ECM-систему Directum внедрили в «Русском море»

Компания «Акелон», генеральный партнер компании Directum, завершила внедрение ECM-системы Directum в группе компаний «Русское море», производителе и поставщике рыбной продукции.

Сезонность рыбного бизнеса значительно влияет на интенсивность бизнес-процессов компаний, занятых в этой отрасли. Большое количество сделок заключается в осенне-зимний период, и в связи с этим в этот период возрастает нагрузка на сотрудников, занимающихся договорным управлением. Руководство ГК «Русское море» ощутило необходимость в поддержке непрерывности договорной деятельности с помощью современных технологий и поставило задачу внедрить ECM-систему в компании и, в частности, полностью автоматизировать процессы управления договорными документами, говорится в сообщении компании Directum.

Летом 2010 г. руководство ГК «Русское море» инициировало выбор ECM-системы, по результатам которого предпочтение было отдано системе Directum. Поставщиком системы выступила компания «Акелон».

В ходе проекта участниками рабочей группы, в которую вошли специалисты ГК «Русское море» и консультанты «Акелон», был выработан ряд организационных решений в области делопроизводства, которые позволили повысить исполнительскую дисциплину сотрудников. Автоматизация процессов делопроизводства была выполнена с использованием стандартного функционала модуля «Канцелярия» системы Directum, полностью реализующего принципы ГСДОУ. ECM-система Directum стала единым местом регистрации входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов, а также архивом для хранения электронных образов документов. Благодаря системе сократилось время на поиск документов и была практически исключена необходимость работы с бумажными оригиналами, подчеркнули в Directum.

Для решения задачи управления договорными документами в ГК «Русское море» было разработано и внедрено специализированное решение на базе модуля «Управление договорами» системы Directum. В решении используется матрица согласования, которая позволяет гибко настраивать состав участников договорного процесса в зависимости от параметров договорного документа. По информации Directum, типовые маршруты согласования договоров разработаны с учетом уже существующей в компании деловой практики и обеспечивают сокращение сроков согласования, а также прозрачность и управляемость данного процесса благодаря жестким временным ограничениям и оптимально выстроенной последовательности прохождения договорных документов.

Алексей Колганов, Goodt: Дефицит «синих воротничков» сделал системы управления персоналом необходимыми для бизнеса Цифровизация

Дополнительно специалисты «Акелон» разработали ряд отчетов, позволяющих сотрудникам ГК «Русское море» формировать аналитические сводки по договорному документообороту для своевременного получения актуальной информации в различных разрезах. Также специалисты «Акелон» осуществили первоначальное заполнение ключевых справочников Directum за счет автоматической загрузки данных из других используемых в ГК «Русское море» корпоративных систем.

Для исключения последующего дублирования ввода информации была реализована интеграция системы Directum и корпоративного портала «1C: Битрикс». В частности, была проведена синхронизация организационной структуры. Разработка коннектора позволила Directum автоматически отслеживать изменение данных портала и актуализировать собственные данные. Также была реализована возможность автоматической публикации документов Directum на корпоративном портале для удобства массового доступа сотрудников ГК «Русское море» к организационно-распорядительным и информационно-справочным документам.

13 ноября 2010 г. система Directum была переведена в промышленную эксплуатацию. Пользователями системы стали все сотрудники ГК «Русское море», задействованные в договорном управлении, и сотрудники секретариата. В дальнейшем планируется интеграция системы Directum с финансово-учетной системой «1С: Предприятие 8.0» и внедрение бизнес-решения «Directum: Финансовый архив».