Разделы

Цифровизация Внедрения Документооборот

«РусФинанс» перешла на юридически значимый электронный документооборот с помощью «СКБ Контур»

Компания «РусФинанс» в 12 раз сократила годовые расходы на документооборот. Экономия достигнута в результате внедрения юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) на базе системы «Контур.Диадок» от компании «СКБ Контур». Помимо снижения расходов, «РусФинанс» ускорила обмен документами с контрагентами. Раньше цикл документооборота занимал у компании порядка месяца. Переход на ЭДО сократил этот период до одних суток, сообщили CNews в «СКБ Контур».

«РусФинанс» кредитует 51 дилерский центр Mazda. Через компанию ежегодно проходит более 115 тыс. документов. Каждый автомобиль Mazda производитель сопровождает счетом-фактурой, накладной ТОРГ-12 и счетом на оплату, причем все документы в трех экземплярах. В месяц отгружается порядка 3 тыс. машин, таким образом за этот период между компаниями курсирует около 9,6 тыс. документов. Далее «РусФинанс» направляет документы дилерам.

Работа с бумажными документами была долгой и трудоемкой. Производитель направлял электронные копии документов в «РусФинанс». Специалисты компании проверяли их, сверяли, формировали на их основании платежные поручения. После согласования производитель отправлял бумажные оригиналы почтой. В компании документы подписывали и возвращали экземпляры поставщика почтой. Причем при пересылке документы могли потерять или испортить. Аналогично выглядел документооборот между «РусФинансом» и дилерами.

«Наши ежегодные затраты на печать и отправку документов составляли более 6 миллионов рублей. Один документ с учетом расходов на бумагу и распечатку обходится примерно в 60 рублей, — пояснил Эрик Руиз, руководитель проекта внедрения ЭДО компании «РусФинанс». — Переход на электронный документооборот позволил нам сэкономить средства и снять проблему закрытия документов. Результат перехода на ЭДО, безусловно, стоит вложенных ресурсов».

Для внедрения системы электронного документооборота «Контур.Диадок» проектная команда, в которую вошли специалисты вендора и «РусФинанса», проанализировала действующие схемы. Они выявили ненужные этапы, которые тормозят прохождение документов, чтобы исключить их при переходе на ЭДО. Затем команда тестировала каждый шаг документооборота.

Как сократить время на настройку резервного копирования и повысить его надежность?
Цифовизация

«В период тестирования мы настроили сверку: сопоставление документов в системе ЭДО и в 1С. Специалисты “РусФинанса” установили для сверки основные критерии, в том числе 17-значный VIN-номер автомобиля и номер договора, — рассказал Константин Козлов, руководитель системы «Контур.Диадок» вендора «СКБ Контур». — Наши специалисты за две недели адаптировали интеграционный модуль “Диадока” под эти требования. Если раньше проверка данных полей требовала времени, то сейчас сверка происходит автоматически — быстро и точно».

По итогам проекта «РусФинанс» реализовала поставленные задачи: ускорила документооборот, снизила затраты на него, уменьшила количество ошибок, исключила потерю документов. Кроме того, упростился процесс представления документов в налоговые органы, благодаря тому что находить их в электронном стало проще.

«РусФинанс» входит в группу компаний, во главе которой находится «РусФинансБанк». Опыт перехода на ЭДО «РусФинанса» способствовал решению задачи головной компании — перевести в электронный вид коммерческие документы, отметили в «СКБ Контур».

Татьяна Короткова