Поделиться
Какую СЭД предпочли энергетики?
Для повышения эффективности любому отраслевому предприятию необходимо оптимизировать работу с информацией, упорядочить документооборот и повысить прозрачность контроля. Здесь, безусловно, не обойтись без СЭД - однако она должна в полной мере учитывать специфику бизнеса того или иного сектора экономики. В январе 2011 года в "Международной энергосберегающей корпорации" (МЭК) было завершено внедрение единой платформы для обеспечения автоматизации общего и договорного документооборота - "eDocLib: Актив Бизнес". Партнером по проекту стала компания "Корпоративные системы - Консалтинг" (КС-Консалтинг).Завершающим пунктом стал импорт в систему из файлового хранилища архива деловой переписки компании за 2009-2010 годы, после чего осуществлялся поэтапный ввод в действие системы.
По словам Виталия Моргунова, директора по маркетингу МЭК, поскольку внедрение "eDocLib: Актив Бизнес" началось на этапе, когда документооборот в компании еще не был формализован, она столкнулась с дополнительными трудностями – пришлось отвечать на вопросы, на которые еще не было готовых ответов, придумывать "на ходу" и т.д. "По этой причине я бы все-таки советовал внедрять систему на более поздних этапах, - говорит он.- Но с другой стороны, переход на платформу eDocLib на раннем этапе развития компании был продиктован желанием с самого начала ориентироваться на высокие стандарты современных управленческих стратегий. И, что называется, изначально "заточить" документооборот компании под электронные технологии".
Оцениваем результаты
На первом этапе удалось сделать очень важный шаг - описать и закрепить структуру общего и коммерческого документооборота компании, общие подходы к накоплению и управлению неструктурированной информацией, управлению задачами.
Импорт существующего архива электронных документов компании из файлового хранилища в "eDocLib: Актив Бизнес" дал возможность не распылять их по разным хранилищам, а уже на момент старта работы системы собрать все значимые документы в единой системе.
По оценке Виталия Моргунова, характерным при переходе на электронный документооборот является момент, когда поток документов в компании перестает казаться чем-то хаотичным и стихийным. "Внезапно ты начинаешь сам разбираться в его закономерностях и логике – и это, конечно, тоже очень полезно, поскольку позволяет не слепо копировать принятые где-то модели, но осознанно подстраивать процесс под свою компанию", - говорит он.
С 2011 года в системе ведется учет и управление всеми договорами документами, деловой перепиской компании. Активно используются возможности модуля интеграции "eDocLib: Актив Бизнес" с MS Outlook, такие как синхронизация задач и контактов, накопление в системе переписки сотрудников с контрагентами по e-mail с автоматическим увязыванием этой переписки с первичными документами (договорами, коммерческими предложениями и т.д.).
Базовые функции CRM, реализованные с "eDocLib: Актив Бизнес", дали коммерческому отделу возможность автоматизировать работу с действующими и потенциальными заказчиками, учитывая при этом возможные сделки, запросы потенциальных клиентов, планируя и проводя работу с ними в единой системе, обеспечивающей наглядное управление информацией и задачами.
В целом на первом этапе внедрения был обеспечен полнофункциональный доступ к системе десяти пользователей из числа ключевых менеджеров и инженеров компании.
Задумаемся о перспективах
Перспективным направлением использования "eDocLib: Актив Бизнес" в МЭК является автоматизация основных бизнес-процессов, связанных с работой с различной технической документацией. Рассматриваются варианты реализации в системе единого хранилища инженерных документов: технических обоснований, чертежей, спецификаций, результатов предпроектных обследований и т.п. При этом планируется не просто создать архив электронных документов, а обеспечить коллективную работу с информацией, согласование, управление задачами и контроль исполнения. Планируется, что в "eDocLib: Актив Бизнес" вся техническая документация должна существовать не "обособленным пулом документов", а быть динамично взаимоувязана с коммерческими предложениями, договорами, предварительными запросами потенциальных клиентов и т.д.
"Возможности eDocLib однозначно указывают на то, что будущее за системами электронного документооборота, - уверен г-н Моргунов. - Прозрачность, логика, упорядоченность, структура и порядок – прежде всего эти определения приходит в голову, когда меня просят описать впечатления о системе". Оценивая первые результаты внедрения, он отмечает некоторые временные недостатки. "Большие потоки текстовой информации просто нуждаются в графическом оформлении, не хватает гибкой настройки внешнего вида "под себя", аналитических инструментов, - объясняет он. Кроме того, по его словам, в конфигурации "eDocLib: Актив Бизнес", в будущем хотелось бы также видеть возможность организации документов не только вокруг "интересов", "возможных сделок" и "договоров", но "проектов", поскольку, по его мнению, это более емкое и универсальное определение, чем договор.
Тем не менее, по его словам, это все детали. "Понятно, что система будет корректироваться и развиваться, - комментирует он. - Главное, что она позволяет навести порядок в документообороте, решить проблему своевременного и качественного выполнения поручений, сохранить и защитить данные, а также предоставить возможности для организации работы в удаленном режиме. Именно такие условия диктует реальность для малых и средних предприятий, и поэтому со всей уверенностью могу сказать, что у систем подобных eDocLib- большое будущее".
Короткая ссылка
