«Гэндальф» внедрил «Скан-архив» в компании «Креп-комп»

Интеграция Бизнес-приложения Внедрения Документооборот
мобильная версия

«Гэндальф» внедрил программу для создания электронного архива документов в компании-поставщике строительного крепежа «Креп-комп».

Документооборот «Креп-комп» составляет 70 тыс. документов в год. При таких масштабах в компании накопился масштабный бумажный архив, где документы только за последние два года занимали девять шкафов. Бухгалтерия компании расположена в главном офисе в Москве, поэтому хранить бумаги нужно было именно там. Но помещения офиса не были приспособлены для этой цели. В связи с этим понадобилось создать электронный архив, в котором можно всегда оперативно найти и получить нужный документ. Кроме того, эта задача стала актуальной для главного бухгалтера, когда ей пришлось работать в удаленном режиме.

Было принято установить «Скан-архив». Возможности последней версии программы, разработанной в «Гэндальф», подошли для решения накопившихся сложностей. На складе компании в Коледино выделили отдельное помещение под архив бухгалтерских документов, где создали и рабочее место для сканирования документов в «Скан-архиве».

С установкой программы документы стало легче хранить и контролировать, в результате чего ускорились и взаимодействия специалистов между собой. Главный офис «Креп-комп» находится в Москве, а подразделения, например, склад и интернет-магазин – в Климовске Московской области. До внедрения «Скан-архива» менеджеры и операторы документооборота передавали документы реализации в главный офис раз в месяц. Теперь же отсканировать их и загрузить в базу можно прямо на рабочем месте в конце дня.

Кроме того, упростилась работа с контрагентами компании. Если раньше необходимо было запрашивать и специально сканировать документы в каждом конкретном случае, то теперь менеджер сам находит документ в базе, печатает скан-образ и отправляет клиенту. На это тратится минимальное количество времени.

Главный бухгалтер «Креп-комп» Ольга Сорокова сказала: «Благодаря установке "Скан-архива" я получила оперативный доступ к документам как внутри подразделений компании, так и при работе с контрагентами и проверяющими органами. Это повысило качество наших бизнес-процессов. С внедрением программы я смогла проанализировать работу отдела выписки документов, находящегося в Московской области, теперь я вижу, сколько в день происходит самовывозов и доставок. Эта информация помогла мне сократить издержки на оплату труда и увеличить производительность этого отдела. В электронный архив уже перевели все документы за 2018 и часть за 2017 г. Сейчас мы продолжаем процесс идентификации скан-образов, происходит отладка работы программы с входящими документами».