Разделы

Интеграция Документооборот Внедрения Маркет

«Приволжская лизинговая компания» ускорила обработку проектной документации с помощью системы «1С:Документооборот 8»

Специалисты нижегородского филиал «1С-Рарус» завершили внедрение решения «1С:Документооборот» в «Приволжской лизинговой компании» (ПЛК). Новая система помогла втрое ускорить обработку входящих обращений и документации по проектам. При этом сокращено время на согласование проектной документации. Теперь сотрудники имеют мгновенный доступ к необходимым в работе документам, а руководство всегда точно знает, на какой стадии находится выполнение того или иного проекта, сообщили CNews в «1С-Рарусе». Объем потенциальных потерь, связанных с несвоевременной обработкой пакета клиентских документов, сократился на 12%. Снижение трудозатрат позволило направить дополнительные силы на развитие бизнеса.

Ежегодный объем электронного документооборота ПЛК составляет более 4300 различных документов: писем, коммерческих предложений, соглашений о сотрудничестве, электронных копий документов, графиков платежей. Ежемесячно компания регистрирует около 100 входящих и исходящих обращений, на основе которых стартует порядка 20 новых проектов. По каждому проекту необходимо провести не менее 20 электронных документов, а также оформить пакет печатных документов, которых по одной сделке может быть более 500. Эффективность работы предприятия напрямую зависит от скорости обмена данными между подразделениями. Необходимо оперативно формировать и согласовывать все необходимые документы, контролировать условия выполнения проектов и договоров.

Ранее документооборот в компании не был автоматизирован. Для регистрации входящих и исходящих документов, расчета условий коммерческих предложений, формирования графиков платежей и реестра сопровождаемых сделок использовались электронные таблицы. На обработку документов уходило много времени, согласование и выполнение проектов затягивалось. Отчеты для руководства также формировались вручную. В такой ситуации руководство компании не могло оперативно получать достоверную статистическую информацию о текущих сделках. Это, в свою очередь, значительно увеличивало время принятия управленческих решений.

Как уточнил Алексей Поющев, генеральный директор «Приволжской лизинговой компании»: «в 2013 году акционеры компании приняли решение о создании системы электронного документооборота. На это было несколько причин. Во-первых, все мы понимали, что существующий порядок хранения электронных версий документов и сведений о клиентах в виде общей сетевой папки и нескольких электронных таблиц — это, мягко говоря, прошлый век. Во-вторых, нам хотелось вместе с внедрением новой системы упорядочить работу компании, сделать бизнес-процессы более прозрачными и доступными для контроля, оптимизировать взаимодействие с клиентами».

Новая система должна была ускорить обработку, подготовку и согласование документов, оптимизировать работу с клиентами. Необходимо было обеспечить оперативное формирование отчетов по полученным и рассмотренным заявкам, по анализируемым сделкам и сделкам на оформлении, по заключенным и отказным сделкам. Сотрудникам нужна была возможность ведения календарей встреч мероприятий и встреч с клиентами, а руководству — инструменты для контроля загрузки сотрудников.

Для решения поставленных задач был выбрано решение «1С:Документооборот 8.Корп». Партнером по проекту стал Нижегородский филиал компании «1С-Рарус», с которым «Приволжская лизинговая компания» долгое время сотрудничала. Проект стартовал в январе 2014 г. и за 5 месяцев был полностью завершен. В компании автоматизировано 16 рабочих мест.

По отзыву заказчика, новая система позволяет оперативно обрабатывать входящие и исходящие документы, а также заявки клиентов. На формирование карточек клиентов и проектов с подгрузкой полного пакета документов требуется теперь всего полчаса, в то время как раньше это занимало более полутора часов. Сотрудник любого подразделения может мгновенно найти информацию о нужном проекте и оценить, на какой стадии находится его выполнение, сколько и каких документов собрано, получены ли оригиналы документов или в компании хранятся только их копии.

Реализована система электронного согласования и визирования документов. На различных этапах работы с клиентом в процессе согласования документов может быть задействовано до 6 подразделений компании, а также сторонние организации. По оценкам ПЛК, электронная система согласования помогла ускорить этот сложный процесс в среднем на 25%, что, в свою очередь, позволило сократить время работы с каждым проектом.

MES по-русски: чем заменить зарубежные системы управления производственными процессами
Цифровизация

Новая система позволяет менеджерам вести рабочий календарь, в котором отражены все ключевые действия по работе с клиентами. Система автоматически информирует пользователя о важных операциях, которые необходимо провести по различным проектам. Это помогает сотрудникам планировать свою загрузку и своевременно выполнять рабочие задачи.

Отчеты по активности клиентской службы, текущим контактам и проектам формируются буквально одним кликом. Все отклонения от утвержденного регламента работы становятся видны мгновенно. Теперь руководство точно знает, на каком этапе реализации находится каждый проект, по какой причине задерживается, когда наступает крайний срок выполнения той или иной задачи, и может оперативно вмешаться в процесс, обеспечив при этом положительный исход сделки.

Упорядочив работу с клиентами и снизив трудозатраты на обработку, учет и согласование документов, «Приволжская лизинговая компания» сумела высвободить дополнительные ресурсы для развития бизнеса в непростой экономической ситуации. По информации заказчика, объем потенциальных потерь, связанных с несвоевременной обработкой пакета клиентских документов на разных стадиях, сократился на 12%. Освободившееся время сотрудники посвящают работе над новыми проектами.

«Безусловно, вся отчетность по проектам формировалась и раньше, но с помощью разрозненных файлов и таблиц. Скорость получения отчетов напрямую зависела от квалификации персонала. Если есть сотрудник, который долгое время работает в компании и понимает, какие данные и откуда можно взять, то отчет будет готов относительно быстро. Если нет, то на его подготовку может уйти несколько дней. Сейчас на формирование отчета уходит максимум час», — рассказал Игорь Шорин, заместитель генерального директора по анализу рисков и организации операций.

«Сегодня “Приволжская лизинговая компания” вышла на качественно новый уровень организации бизнес-процессов. Регистрация входящих обращений ускорилась в 2-3 раза. Мы экономим время на подготовку необходимой отчетности, отчеты акционерам вообще отсылаются системой автоматически по расписанию. И большим плюсом является то, что итоговые затраты по проекту остались в рамках, указанных в первоначальном коммерческом предложении», — подвел итоги проекта Алексей Поющев.

Татьяна Короткова