Спецпроекты

Существуют ли эффективные СЭД для банков?

Документооборот ИТ в банках
Крупные финансовые структуры с территориально распределенными офисами активно инвестируют в автоматизацию своих бизнес-процессов, поскольку пришли к пониманию ценности ИТ. Какое место в общей инфраструктуре может занимать электронный документооборот и насколько высока эффективность таких решений? Опыт "Сургутнефтегазбанка" показывает, что финансовая компания должна давать четкие ответы на эти вопросы на каждом этапе своего развития.

Традиционное "узкое место" любого крупного предприятия, имеющего не только разветвленную структуру департаментов, но и филиальную сеть, находится на стыке зон ответственности локальных подразделений, создающих документы и подписывающих или рецензирующих их для отправки на уровень выше.

Взаимодействие разных отделов чаще всего оказывается нарушенным, если не соблюдается хотя бы один из этапов маршрута прохождения приказа или поручения – отследить это в рамках удаленных офисов без должного уровня контроля исполнительской дисциплины практически нереально. Нереально и выполнение операций контроля, когда счет таким документам идет на тысячи и десятки тысяч в течение отчетного периода. Это и подталкивает финансовые компании – в первую очередь банки – оптимизировать свой документооборот внутри филиальной сети. Тем не менее, каждый банк приходит к такому решению индивидуально, определяя границу, за которой его работа становится малоэффективной или парализуется.

В случае с "Сургутнефтегазбанком" это стало актуальным к 2006 году, когда у руководства появилось стремление сократить затраты и время на прохождение документов и на принятие решений. У банка – 4 филиала в разных регионах России, а также 13 дополнительных офисов и 8 операционных касс вне кассового узла в Сургутском и Нефтеюганском районе ХМАО. Для внедрения системы электронного документооборота, которая решила бы их проблемы, была привлечена компания Directum – вендор одноименной СЭД, а также интегратор продукта на разных предприятиях, в том числе финансовой сферы.

Как рассказал CNews руководитель службы ИТ "Сургутнефтегазбанка", система Directum была выбрана банком по критериям гибкости – в нее заложены такие возможности, как задание маршрутов движения документов, назначение прав доступа, формирование статистических и аналитических отчетов, удаленная работа и другие. "Нас устраивает лицензионная политика: клиентская лицензия конкурентная, то есть количество приобретенных лицензий определяет количество одновременно работающих в системе работников. Учитывали мы при выборе и достаточное число успешных внедрений в организациях разного профиля", – сообщил ИТ-директор.

Специалисты Directum вместе с представителями банка проанализировали существующую ситуацию в "Сургутнефтегазбанке" и определили для себя фронт работ, разделив его на четыре этапа. В процессе их реализации ECM-система Directum внедрялась сначала в пилотном варианте, когда ПО адаптировалось под требования существующих бизнес-процессов организации. После этого к промышленной эксплуатации приступили все работники головного офиса и территориальных подразделений.

От простого к сложному

В мае – июне 2006 года команда специалистов из Directum и "Сургутнефтегазбанка" провела работы по исследованию имеющихся бизнес-процессов банка, относящихся к документообороту. На основании этого было выработано техническое задание, требованием которого стало внедрение модулей управления электронными документами, деловыми процессами и канцелярией. Период с июля по сентябрь 2006 года был посвящен адаптации и настройке базовой версии системы Directum для обеспечения соответствия техническому заданию.

Осенью этого же года Directum была установлена в головном офисе "Сургутнефтегазбанка", где специальная рабочая группа провела ее тестирование, определила список замечаний и внесла свои предложения по доработке проекта. В результате этого была произведена дополнительная настройка и оптимизация работы системы.

Предпоследним этапом внедрения СЭД стал период с декабря 2006 по январь 2007 года, когда работниками "Сургутнефтегазбанка" были проведены работы по настройке системы на рабочих местах пользователей и решены оставшиеся организационные вопросы. Фактически, по прошествии 10 месяцев с 6 февраля 2007 года все структурные единицы "Сургутнефтегазбанка" приступили к промышленной эксплуатации СЭД.

Изменение количества создаваемых документов по годам

Источник: "Сургутнефтегазбанк", 2012

Сначала СЭД помогла организовать работу 300 работников банка, которые начали использовать ее для автоматизации работ по канцелярии и организационно-распорядительной документации. В электронную форму были переведены служебные записки, заявки, документы службы внутреннего контроля, приложения к приказам – регламенты, инструкции, положения и правила, а также технические заключения, планы мероприятий и отчеты. Попутно отпала необходимость регистрации служебных записок и заявок в журнале регистрации за счет автоматического присвоения им номера с указанием даты создания документа, и значительно сократилось время создания, рассмотрения и согласования документов. Благодаря этому исключились случаи потери документов и дублирования регистрации корреспондентских писем.


Взгляд месяца

На хайпе часто можно построить только фейк

Сергей Мацоцкий

основатель и член совета директоров IBS

Профиль месяца

Мы помогаем выращивать российское ПО

Андрей Филатов

глава SAP CIS