Спецпроекты

«Протек» автоматизировал документооборот на базе Directum

Интеграция Ритейл Документооборот Дистрибуция

Компания Directum завершила проект внедрения ECM-системы Directum в компании ЦВ «Протек» (Москва) – российском дистрибьюторе фармацевтических препаратов и товаров. Система была установлена более чем на 4 тыс. рабочих мест, охватив работу большинства подразделений компании «Протек», говорится в сообщении Directum.

Холдинг «Протек» ведёт свою деятельность во всех субъектах РФ и активно наращивает свою деятельность. Развитие бизнеса, появление новых партнеров и заказчиков повлекли за собой усложнение бизнес-процессов холдинга и увеличение объема поступающих и исходящих документов. В таких условиях эффективное управление взаимодействием и снижение затрат на работу с документацией стало одним из приоритетных направлений внутреннего развития «Протек». Для его реализации руководство компании взяло курс на внедрение ECM-системы Directum.

На сегодняшний день проект полностью завершен. Реализовывался он совместной рабочей группой, в которую вошли эксперты Directum и ИТ-специалисты и аналитики «Протек». В результате был осуществлен переход на электронный документооборот, все удаленные подразделения были объединены в общее информационное пространство.

Функциональным ядром системы в «Протеке» стали «Базовые модули» Directum, модули «Канцелярия», «Управление договорами» и «Управление совещаниями». На их основе специалистами Directum были подготовлены решения, соответствующие специфике бизнеса компании «Протек». В ходе работ были полностью автоматизированы следующие бизнес-процессы: регистрация входящих и исходящих документов; согласование, утверждение с помощью ЭЦП договорных и распорядительных документов; согласование и утверждение внутренних нормативных документов; контроль исполнения внутренних поручений; проведение совещаний с возможностью гибкого управления цикличными совещаниями с большим количеством вопросов, решений и исполнителей; делегирование полномочий.

В рамках проекта также была реализована интеграция ECM-системы Directum с БД «Кадр» и Oracle E-Business Suite – системы обмениваются справочными данными и реквизитами документов. В дальнейшем планируется автоматизировать различные направления бизнеса, в частности направление построения юридически-значимого электронного документооборота с аптеками и партнерами холдинга.

Благодаря прямому диалогу бизнес-пользователей и специалистов по внедрению в системе появились новые возможности. Так, например, по просьбе бизнес-пользователей были разработаны и внедрены механизм автоматического замещения сотрудников, основанный на интеграции Directum с внутренним порталом компании. С помощью данного механизма работник может заполнить стандартную форму на отсутствие, пользуясь корпоративным порталом, и эта информация сразу поступает в Directum, где автоматически формируется замещение.

Также появилась новая возможность поиска объектов системы через реестры, благодаря которой пользователь может найти информацию обо всех документах с грифом общего пользования и, если необходимо, запросить права доступа к ним.

К концу 2009 г. система была переведена в промышленную эксплуатацию. В итоге внедрения в несколько раз сократился объем операций с документами, снизились все издержки бумажного документооборота, процессы взаимодействия стали прозрачными, управляемыми и легко прогнозируемыми, сократилось время, затрачиваемое на обработку различных показателей бизнеса. Все это в совокупности повысило эффективность управления бизнесом в холдинге, отметили в компании Directum.

После завершения проекта планируется автоматизировать различные направления бизнеса, в частности направление построения юридически-значимого электронного документооборота с аптеками и партнерами холдинга.



Стратегия месяца

Уже появляются российские эквиваленты западных решений для банков

Сергей Пегасов

CIO Промсвязьбанка

Профиль месяца

Нужно ли локализовывать иностранное ПО

Александр Шохин

президент Российского союза промышленников и предпринимателей