Поделиться
СРО «Союзпроект» внедрила электронный архив «Этлас»
СРО «Союзпроект» успешно завершила внедрение системы электронного архива «Этлас» версии 7.1 с дополнительным модулем «Поддержка юридически значимой ЭЦП». Установка и настройка системы были выполнены в соответствии с техническим заданием, обеспечивая заказчику надежные и эффективные инструменты для управления документацией. Об этом CNews сообщили представители «Этлас-Софт».
Цели внедрения
Современные организации, особенно те, которые работают с проектной документацией, сталкиваются с необходимостью систематизации архивных данных, ускорения документооборота и обеспечения безопасности хранения документов. Внедрение системы «Этлас» позволило СРО «Союзпроект»: оптимизировать процесс хранения и поиска документов; обеспечить юридическую значимость электронных документов посредством ЭЦП; автоматизировать процесс выдачи и учета оригиналов документов; создать структурированную систему доступа к архивным данным; повысить уровень безопасности документации; минимизировать использование бумажного документооборота, снижая издержки на печать и хранение бумаг.
Основные этапы внедрения
Процесс внедрения включал в себя несколько ключевых этапов: проведение удаленного обследования существующего бумажного архива, анализ текущих процессов документооборота; консультации с заказчиком и заполнение опросных анкет для определения оптимальной конфигурации системы; создание и регистрация учетных записей пользователей в системе; формирование групп пользователей с разграничением прав доступа; построение структуры электронного архива с учетом специфики работы организации; заведение в систему всех необходимых справочников; настройка карточек документов (до трех типов) для удобного хранения информации; установка автоматических правил нумерации и именования документов; оптимизация процесса размещения документов с учетом организационных требований; формирование и настройка отчетов для мониторинга документооборота; обучение сотрудников заказчика работе с системой, разъяснение ключевых функций и возможностей.
Электронный архив «ЭТЛАС» соответствует современным требованиям к цифровизации документации и обладает следующими преимуществами: независимость от зарубежных поставщиков ПО, что важно в рамках стратегии импортозамещения; полная совместимость с другими системами документооборота и управления проектами; гибкость в настройке структуры архива и правил доступа; поддержка юридически значимой ЭЦП, что обеспечивает легитимность электронных документов; безопасность и конфиденциальность, гарантированные встроенными механизмами защиты данных; упрощение поиска и управления документами, что значительно ускоряет рабочие процессы; автоматизация рутинных задач, таких как нумерация, именование и размещение документов; интуитивно понятный интерфейс, снижающий порог входа для пользователей.
Итоги внедрения
После завершения установки и настройки системы, сотрудники СРО «Союзпроект» получили удобный инструмент для работы с архивными документами. Электронный архив позволил минимизировать риски потери данных, ускорить процесс поиска информации и повысить прозрачность документооборота.
Использование системы «Этлас» также позволило значительно сократить время, затрачиваемое на обработку документов, а также уменьшить вероятность ошибок при регистрации и хранении информации. В дальнейшем возможна интеграция с другими информационными системами и расширение функционала за счет дополнительных модулей.
Постоянное развитие системы «Этлас» и регулярные обновления обеспечивают ее актуальность и соответствие современным требованиям. Компания «Этлас-Софт» продолжает совершенствовать решения для цифровизации документооборота и архивного хранения.
Короткая ссылка
