«Гагарин-Инжиниринг» внедрила электронный архив документов «Этлас»

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Специалисты компании «Гагарин-Инжиниринг» самостоятельно развернули и настроили электронный архив «Этлас». Об этом CNews сообщили в компании «Этлас-Софт».

«Гагарин-Инжиниринг» входит холдинг НПК «Саулит-Инжиниринг» и занимается комплексными поставками технологического оборудования, деталей трубопроводов, блочно-модульных зданий для создания промысловой инфраструктуры на объектах нефти и газодобычи. Компания включена в перечень уполномоченных поставщиков НК «Роснефть», компаний «Ванкорнефть», «Зарубежнефть», «Газпром нефть», «Арктикгаз», «Тоталь» и др. и осуществляет поставки по заказам этих компаний.

В связи со спецификой своей деятельности компания ежедневно обрабатывает большое количество как своих внутренних документов, так и документов заказчиков, поставщиков и партнеров. В связи этим было принято решение о внедрении на предприятии электронного архива с целью получения быстрого доступа к документам с различных предприятий холдинга и ухода от бумажных документов. После изучения предложений на рынке электронных архивов специалисты «Гагарин-Инжиниринг» сделали выбор в пользу системы электронного архива «Этлас» как наиболее сбалансированного, по их мнению, решения, соответствующего всем поставленным требованиям.

В частности, выбранное решение обеспечивает: возможность создания произвольной структуры хранения любых типов документов; быструю автоматизированную пофайловую регистрацию и надежное хранение документов на сервере; гибкий и настраиваемый поиск документов; надежность хранения данных с наличием дополнительных инструментов шифрования документов и шифрования каналов передачи данных; защиту программного комплекса от различного вида сетевых атак; поточное заведение в систему документов со сканера; возможность интеграции с корпоративной почтой холдинга; наличие механизмов создания резервных копий как базы данных, так и базы документов.

Одним из главных критериев выбора системы было наличие простого и мощного инструментария, который позволит самостоятельно настроить и внедрить систему в короткие сроки, с возможностью получения консультаций у специалистов «Этлас-Софт».

Как отмечается, система «Этлас» обладает широким спектром механизмов настройки, которые были предоставлены заказчику: настройка автоматического именования, нумерации, размещения и структурирования документов при их регистрации в системе; конструктор карточек; конструктор поиска; генератор отчетов.

В связи с тем, что за последнее время участились кибератаки на предприятия, остро встал вопрос сохранения информации и создания ее копий в различные места. Для решения этой задачи было принято решение установки сервера контроля за функционированием системы. В его функции входит: слежение за дисковым пространством на серверах и сетевых хранилищах; контроль над функционированием серверов системы «Этлас»; автоматизация резервного копирования документов и базы данных; верификация целостности существующих резервных копий с использованием контрольных сумм; слежение за целостностью исполняемых модулей системы, в том числе с целью защиты от повреждения их вирусным программным обеспечением.

Все вышеперечисленные операции сервер контроля выполняет при непосредственном уведомлении администратора системы, отправляя различные уведомления и предупреждения как через почту и SMS, так и внутри самой системы.

Помимо автоматизации работы с внутренними документами, заказчик сформировал хранилище всей документации, накопившейся за многие годы работы.

В результате реализации проекта специалисты компании «Гагарин-Инжиниринг» создали и ввели в эксплуатацию организационно-распорядительный архив, который включает в себя хранение входящих, исходящих и внутренних документов организации (договора, письма, приказы, распоряжения и т.д.).

В целом, по отзыву заказчика, внедрение электронного архива «Этлас» позволило сотрудникам различных подразделений существенно облегчить работу со всей документацией, оптимизировав, таким образом, работу компании в целом.