Club.CNews: 8 шагов к успешному внедрению ECM-решений
Что должен сделать руководитель организации или ИТ-менеджер, чтобы избежать такого фиаско? На основе собственного опыта я дам в этой статье 8 рекомендаций, которые могут существенно увеличить шансы на успешное внедрение.
1. Очертите круг собственных потребностей. Очень важно определить, что именно вам нужно. ECM - очень широкая область. Поэтому нужно заранее знать, какие именно компоненты ECM-системы вам потребуются: захват, хранение, обеспечение безопасности и т. п. Чтобы получить ответ на этот вопрос, требуется опросить руководителей всех подразделений, а потом принять решение. В идеале число компонентов системы должно быть сведено к минимуму: только в этом случае система не превратится в информационную помойку, в которой будут храниться все нужные и ненужные документы.
2. Выберите консультанта. Если в вашей организации нет сотрудника с опытом внедрения ECM-решений или с хорошими знаниями в области ECM, стоит пригласить профессионального консультанта, который определит, что именно нужно вам в вашей ситуации, подберет адекватное решение и вендора.
3. Выберите подходящее решение . В ситуации, когда на рынке представлены сотни систем, очень сложно подобрать то, что действительно нужно. Мы выделям три группы ECM-решений:
Минимальные решения. Как следует из названия, такие решения отвечатют минимальному набору требований, но при этом они не мог быть усовершенствованы и вряд ли будут соответствовать требованиям завтрашнего дня. Их несомненным преимуществом является невысокая стоимость. Несомненно, такие решения можно рекомендовать тем, кто только начинает знакомство с ECM. Главным их недостатком является то, что их практически невозможно расширять и модифицировать: по мере развития организации они вряд ли смогут помочь в решении появляющихся проблем.... Примером минимального решения может служить простая система электронного документооборота, поддерживающая все наиболее распространенные форматы файлов и включающая набор функций для контроля версий.
Комфортные решения. К этой группе относятся решения, отвечающие требованиям сегодняшнего дня и при этом допускающие возможность расширения в будущем. По сравнению с решениями из предыдущей группы такие решения представляются гораздо более перспективными.

Лучшие решения. К этой группе относятся продуманные решения, проверенные на практике. Их стоимость может быть высока, и они доступны далеко не всем организациям. Такие решения подразделяются на компоненты и могут быть внедрены по частям.
4. Выберите партнера по внедрению. Мне иногда приходится организовывать референс-визиты одних наших действующих заказчиков — к потенциальным заказчикам(в основном это клиенты из банковской сферы). Потенциальные заказчики очень мало знают о ECM и хотят, чтобы руководители со стороны нынешнего заказчика поделились собственным опытом внедрения и использования ECM-систем. Я не знал, что именно расскажет клиент о наших услугах, но все прошло хорошо. Генеральный директор банка рассказал о том, с какие ошибки он допустил, внедряя у себя ECM-систему, и как он эти ошибки исправлял, в конце концов успешно завершив проект внедрения. Вот три момента, на которые он обратил внимание:
- технология имеет огромное значение, поэтому нужно выбрать платформу, которая будет отвечать растущим потребностям вашего бизнеса в течение по крайней мере ближайшего года ( более универсальное решение может отказаться для вас слишком дорогим);
- не меньшее значение имеет и выбор вендора. Вам нужен вендор, который не только знает систему, которую вы приобретаете, но понимает также специфику бизнес-процессов вашей организации. В противном случае вы можете потратить очень много времени на разъяснение специфики бизнеса разработчикам. Сотрудники вашей организации вникали в специфику работы годами; неужели вы думаете, что разработчики смогут во всем разобраться за несколько недель?
- обучайте и воспитывайте будущих пользователей системы, разъясняйте им преимущества новой технологии.
5. Пилотное внедрение vs. широкое внедрение. Вполне возможно, что вы приобретаете лучшее решение от хорошего вендора — но даже это не дает гарантии успешного внедрения в вашей организации. Деятельность всех организаций имеет свою специфику, поведение пользователей — тоже. В некоторых организациях после презентации вендор осуществляет пилотное внедрение программного продукта, позволяющее выявить, насколько последний соответствует функциональным и бизнес-требованиям. Она позволяет уменьшить многие риски, которые влечет за собой моментальное широкое внедрение.
6. Интеграция с другими приложениями: нужна или не нужна? Большинство приложений в настоящее время основываются на сервис-ориентированной архитектуре, что позволяет интегрировать их с другими приложениями. Такая возможность в некоторых случаях может оказаться очень полезной. Многие приложения сохраняют информацию в формата xls или pdf — и можно сразу же помещать ее в репозиторий. Многие ECM-системы могут быть интегрированы с ERP-системами, а также с системами управления бизнес-процессами, благодаря чему можно существенно сэкономить время и средства.
7. Позаботьтесь о должной технической поддержке после внедрения. Когда в организации все празднуют успешное внедрение системы, мало кто задумывается о том, что этот успех через некоторое время может обернуться кошмаром. На основании собственного опыта мы можем сказать, что об успешном внедрении системы можно говорить лишь тогда, когда она активно используется в повседневной работе. Договоритесь с вендором о технической поддержке и исправлении ошибок в течение по крайней мере 6-12 месяцев после установки.
8. Систему требуется регулярно обновлять. Мы живем в мире, где все постоянно изменяется. Меняется деятельность вашей организации. Изменяется отношение пользователей к используемому ПО. Большинство вендоров ECM-систем предлагают бесплатные обновления в течение всего периода, пока клиент платит за годичную техническую поддержку системы. С каждой новой версией разработчики исправляют ошибки и добавляют в программный продукт новые функции. Поэтому запланируйте в бюджете расходы на обновление системы и приведение ее в соответствии с требованиями времени.