Поделиться
«Калина»: «Электронный архив» на базе СЭД CompanyMedia
Концерн «Калина» (г. Екатеринбург) приступил к промышленной эксплуатации системы «Электронный архив», разработанной на основе СЭД CompanyMedia.Ежедневно сотрудниками концерна создается и обрабатывается несколько сотен документов. Огромный их массив, децентрализованное хранение, увеличение и усложнение документопотоков способствовали возникновению таких проблем, как:
Для их ликвидации было принято решение создать инфраструктуру хранения документов и управления ими: электронный архив документов. Чтобы выбрать наиболее подходящий для себя программный продукт, специалисты «Калины» провели тендер. Основными требованиями, предъявляемыми к системе, были:
- поддержка всех наиболее распространенных форматов электронных документов (текстовые, графические, аудио-, видео-файлы), возможность контроля типов всех вводимых в систему документов;
- создание рубрикатора архива документов с древовидной структурой любого уровня сложности;
- разграничение прав доступа на изменение документов;
- установка ссылок с одного на другие, связанные с ним, документы;
- протоколирование всех действий пользователей по внесению изменений в документы;
- защита информации от несанкционированного доступа;
- поиск документов по текстовым фрагментам и их совокупности, по атрибутам и их совокупности, поддержка возможности поиска только в актуальных версиях документов;
- возможность расширения функционала системы до создания на ее основе СЭД.
Практическая реализация проекта внедрения системы была поручена компании «Интермаст», бизнес-партнеру «ИнтерТраст» в Екатеринбурге.
Проект стартовал в октябре 2006 года. Сотрудники «Интермаст» провели обследование потребностей подразделений и специалистов концерна, доработали «CompanyMedia-Библиотека электронных документов» в соответствии с пожеланиями заказчика, обучили пользователей и технических специалистов работе с системой. В марте система, получившая название «Электронный архив», была сдана в промышленную эксплуатацию.
Внедрение системы позволило обеспечить централизованное структурированное хранение важных для бизнеса документов, что упростило их поиск, учет и контроль исполнения, и в целом положительно повлияло на управляемость концерна.
На сегодняшний день в ИС «Электронный архив» работают сотрудники 10 групп маркетинга концерна.
В будущем планируется увеличение пользователей системы за счет подключения к ней других подразделений Концерна, а также возможно создание на ее основе системы электронного документооборота.
Концерн «Калина» - крупнейший производитель парфюмерии, косметики и бытовой химии в России. Региональная торговая сеть концерна в России и странах СНГ состоит из 188 компаний-дилеров.
Короткая ссылка
