Автоматизировали расчет заявки на производство
Проект в цифрах
1. Запущено семь складов готовой продукции
2. Запущен функционал одного распределительного центра
3. Запущено пять предметных областей на едином решении: Клиентский сервис; Учет на складах; Интеграция с «ГИС Меркурий»; Планирование производства; Транспортная логистика.
4.Настроена интеграция с двумя действующими учетными системами предприятия.
Короткая ссылка
