Поделиться
Микрофильмы в нокдауне, "цифра" побеждает
Заканчивается время безраздельного господства микрографии как единственной технологии, позволяющей компактно и надежно хранить юридически значимые документы. Хранение документов на цифровых носителях дает возможность активно использовать информацию в деловых процессах организации и, таким образом, превратить деятельность по хранению информации из затратной в "зарабатывающую". Именно электронное хранение решает остро стоящую как в бизнесе, так и в государственном управлении задачу эффективного использования информации.Микрографии сложно конкурировать с электронными документами там, где речь заходит об оперативном доступе, об организации эффективного поиска и обмена. В наше время, когда информация стала ценным товаром, это преимущество электронных систем часто становится решающим с точки зрения бизнеса. Микрография плохо подходит в качестве основной технологии и для современных архивов, предоставляющих онлайн-доступ к своим документам.
За последние годы немало крупных архивных фондов были переведены с микроплёнок и микрофиш в электронные форматы. Достаточно вспомнить ряд крупных проектов по оцифровке микрофиш, в том числе для Российской государственной библиотеки и электронной библиотеки Международного агентства по атомной энергии МАГАТЭ.
Главная причина перехода к цифровому хранению– в том, что информация и документы стали одним из важнейших активов организаций. Быстрый поиск и извлечение нужной информации, ее оперативное использование – это и конкурентное преимущество, и немалые деньги. На этом фоне затухание "пленочной" индустрии и постоянное удешевление хранения цифровых данных являются лишь второстепенными факторами, подталкивающими этот процесс.
Из ежегодных отчётов за последние пять лет компании Kodak, хорошо известной в области и микрографии, и цифровой обработки изображений, видно, что идет постепенное снижение спроса (на 1-3 % в год) на оборудование и расходные материалы для микрофильмирования – на фоне быстрого роста продаж продуктов и услуг, связанных с цифровыми технологиями. По итогам 2005 года "цифровые" доходы компании впервые превысили доходы, получаемые от продаж традиционных продуктов Kodak.
С переводом производства кинофильмов в крупнейших кинокомпаниях мира на цифровые технологии, с увеличением доли цифровых фотоаппаратов объемы производства пленки падают. Некоторые компании уходят из этого бизнеса. В итоге расходные материалы для микрофильмирования будут расти в цене, оборудование будет производиться узким кругом компаний и также стоить недешево.
Стоимость хранения электронных данных за последние годы значительно снизилась за счет удешевления оборудования и повышения его производительности. Эта тенденция сохранится и в будущем, но дальнейшее понижение стоимости будет более медленным, поскольку приходящаяся на оборудование доля общих затрат значительно уменьшилась.
Как показали итоги острых дискуссий на интернет-форуме американских специалистов ДОУ, прошедших в январе-марте 2006 года, в настоящее время затраты на организацию хранения документов в цифровом виде и на микропленке примерно одинаковы. Главный фактор, определяющий стоимость хранения – затраты труда на этапе переноса бумажных документов на архивные носители (80% и более), которые примерно одинаковы как при создании электронного архива, так и при микрофильмировании, и включают подготовку документов (расшитие, изъятие скоб и скрепок), сканирование, индексирование и т.д. Затраты на оборудование и программное обеспечение составляют 10-20%, и совсем небольшая доля расходов приходится на стоимость носителей информации. Затраты на последующее хранение в хороших климатических условиях в течение 10 лет составляют примерно 10% от затрат на этапе записи документов на носители.
Наиболее низкая удельная стоимость на этапе подготовки достигалась в очень крупных проектах, выполненных собственными силами компании, и составляла 4 цента за страницу (включая подготовительные операции, сканирование, индексирование и запись). При использовании услуг коммерческих фирм стоимость обычно находится в диапазоне 8-15 центов/стр. – примерно такие же цены предлагают и некоторые отечественные фирмы. Для сравнения, удельная стоимость в крупных отечественных проектах составила 13-16 центов за страницу (обработка данных всероссийской переписи, создание страхового фонда в учреждениях "Росархива"). По американским данным, коммерческая стоимость хранения микропленок составляет порядка 0,02-0,06 цента за страницу в год, в то время как стоимость хранения документов в онлайн-архиве колеблется, в зависимости от выбранного формата, в диапазоне 0,009-0,14 цента за страницу в год.
При этом специалисты подчеркивают, что основным мотивом отказа организаций от использования микрографии и перехода к созданию электронных архивов служит не желание что-либо сэкономить на стоимости хранения, а возможность увеличить прибыль, объём и качество производимой продукции и оказываемых услуг за счёт более эффективного использования корпоративной информации.
Более активное внедрение электронных документов сдерживается в основном отсутствием во многих странах (например, в России) законодательства, признающего юридическую силу деловых электронных документов. По сравнению с этим на второй план уходят проблемы короткого срока службы компьютерных носителей информации и быстрое устаревание оборудования и ПО. В такой ситуации микрография остается единственным способом создания компактных архивов юридически значимых документов длительного срока хранения. Впрочем, перемены в нашей стране уже начались: созданы первые архивы электронных документов, идет разработка законодательно-нормативной базы - так что и этой монополии скоро придет конец.
В США, где электронные документы уже стали обыденным явлением, микрография сдала позиции намного сильнее. Характерным примером наступления современных технологий стало вступление в силу в октябре 2004 года закона США "Об обработке чеков в 21 веке". Закон стимулирует использование банками современных методов обработки, когда чеки сканируются, и в дальнейшем пересылаются только их образы. Если образ чека соответствует установленным стандартам, то оригинал можно уничтожить. Закон придает соответствующим образом оформленной распечатке графического образа чека ту же юридическую силу, что и оригиналу. В итоге многие американские банки стали постепенно избавляться от оборудования для микрофильмирования, приобретая вместо него системы сканирования и хранения образов в электронном виде.
Кроме того, особенностью законодательства США является право каждой из сторон, участвующих в судебном разбирательстве, потребовать от другой стороны предъявления всех документов, относящихся к делу, независимо от их вида, носителя или формата. Умышленное невыполнение подобного запроса на выемку обычно приводит к проигрышу дела. Для крупной корпорации поиск и отбор требуемых документов часто требует месяцев работы и обходится в миллионы долларов. В такой ситуации микроплёнка, безусловно, неудобна.
Похожая ситуация возникает в крупнейших государственных библиотеках. Пользователи все чаще хотят получить оперативный доступ и развитые возможности поиска необходимой информации. Микрофильмы их требованиям уже не отвечают.
Не менее важным фактором, влияющим на активное создание и использование электронных архивов в государственных структурах зарубежных стран, являются законодательные требования о свободе доступа к информации. Запрос на предоставление документов может поступить от любого гражданина или компании, и организация электронных архивов позволяет значительно сократить издержки на выполнение требований закона.
Короткая ссылка
