Поделиться
"Монолит-Инфо" и United Bakers: крекерная ERP
Сегодня уже сложно представить себе серьезное предприятие, не использующее какие-либо информационные системы управления. Однако наступает момент, когда возможностей используемых решений начинает не хватать. Для большей управляемости и прозрачности бизнеса, повышения его конкурентоспособности компании принимают решение внедрять системы класса ERP. Аналогичные задачи решил холдинг United Bakers, выбравший ERP-систему питерских разработчиков "Монолит SQL".Как считает Кирилл Нечай, неудивительно, что решение "Монолит-Инфо" заинтересовало руководство компании после нескольких встреч, презентаций на различных выставках. На тот момент руководством United Bakers рассматривалась возможность развить существовавшие в компании решения собственными силами или внедрить один из отраслевых продуктов. В итоге после проведенного консультантами "Монолит-Инфо" бизнес-аудита United Bakers приняло окончательное решение внедрять ERP-комплекс "Монолит SQL".
ERP за девять месяцев
Проект начался с предварительного обследования – бизнес-аудита. Была получена подробная информация об объекте автоматизации и видении руководством United Bakers стратегии развития информационных технологий. Команда консультантов "Монолит-Инфо" состояла из семи человек – каждый отвечал за один или несколько функциональных блоков. По результатам бизнес-аудита "Монолит-Инфо" подготовила отчет, отразив в нем текущее состояние автоматизации, описав выявленные проблемные участки и сформулировав основные требования к новой информационной системе.
Элементы системы "Монолит SQL"
Увеличить
Кроме того, на этом этапе специалисты "Монолит-Инфо" убедились в возможности внедрения решения Монолит SQL на предприятиях холдинга, применимости базовых решений системы и оценили возможный объем доработок. Необходимо отметить, что именно тогда, в результате слаженной работы команды "Монолит-Инфо", службы ИТ и функциональных специалистов, обе стороны пришли к пониманию, что задачи, сформулированные руководством United Bakers и бизнес-заказчиками (финансовая служба, логистика и т.д.) могут быть успешно реализованы средствами "Монолит SQL" в жесткие сроки – запуск был запланирован на 1 января 2007 года.
Ход проекта внедрения решения "Монолит SQL"
- Предварительное обследование – бизнес аудит: март 2006
- Подготовка спецификаций настроек систем и доработок комплекса Монолит; согласование спецификаций с заказчиком: апрель 2006 – июнь 2006
- Настройка и кастомизация комплекса Монолит для United Bakers: июнь 2006 – 1 января 2007
- Тестирование, приемка настроек, проведение обучения: 1 октября 2006 – 1 декабря 2007
- Опытная эксплуатация: 1 ноября 2006 – 1 декабря 2007
- Ввод в промышленную эксплуатацию одновременно на всех производственных и торговых предприятиях United Bakers: 1 января 2007
Цели и задачи автоматизации, сформулированные "Монолит-Инфо" в отчете по бизнес-аудиту и затем утвержденные заказчиком, стали основой для продолжения проекта – проведения детального обследования и подготовки спецификации настроек комплекса "Монолит SQL".
"Обдумывая проект, мы отметили для себя ряд рисков, связанных с его реализацией, - вспоминает г-н Нечай. – Во-первых, жесткие сроки запуска системы – необходимо было заменить использовавшуюся информационную системы и перейти на решение "Монолит SQL" одновременно в восьми юридических лицах холдинга 1 января 2007 года. Кроме того, к рискам мы отнесли тот факт, что у заказчика не было опыта подготовки автоматизированной отчетности по МСФО. Внедряя наше решение, заказчик планировал существенно реорганизовать ряд бизнес-процессов. Также отметим недостаточную мотивацию части сотрудников United Bakers и менеджеров среднего звена, привыкших работать по-старому".
Впрочем, были и благоприятные факторы: это стремление руководства компании внедрять передовые информационные и управленческие технологии, непосредственное участие собственников и топ-менеджеров в принятии решений по проекту и контроль над их исполнением, высокая профессиональная квалификация сотрудников United Bakers, как функциональных специалистов, так и бизнес-аналитиков ИТ-службы.
Даешь единый план счетов!
Следующим этапом стала подготовка спецификаций настроек системы и кастомизация настроек ERP-системы "Монолит SQL" для проекта United Bakers. В процессе подготовки спецификаций настроек началась разработка и поэтапное согласование унифицированного плана счетов, единого для всех предприятий холдинга. "Монолит-Инфо" предложила заказчику отработанное с крупными холдинговыми структурами решение – многосегментный план счетов. Использование "широкого", состоящего из нескольких сегментов плана счетов в сочетании с автоматизацией бухгалтерской обработки – автоматическим формированием проводок, позволяло получить бухгалтерскую отчетность каждого юридического лица по отдельности; консолидированную управленческую отчетность и отчетность МСФО всего холдинга; учесть необходимые при консолидации элиминации; формировать необходимые аналитические выборки (по центрам затрат и т.п.).
Подготовка спецификаций настроек каждой системы завершалась ее "защитой" перед заказчиком. Описания настроек бизнес-функций, моделируемых средствами комплекса "Монолит", детально согласовывались со специалистами United Bakers (в ряде случаев для пояснения логики работы использовались реальные примеры настроек системы).
Поскольку одной из ключевых задач внедрения новой информационной системы была унификация бизнес-процессов компании, обследование решено было ограничить головными предприятиями холдинга, находящимися в Воронеже, бизнес-процессы которых и были взяты за основу при подготовке спецификаций. Позже, при одновременном внедрении системы "Монолит SQL" на всех площадках, это стало причиной ряда неприятных неожиданностей. На площадках обнаружились "эксклюзивные" бизнес-процессы, которые пришлось донастраивать уже после начала промышленной эксплуатации системы (силами специалистов ИТ-службы United Bakers и "Монолит-Инфо").
Также на этапе спецификации сотрудниками "Монолит-Инфо" совместно со специалистами United Bakers были формализованы критерии приемки настроенной функциональности – сценарии тестирования. На основании этих документов выполнялась в дальнейшем приемка настроенных частей системы, и если это было возможно, проводилось комплексное тестирование. Можно сказать, что процесс сдачи продукта сопровождался уточнением требований, непрекращающейся донастройкой и доработкой отдельных частей системы. К счастью, заказчику и исполнителю удавалось в сложных ситуациях находить компромиссные решения, что позволило избежать нарушения границ и сроков запуска проекта.
К началу ноября большинство подсистем было принято заказчиком, а с ключевыми пользователями было проведено обучение. Началась опытная эксплуатация этих подсистем.
"Ограниченность выделенных финансовых ресурсов не позволила провести очное обучение всех специалистов компании, задействованных в автоматизированных бизнес-процесса, даже процессах оперативного учета, - отмечает Илья Филипсон. - Поэтому значительный объем работ по обучению был осуществлен дистанционно: на основании тестовых примеров и инструкций сотрудники удаленных площадок самостоятельно обучались работать с системой, а при возникновении затруднений и вопросов обращались в ИТ-службу компании по специально организованной "горячей линии".
Впрочем, очное обучение все равно проводилось и в дальнейшем - вплоть до новогодних праздников. Несколько методических семинаров позволили окончательно сформировать и утвердить новый план счетов, структуру статей калькуляции себестоимости готовой продукции, схему бухгалтерской обработки и приступить к подготовке перехода.
Короткая ссылка
