Поделиться
«Архивный фонд 4.0» внедрен в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края
Компания «Бизнес ИТ» – партнер «Электронных Офисных Систем» (ЭОС), осуществила внедрение в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края программного комплекса «Архивный фонд 4.0», предназначенного для ведения государственного учета, информационной поддержки и обеспечения сохранности архивных документов, создания научно-справочного аппарата к архивным документам.
До внедрения программного комплекса «Архивный фонд 4.0» в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края использовалась предыдущая версия системы (3.0). Основное отличие этих систем заключается в том, что «Архивный фонд 4.0» – клиент-серверная система, обеспечивающая одновременную многопользовательскую работу, которую поддерживал ПК «Архивный фонд 3.0». В ПК «Архивный фонд 4.0» существенно расширены функциональные возможности, по сравнению с ПК «Архивный фонд 3.0».
Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» обеспечивает: возможность автоматизированного учета кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, а также документов на электронных носителях; возможность прикрепления файлов соответствующих форматов к карточкам описания архивных документов на всех уровнях; информационную поддержку обеспечения сохранности архивных документов, включая возможность формирования паспорта архивохранилища; возможность формирования структуры архивохранилища, что упрощает работу по топографированию архивных документов; возможность формирования произвольного количества схем классификации (рубрикаторов) фондов, описей, дел и документов, что позволяет формировать структуры путеводителей по фондам различных каталогов и указателей на уровнях от фонда до документа.
Кроме того, программный комплекс предоставляет: возможность автоматизированного подсчета, проверки и контроля объемных показателей при движении архивных документов; возможность протоколирования действий пользователей; возможность перемещения дел из одной описи в другую, в случае переработки описи, перемещение дел из одного фонда в другой; возможность автоматизированного ведения каталога на основе ЕКДИ Архивного фонда Российской Федерации (2007 г.); возможность формирования отчетных документов в соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007 г.).
Гибкая система поиска информации позволяет формировать и сохранять поисковые запросы, осуществлять поиск по большинству реквизитов архивных документов (более 150 значений), искать по текстам прикрепленных электронных документов, а также формировать отчеты по результатам поиска.
Внедрение автоматизированной системы ведения централизованного государственного учета архивных документов государственных и муниципальных архивов Ставропольского края, обеспечит: ведение учета и научно-справочного аппарата на уровне архивного фонда, описи, единиц хранения/единиц учета; учет движения документов; формирование паспортов архива и архивохранилища; формирование отчетов; поиск информации и топографию.
Специалисты компании «Бизнес ИТ», прошедшие обучение и получившие сертификаты компании «Электронные Офисные Системы», проводили подробные консультации для работников государственных и муниципальных архивов Ставропольского края в классах учебного центра компании «Бизнес ИТ».
В результате работы специалистов компании «Бизнес ИТ» программный комплекс «Архивный фонд 4.0» был установлен и настроен в обоих государственных архивах Ставропольского края (Государственный архив СК и Государственный архив новейшей истории СК), а также в 25 муниципальных архивах СК.
В настоящее время специалисты компании «Бизнес ИТ» оказывают консультационные услуги по сопровождению программного комплекса.
Короткая ссылка
