Поделиться
«Татэлектромаш» внедрил СЭД Directum
Компания «Проекты и Решения» завершила внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum в ХК «Татэлектромаш» (г. Набережные Челны).
Предприятие «Татэлектромаш» производит широкий спектр продукции для строительства, машиностроения и автоиндустрии. С ростом числа заказчиков и усложнением бизнес-процессов внедрение высоких технологий в систему менеджмента холдинга стало необходимым компонентом дальнейшего развития, говорится в сообщении компании Directum.
Опираясь на опыт предприятий, уже использующих у себя систему электронного документооборота, руководство компании летом 2008 г. взяло курс на внедрение системы Directum. Выбор был обусловлен оптимальным сочетанием стоимости и функционала системы, а также положительным опытом реализации ИТ-проектов у специалистов регионального бизнес-партнера Directum – компании «Проекты и Решения».
Проект внедрения системы Directum в ХК «Татэлектромаш» стартовал в августе 2008 г. В проектную группу, выполнявшую внедрение, вошли как специалисты «Проектов и Решений», так и сотрудники «Татэлектромаш». Перед проектной группой был поставлен ряд важных задач: перевод документооборота в электронный вид; описание, оптимизация и автоматизация основных процессов взаимодействия; создание единого хранилища документов с гибкими возможностями доступа к ним; создание механизма мониторинга текущих работ; создание единой информационной корпоративной среды, обеспечивающей быстрый обмен информацией и возможность создавать аналитические отчеты по разным срезам. Для решения этих задач внедрялся функционал «Базовых модулей» Directum, а также модулей «Канцелярия» и «Управление договорами».
Прежде чем приступить к развертыванию системы, специалисты компании «Проекты и Решения» предложили комплекс мер по оптимизации документооборота, которые позволили перенести существующую модель делопроизводства в электронный вид. В результате важнейшие процессы взаимодействия перешли в систему уже в модифицированной и оптимизированной форме, что способствовало быстрой адаптации электронного документооборота к реалиям холдинга, отметили в Directum.
В рамках проекта была также модернизирована договорная работа. Благодаря функционалу модуля «Управление договорами» были автоматизированы процессы согласования и регистрации договоров. Специалисты компании «Проекты и Решения» спроектировали все процедуры работы с договорами так, что они легко подстраиваются как под типовые договорные документы, так и под нестандартные виды договоров и соглашений. При этом решение поддерживает учет и хранение технической документации, связанной с договорами: технических заданий, эскизов, чертежей, моделей и других документов.
По информации Directum, оптимизация и стандартизация работы с договорами позволили сократить число участников процесса согласования, соответственно, сократился и маршрут, по которому движется договор. Проект договора быстро проходит все необходимое согласование, подписывается руководством с помощью ЭЦП и отправляется на исполнение. Таким образом, бизнес-процесс стал прозрачным и легко управляемым. Все это привело к тому, что сократилось время согласования типового договора с 3 недель до 3 дней. А некоторые договорные документы, например, типовой договор на продажу, теперь утверждаются всего за несколько часов.
Секретари и делопроизводители «Татэлектромаш» получили новый отлаженный механизм учета входящей и исходящей корреспонденции и контроля поручений. Плюс к этому в систему Directum полностью перешли процессы: согласование служебных записок на оплату; выдача, учет и контроль исполнения заданий в рамках проектов; учет и контроль входящей и исходящей корреспонденции, приказов, поручений, информационных служебных записок; выдача и контроль исполнения служебных записок на техническое обслуживание (Service Desk); учет и контроль рекламаций клиентов на проданную продукцию; управление совещаниями; согласование приказов.
По замерам специалистов «Проектов и Решений», в системе в месяц обрабатывается и утверждается более 500 договоров, регистрируется более 1000 входящих писем и подписывается ЭЦП более 200 приказов. Система Directum развернута на рабочих местах ключевых сотрудников компании «Татэлектромаш», работающих в приемных директоров, в канцелярии и производственно-функциональных подразделениях холдинга (договорной отдел, службы снабжения и продаж, бухгалтерские и кадровые службы, руководители производственных и бизнес-подразделений) – всего подключено более 100 сотрудников. Для удаленных сотрудников, находящихся вне офисов компании, внедрено решение «Мобильный клиент», позволяющее принимать и отправлять резолюции по согласованию документов с использованием мобильных устройств.
С лета 2009 г. система Directum переведена в промышленную эксплуатацию. При этом проект активно развивается. В данный момент автоматизируется процесс согласования и учета тендерных заявок. В рамках этого бизнес-процесса будет автоматизирована подготовка заявки с внесением счетов на оплату, согласование по этапам и учет результатов, анализ и контроль поступивших накладных, согласование и оплата утвержденных счетов. Как ожидается, в результате будут сокращены сроки проведения тендеров, усилен контроль над фактическим исполнением поставок и контроль над платежами.
Короткая ссылка
