Поделиться
В администрации города Куйбышева внедрена СЭД «Дело»
На территории Новосибирской области более 70 организаций используют систему «Дело» для ведения электронного документооборота и управления корпоративной документацией. С начала 2013 г. к их числу присоединилась администрация города Куйбышева, центра одноименного муниципального района. Проект реализован силами специалистов компании «КС-Консалтинг», партнера ЭОС.
СЭД «Дело» в конфигурации «из коробки» уже имеет все функции, необходимые для традиционного документооборота в государственных структурах, а также полностью соответствует ГОСТам отечественного делопроизводства. Система проста в установке и настройке, а интерфейс ее удобен и понятен даже для неопытных пользователей.
Все это определило выбор администрации Куйбышева в пользу СЭД «Дело». Кроме того, выбору способствовал опыт использования «Дела» в различных властных структурах Новосибирской области – пользователями системы являются областное Законодательное Собрание, территориальные органы Минюста и Федеральной службы судебных приставов, десятки районных и городских судов и др.
Как сообщили CNews в компании ЭОС, до внедрения СЭД учет входящей корреспонденции Управление делами администрации Куйбышева вело в бумажных журналах, а исходящих – в таблице Excel. Контроль исполнения документов также был налажен в «журнальной» форме.
В связи с тем, что делопроизводство в администрациях муниципальных образований в целом ведется по унифицированным правилам, а компания «КС-Консалтинг» реализовала уже десятки подобных проектов, информационное обследование и подготовка к настройке системы проводились дистанционно. Сбор информации осуществлялся по электронной почте и телефону. Первый опыт работы с клиентом в формате «удаленного обследования» оказался удачным и позволил провести все работы без потери качества.
Специалисты «КС-Консалтинг» изучили все необходимые для настройки системы нормативные документы, провели обследование документооборота, а также обучили системного технолога. В ходе подготовки к установке СЭД сформирован тематический классификатор для обращений граждан и классификатор по видам документов (в соответствии с группами), обеспечено формирование типовых статистических отчетов по документообороту, разработана схема централизованного контроля исполнения резолюций руководителей – главы города, заместителей главы, руководителей отделов и управлений.
Серверная часть системы и все рабочие места были установлены самостоятельно специалистами администрации Куйбышева. Также ИТ-подразделение муниципалитета произвело настройку системы на организационную структуру и схему документооборота в соответствии с рекомендациями, подготовленными «КС-Консалтинг».
Обучение системного технолога СЭД «Дело» проходило в г. Барнауле на территории «КС-Консалтинг». После завершения обучения специалисту из администрации МО г. Куйбышева был выдан сертификат.
На данный момент в системе «Дело» осуществляется регистрация обращений граждан, входящих и исходящих документов, формируются почтовые реестры. Заметно сократилось время на поиск необходимой информации в документальной базе. Кроме того, система позволяет отслеживать сроки и состояние исполнения документов. В перспективе - освоение функции прикрепления к регистрационным карточкам электронных копий.
В дальнейшем Администрация г. Куйбышева планирует закупку дополнительных рабочих мест СЭД «Дело» для создания единого рабочего пространства всех подразделений муниципалитета и перехода на полноценный электронный документооборот.
Короткая ссылка
